17 lucruri pe care trebuie neapărat să le verifici înainte să semnezi un contract
11 minute • Bogdan Ciacli • 21 septembrie 2020
Negocierea unui contract este un proces vital pentru a te asigura afacerea ta prosperă. Cu toate acestea, poate deveni extrem de complicat să ții evidența tuturor clauzelor deja negociate și să te asiguri, la final, că nu detaliile cheie sunt „puse la punct”. Avocatoo îți vine în ajutor! Ți-am pregătit un check-list detaliat cu toate clauzele la care trebuie să fii atent când treci să verifici un contract. Tocmai ca să nu ai bătăi de cap în viitor.
Considerații preliminare când verifici un contract
1. Sunt părțile identificate corect?
Este esențial când verifici un contract să identifici părțile contractului în mod corect și complet pentru că altfel nu îl poți utiliza pentru a-ți proteja interesele. Fiecare parte are diferite obligații ce rezultă din contract. Dacă nu le poți identifica pentru a le trage la răspundere, e ca și cum contractul nu ar exista.
Dacă părțile sunt persoane fizice, asigură-te că treci în contract:
- Numele și prenumele legale, așa cum apar în buletin
- CNP-ul
- Adresa din buletin.
Dacă părțile sunt persoane juridice, trece în contract:
- Numele persoanei juridice, fără abrevieri, așa cum apare la Registrul Comerțului
- Codul Unic de Identificare
- Persoana împuternicită, de obicei administratorul firmei
În cazul în care persoana care semnează contractul nu este și administratorul firmei, așa cum apare în evidențele Registrului Comerțului, va trebui să treci în dreptul semnăturii documentul prin care persoana respectivă este împuternicită să semneze. Poate fi o procură specială, caz în care vei da numărul și data procurii, o hotărâre a asociaților / administratorilor / consiliului director, iar aici vei scrie exact numărul și data hotărării.
Sfat: recomandarea avocatoo este ca întotdeauna să verifici cine semnează contractul și dacă poate să o facă. Pentru asta, poți folosi platforme, precum termene.ro, sau confidas unde găsești imediat persoanele împuternicite și relațiile pe care le au cu alte societăți. O altă variantă este să scoți un certificat constatator / furnizare de informații de la Registrul Comerțului online, însă costă 45 lei, respectiv 24 lei.
2. Sunt toți termenii esențiali definiți?
Definirea termenilor comerciali esențiali este un must în cadrul oricărui contract pentru a evita orice disensiune cu privire la înțelesul acestora. Așadar, atunci când verifici un contract asigură-te că este clar ce înseamnă Termenul de plată, Produsul, sau Serviciul.
Sfat: de obicei, la început se definesc termenii cu majuscule. Este esențial să fii atent ca pe parcursul întregului contract referințele respective să fie cu literă mare, pentru a nu crea confuzii. Noi la avocatoo preferăm ca în contracte să definim termenii sub formă de tabel, ca să fie ușor de urmărit.
3. Sunt toate referințele la anexe corecte? Sunt anexele parte a contractului?
În cazul în care dorești sa anexezi diferite documente la contract (de exemplu, un Cod de Conduită, condiții tehnice sau condiții speciale) și faci referire la acestea în cadrul contractului, asigură-te că totul este corect.
Asta pentru că nu vrei să te trezești că documentul tău face referire la Anexa 3 care nu există, nu?
Te ar putea interesa și: Cele mai importante resurse de gestionare a contractelor
Serviciile
4. Sunt serviciile care fac obiectul contractului explicate corect și complet?
În cazul în care contractul este unul de prestări servicii, trebuie să verifici ca serviciile în cauză sunt explicate cât mai detaliat posibil și cât mai corect.
De aceea, atunci când verifici un contract este bine să folosești un limbaj specific. Nu te rezuma doar la „servicii de web development”, stipulează care e structura site-ului, cine va scrie conținutul, ce fel de conținut va apărea, etc. De asemenea, foarte important de reținut este să specifici deadline-urile pentru fiecare parte a proiectului.
5. Sunt serviciile excluse clar specificate?
La fel de importante ca serviciile care vor fi prestate sunt și serviciile care nu intră în responsabilitatea prestatorului. Dacă acestea nu sunt specificate există riscul ca beneficiarul să abuzeze de termenii contractuali. Spre exemplu, dacă ai prestat servicii de web development, include în contract faptul că mentenanța site-ului nu intră în atribuțiile tale.
