7 metode pentru a deveni cu adevărat productiv prin prioritizarea sarcinilor
12 minute • Cojocariu Denisa-Gabriela • 07 iulie 2020
Fiecare dintre noi avem momente în care ne implicăm în multe alte proiecte, deși încă nu le-am finalizat pe celelalte, iar acest lucru se întâmplă deoarece nu ne prioritizăm sarcinile în mod corect. Cu această problemă, sau mai bine spus, cu această provocare, respectiv prioritizarea sarcinilor, se confruntă și oamenii de afaceri, directorii sau angajații. Cu toate acestea, cu atât de multe task-uri pe to-do list personal, tot ce ai nevoie este să testezi câteva tehnici pentru a deveni mai productiv.
În momentul în care îți stabilești prioritățile, elimini stresul, te focalizezi pe ceea ce trebuie să faci și devii mult mai productiv în viața de zi cu zi.
Nu e așa că aproape în fiecare zi de luni începi cu mare avânt un nou to-do list, doar ca pe miercuri să fii complet dezamăgit când te uiți la el și să-ți dai seama că nu ai făcut nici măcar jumătate din el?
Deși poate părea simplu să îți dai seama care sunt task-urile care necesită toată atenția ta, prioritizarea sarcinilor este mult mai mult decât un exercițiu. Dacă sarcinile tale se adună și crezi că nu poți să faci față, aceste 7 metode te pot ajuta să faci un clasament în ceea ce le privește.
1. Fă-ți o listă cu sarcinile tale.
Nu poți fi eficient în prioritizarea sarcinilor dacă doar le ai în minte. Cel mai bun mod de a începe este să îți notezi o listă (To-Do List). O poți face într-un document Word sau, pur și simplu, într-un caiet sau o agendă, iar astfel adaugi sau tai sarcini cu ușurință.
Această listă te ajută să îți dai seama ce sarcină trebuie să o îndeplinești într-o zi, săptămână sau lună. De asemenea, te ajută să-ți planifici sarcinile ce fac parte din același obiectiv spre care tinzi pe termen lung.
Un beneficiu al acestei tehnici de prioritizare este că te concentrezi pe completarea sarcinilor mai mari și dificile, în loc de cele mai mici, iar asta îți dă sentimentul că te focusezi pe ceva semnificativ, nu doar pe ceva urgent.
Sfatul nostru: te apucă să treci pe lista aia tot ce trebuie să faci dintotdeauna și să ajungi la un to-do-list cu 100 puncte, pentru că altfel o să înnebunești și scade complet productivitatea.
Ai mai jos 4 liste gata concepute, care abia așteaptă să fie completate, pe grade de îndeplinire.
[convertkit form=1306947]
2. Utilizează matricea deciziei Eisenhower pentru a diferenția sarcinile urgente de cele importante.
Dacă To-Do List îți permite să descoperi cum să îți planifici fiecare sarcină, este posibil să fii încă confuz în ceea ce trebuie să faci acum și ce îți lași pe mai târziu. În această privință sunt tehnici folositoare pe care poți să le încerci.
Una dintre aceste tehnici este Regula 80/20, cunoscută și sub numele Principiul Pareto sau Legea celor puțini, dar critici. A fost propusă de către Joseph M. Juran, consultant în management, dar a denumit-o după economistul de origine italiană Vilfredo Pareto.
View this post on Instagram
Principiul Paredo exprimă regula conform căreia, pentru multe evenimente, aproximativ 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze, deoarece Vilfredo Pareto a observat că aproximativ 80% din suprafața Italiei este deținută de 20% din populație.
Pentru a fi aplicabil în prioritizarea sarcinilor, trebuie să identifici task-urile care generează rezultatele cele mai bune, dar cu puțin efort. Cu toate acestea, principiul este limitat și se bazează pe experiență.
O mai mare precizie, și chiar eficiență, o are Matricea Eisenhower. A fost creată matricea de decizie de către Stephen Coley pentru a veni în ajutorul oamenilor și a-i ajuta să facă diferența dintre ceea ce este urgent și important de ceea ce nu este.
Matricea este formată din 4 cadrane, marcate prin: Urgent, Important, Nu este Urgent și Nu este Important.
Activitățile urgente sunt cele care necesită atenție imediată, precum: apelurile telefonice, e-mail-urile sau finalizarea unui proiect, în timp ce sarcinile importante sunt activități care au impact asupra obiectivelor pe termen lung.
Cum descoperi ce task-uri sunt urgente și care importante?