Plata
6. Sunt termenii în care se va face plata clari?
La fel ca în cazul specificării serviciilor, și termenii în care se va face plata trebuie să fie extrem de clari și să ofere cât mai multe detalii. În funcție de metoda de plată, trebuie să fii atent la diferite aspecte.
Dacă plata constă într-o sumă fixăe:
- Când va trebui să facturezi?
- Dacă vei fi plătit integral la începutul proiectului ce parte din sumă este returnabilă dacă nu se execută în totalitate?
- Vei primi un avans? Este returnabil?
- Va fi efectuată forfetar? Sau vei primi parte din sumă pe măsură ce lucrezi la proiect?
- Beneficiezi și de alte modalități de plată, pe lângă suma fixă, de exemplu, decontarea unor cheltuieli? Dacă da, care e metoda de decontare?
Dacă plata este calculată pe oră:
- Care e rata orară?
- Este o rată fixă? Sau poate crește în cazul în care clientul are solicitări de ultim moment?
- Când și cum vei emite facturi?
- Care este termenul de plată al facturilor?
Atunci când verifici un contract, fii foarte atent la plată și la modalitățile în care se poate face. Nu vrei să te trezești că dacă nu ai emis o factură în 30 de zile, nu mai ai dreptul să încasezi banii respectivi.
7. Ai inclus cheltuieli decontabile?
În cazul în care vei face cheltuieli pentru realizarea proiectului, de exemplu achiziționare de domenii web, deplasări, taxele plătite pe la diverse autorități, vei dori ca acestea să fie decontate. Dacă nu le treci în contract, nu le poți cere după.
Pentru a putea cere decontare, trebuie să incluzi o clauză în contract. Ține minte că trebuie să specifici:
- Care e procedura de comunicare a cheltuielilor?
- Care e metoda și termenul de plată?
Ține minte și că există o reticență a clienților de a plăti astfel de cheltuieli. De aceea verifică să nu existe o clauză de aprobare prealabilă a cheltuielilor. Dacă există fii sigur că urmezi procedura.
Alte aspecte esențiale când verifici un contract
8. Ai nevoie de o clauză de confidențialitate?
O clauză de confidențialitate va exista de obicei în orice contract, în special în cazul în care există informații sensibile care sunt comunicate între părți. Când scrii sau revizuiești o astfel de clauză fii atent la următoarele aspecte:
- Există o definiție pentru „informațiile confidențiale”?
- Există excepții în care informațiile utilizate ar putea fi utilizate sau divulgate?
- Care este durata obligațiilor?
Sfat: nu confunda clauza de confidențialitate cu clauza de prelucrare a datelor (GDPR). Chiar dacă GDPR implică confidențialitate, acestea nu sunt una și aceeași chestie.
9. Există clauze cu privire la proprietatea intelectuală?
Proprietatea intelectuală este unul dintre punctele nevralgice ale oricărui contract. Legea 8/1996 prevede că autorul oricărei creații își păstrează drepturile chiar dacă opera este realizată în baza unui contract, pentru un client.
Cu toate acestea, în „lumea reală” nu este suficient să te bazezi pe prevederile generale ale legilor. De aceea, va fi necesar să introduci o clauză care să trateze expres situația proprietății intelectuale.
În cazul în care prestatorul va păstra drepturile de autor, clauza va trebui să specifice acest lucru. Cu toate acestea, va trebui să acorzi beneficiarului un tip de licență pentru a utiliza produsul (altfel, pentru ce a plătit?).
Cu privire la licență este necesar să fii la următoarele aspecte:
- Care este contextul în care pot utiliza produsele?
- Care este durata licenței?
- Pot să sub-licențieze produsele?
În cazul în care beneficiarul va dobândi drepturile de autor, va trebui să incluzi o simplă clauză de cesiune de drepturi de autor. Recomandăm, totuși să incluzi o clauză prin care să îți păstrezi dreptul de a utiliza materialele în scopuri de marketing (portofoliu).
10. Există clauze prin care se acordă garanții? (representations and warranties)
Garanțiile (representations and warranties) reprezintă promisiuni pe care părțile contractului le fac. În cazul în care acestea se dovedesc false, acestea partea în cauză va trebui să plătească despăgubiri (importante) celuilalt co-contractant.