- îndeplinește sarcinile care sunt urgente și importante imediat;
- descoperă termenul până la care trebuie să rezolvi sarcinile importante, dar care nu sunt urgente și (re)programează-le;
- deleagă o sarcină urgentă, dar neimportantă către o altă persoană competentă și
- elimină activitățile din listă care nu sunt nici urgente, nici importante.
Cel mai provocator aspect este să îți dai seama ce sarcină este urgentă, dar nu importantă, și cine este persoana căreia i-o vei încredința pentru a o îndeplini. Delegarea presupune de asemenea, să găsești o persoană competentă pentru respectivul task, să îi explici ce are de făcut și să îi acorzi suficient timp pentru a o rezolva corespunzător.
3. Aplică metoda Ivy Lee pentru a clasifica sarcinile de zi cu zi în funcție de adevărata importanță
Ai fost vreodată în situația în care să ai listă interminabilă de sarcini de îndeplinit, dar să nu știi pe care să o finalizezi prima? Ce task este mai urgent, mai important? Și pentru această dilemă, cu care toți ne-am confruntat măcar o dată în viață, există o soluție. Trebuie să găsești un mijloc prin care să cunoști importanța reală a sarcinilor tale.
Ivy Lee era un expert în relații publice și putea eficientiza orice activitate, iar în urmă cu peste 100 de ani a dezvoltat una din cele mai eficiente metode pentru a atinge maximul productivității. În cele 15 minute petrecute cu fiecare director al companiei lui Schwam, ea a expus următoarele reguli:
- evidențiază cele mai importante șase sarcini pe care trebuie să le realizezi a doua zi, la finalul fiecărei zile de lucru;
- prioritizează cele șase sarcini, în ordinea importanței lor;
- a doua zi, concentrează-te doar pe prima activitate. Vei trece la următoarea activitatea doar după ce ai finalizat-o pe prima;
- folosește aceleași reguli pentru a parcurge sarcinile în ordinea stabilită. La finalul zilei de lucru, transferă sarcinile nefinalizate pe o nouă listă pentru ziua următoare și
- repetă această procedură în fiecare zi.
Strategia aceasta de lucru – de a îndeplini o singură sarcină -, îți permite să rămâi concentrat și să îți prioritizezi activitățile în mod corect.
Abonează-te la newsletter și rămâi informat
4. Folosește tehnica ABCDE pentru a separa sarcinile cu priorități similare
Dacă metoda Ivy Lee te ajută să îți planifici activitățile zilnice, întrebarea care persistă este următoarea: Cum determini care este importanța reală a sarcinilor? Pe lista ta poți avea activități cărora le acorzi același grad de importanță.
Dacă te confrunți cu task-uri dificile și complexe, principiul Paredo sau Matricea deciziei Eisenhower s-ar putea să nu te ajute pe deplin.
În acest sens, pentru prioritizarea sarcinilor este recomandată tehnica ABCDE, cunoscută și sub numele Metoda Ellis. Conceptul a fost creat de psihologul Dr. Albert Ellis și adaptat de către Dr. Martin Seligman, care l-a făcut cunoscut publicului în cartea sa “Learned Optimism”, apărută în 1990. Această metodă stabilește două sau mai multe praguri pentru aceeași sarcină în loc să le mențină la același nivel de importanță
Cum funcționează metoda ABCDE?
- realizează o listă cu ce ai de făcut a doua zi, atribuindu-i cifre de la 1 la 5;
- adaugă A, B, C, D sau E înaintea fiecărei sarcini de pe listă (“A” definește cea mai urgentă sarcină, cum ar fi o întâlnire importantă, “B” exprimă o sarcină pe care ar fi bine să o îndeplinești, “C” sugerează activitatea pe care nu ar strica să o realizezi, “D” reprezintă o sarcină pe care o poți delega cuiva competent, iar “E” determină sarcina pe care o poți elimina cu totul) și
- repetă procesul până când toate sarcinile de pe listă le-ai atribuit numere și litere corespunzătoare
Secretul acestei metode constă în faptul că îți impune sa te apuci imediat de sarcina pe care ai notat-o cu “A”, prin urmare, vei fi mai organizat și vei finaliza mai repede lucruri realmente importante.
5. “ Mănâncă o Broască” pentru a stabili un ritm productiv
Deși sună ciudat, această tehnică este foarte eficientă și simplă. Ea exprimă ideea potrivit căruia trebuie să îndeplinești sarcina care nu-ți place încă de dimineață și apoi continui cu celelalte. În acest sens, Mark Twain spunea: “If you have a live frog to eat, it makes no sense to look at it for a very long time!” (n.n. Dacă ai de mâncat o broască vie, nu are sens să te uiți la ea mult timp!”)