În cazul în care contractul conține astfel de garanții, asigură-te că cele pe care le acorzi nu pot fi considerate false nici măcar în cele mai improbabile situații. Nu știi niciodată ce se poate întâmpla și de aceea este bine să nu riști să te aflii în poziția de a oferi despăgubiri.
Termenul de finalizare
11. Este termenul la care obligațiile contractuale se termină clar specificat?
Chiar dacă ți se pare că este destul de clar când trebuie să fie terminate obligațiile contractuale, nu e chiar așa.
Dacă ai de exemplu de predat un site, trebuie să spui clar momentul la care se consideră că site-ul este terminat și se predă către client.
Obligațiile tale fie se termină la o dată efectivă (contract pe un an), la o dată când se termină prestarea serviciilor (documentele vor fi predate la data X) sau când se termină efectiv proiectul (spre exemplu, la construcția unui imobil).
Atunci când verifici un contract, vezi exact data la care se termină obligațiile ambelor părți.
12. Există o modalitate de încheiere a relației contractuale înainte de termen?
În anumite situații se poate ca relația contractuală să nu funcționeze și ca una dintre părți să dorească rezilierea contractului. În mod normal nicio parte nu poate singură să ia o astfel de decizie. Însă, prin intermediul unor clauze acest lucru poate fi reglementat.
Astfel, fie beneficiarul, fie prestatorul, fie ambii ar putea rezilia contractul unilateral dacă așa este convenit.
Mai mult decât atât, în cazul în care o astfel de clauză „absolută” poate părea nepotrivită, există opțiunea de a include o clauză de reziliere automată în cazul în care una din părți încalcă prevederile contractuale și nu rectifică abaterea într-un termen prestabilit.
13. Care sunt consecințele finalizării relației contractuale înainte de termen?
Totuși, dacă una din părți încetează contractul înainte de termen, ar trebui ca cealaltă parte să fie despăgubită pentru încetarea asta intempestivă.
Așadar, în acest caz când verifici un contract e bine să fii atent să vezi care sunt penalitățile dacă încetezi contractul înainte (spre exemplu, în cazul unui contract de închiriere cu o durată de 5 ani, este posibil să fii obligat să plătești încă 4 luni de contract dacă încetezi după 3 ani).
Clauze generale când verifici un contract
Sunt clauzele generale incluse?
14. Clauzele generale (denumite „boilerplate” în engleză) sunt clauze care fac referire la
aspectele generale ale fiecărui contract. În principal, acestea sunt:
- Clauze cu privire la modalitatea de modificare a contractului
- Clauze cu privire la notificări
- Clauze cu privire la forța majoră
- Clauze cu privire la jurisidicție etc.
15. Ai nevoie de o clauză cu privire la notificare?
Clauzele cu privire la notificări reglementează modalitatea oficială în care părțile vor comunica cu privire la contract.
Când verifici un contract, este important să ai o clauză care specifică adresa la care pot fi găsite părțile, sau adresa de e-mail pentru a fi sigur că notificările ajung la co-contractant și acesta poate acționa în baza lor.
Sfat: de cele mai multe ori, nu părțile care semnează contractul sunt și cele care se ocupă efectiv de implementarea lui. Spre exemplu, contractul tău este semnat de administrator / CEO, dar tu lucrezi cu o persoană din departamentul de marketing. Acea persoană trebuie să fie trecută la notificări.
16. Ai nevoie de o clauză care specifică jurisdicția?
În cazul în care contractele sunt transfrontaliere, de exemplu prestatorul e rezident în Statele Unite și beneficiarul în România, va trebui să specifici dreptul cărei țări se aplică. Este foarte important în astfel de situații să specifici jurisdicția pentru că altfel, în cazul unui litigiu, vei da peste niște aspecte legale extrem de complicate care doar îți vor îngreuna situația.
Semnătura
17. Poți semna contractul electronic?
În cazul în care părțile convin ca semnătura electronică să fie acceptată ca metodă de semnare validă, ține cont că va trebui să ai o semnătură electronică calificată, conform Regulamentului European 910/2014.
Mai mult, în acest caz, trebuie să precizezi că respectivul document a fost semnat electronic.