Deseori avem tendința de a face activitățile ușoare la început și lăsăm spre finalul zilei pe cele complicate, astfel “Nu vom avea timp niciodată să facem ceea ce vrem, dar vom avea timp să facem ceea ce este important”. Însă, dacă folosim strategia inversă – fiind recomandat și de specialiști -, prin a-ți începe ziua lucrând la cea mai grea misiune pe care o ai de îndeplinit , satisfacția va fi mai mare atunci când ai terminat-o, iar pe parcursul zilei vei avea mai multă energie și vei fi motivat să faci tot ce ți-ai propus.
Atenție însă că trebuie să ții cont și de ritmul circadian al fiecărei persoane. Dacă ești o persoană care se concentrează mai bine noaptea, degeaba vrei să începi cu o activitate grea în prima parte a zilei. Atunci e recomandat să începi ziua cu activități mai ușoare, administrative, și să-ți lași activitățile ”grele” pentru atunci când ești cu adevărat productiv și creativ.
Și atunci e musai să citești cartea asta, ca să-ți dai seama unde stai.
6. Utilizează Metoda 2-List pentru a extrage cele mai importante obiectivele
Nu vei fi eficient și productiv dacă urmărești obiective greșite. Prioritizarea sarcinilor înseamnă și o bună definire a scopurilor. Prin urmare, trebuie să evaluezi dacă activitățile tale, precum și sarcinile duc spre drumul succesului, în vederea realizării țelului propus.
Warren Buffett a elaborat o metodă de productivitate în 3 pași pe care a folosit-o pentru a îmbunătăți performanța angajaților săi și este denumită “Metoda 2-List”. Ea funcționează astfel:
- evidențiază primele 25 de obiective pe care le vrei să le atingi pe o listă (obiective legate de carieră, de viață etc );
- încercuiește cele mai importante 5 obiective și scrie-le pe o listă Listă A și
- adaugă pe o altă listă, Listă B ( denumită și Evită cu orice preț) celelalte 20 de obiective, .
În acest punct, vei obține 2 liste. Te vei concentra pe Lista A, pe obiectivele importante pe termen lung, iar când o vei termina, îți vei canaliza atenția spre Lista B.
7. Maximizează cele 24 de ore
Prioritizarea sarcinilor înseamnă și timp. Atunci când efectuezi sarcinile în mod corect, vei obține și un timp extra pentru tine și pentru nevoile tale. Cel mai bun mijloc de a deveni conștient de modul în care alegerile tale au un impact asupra obligațiilor viitoare este de a folosi multiplicatori de timp pentru maximizarea timpului.
Rory Vaden recomandă să descoperi lucruri pe care le poți face azi și au un impact pozitiv asupra zilei de mâine. Cu alte cuvinte, gândește-te la cel mai bun mijloc de maximizare al zilei de azi pentru a-ți elibera câteva ore mâine, sau, cum zice și proverbul, “Nu lăsa pe mâine ce poți face azi” și vei câștiga acel timp exclusiv pentru tine.
Bonus: Realizează cele mai importante task-uri în perioada ta maximă de productivitate
Nu mereu trebuie să îți faci o listă pentru a fi productiv. Îți vei putea îmbunătăți nivelul de performanță dacă duci la îndeplinire toate sarcinile în timpul alocat.
Pot, sau mai degrabă, trebuie să existe fluctuații în parametrii energie și concentrare și se creează astfel o curbă a productivității. În alți termeni, înseamnă că într-o anumită perioadă din zi atingi cel mai înalt prag al productivității tale. Este necesar să îți dai seama care este acel timp pentru a efectua task-urile dificile și urgente în acea perioadă.
Cea mai bună abordarea de a fi productiv pe tot parcursul zilei este identificarea perioadei de timp în care ești cel mai eficient.
Concluzie:
Este nevoie de timp pentru a deveni mai buni în prioritizarea sarcinilor și a activităților. Trebuie să descoperi ce tehnică ți se potrivește pentru a obține cele mai bune rezultate, iar atunci când știi care este cea ideală pentru tine, vei descoperi pe ce sarcini trebuie să te axezi, dacă într-adevăr sunt importante și urgente și vei deveni mai productiv.
Poză de Polina Zimmerman pe Pexels
