Cum ne asigurăm securitatea în tranzacții printr-un acord de confidențialitate?
7 minute • Sabina Rotaru • 19 aprilie 2018
În general, securitatea și succesul unei tranzacții depind de executarea corectă a procesului care îl precede. În etapa precontractuală, un acord de confidențialitate este primul acord ce reglementează relațiile reciproce ale părților implicate în negocieri.
Încheierea unui astfel de acord:
- Facilitează negocierile;
- Întărește încrederea părților;
- Permite protecția informațiilor pe care le consideră semnificative.
Cu toate acestea, în legislația poloneză, chiar dacă părțile nu încheie un acord de confidențialitate, ele trebuie să păstreze confidențiale informațiile în temeiul cărora li se acordă accesul în cadrul negocierilor. Conform articolului 721 alineatul (1) din Codul civil, dacă o parte dezvăluie informații confidențiale în timpul negocierilor, cealaltă parte nu trebuie:
• să dezvăluie sau să transfere aceste informații altor părți;
• să utilizeze aceste informații în scopuri proprii, cu excepția cazului în care părțile au convenit altfel.
Se presupune că această prevedere reprezintă o sursă autonomă de răspundere pentru divulgarea informațiilor confidențiale, în timp ce răspunderea are un caracter contractual. Articolul 721 din Codul civil polonez extinde domeniul de aplicare al protecției unei entități vătămate, deoarece se aplică și în cazul încălcării obligației de confidențialitate într-o situație în care afacerea negociată a fost încheiată.
Obligațiile acordului de confidențialitate
Un astfel de acord ar trebui, mai presus de toate, să conțină obligația părților de a păstra confidențial toate informațiile obținute ca urmare a contactului dintre părți. De asemenea, este posibilă impunerea unei obligații de neutilizare a informațiilor obținute în alte scopuri decât încheierea sau executarea contractului care este negociat. În cele mai multe cazuri, acordurile prevăd ca informațiile dezvăluite să poată fi utilizate numai în cadrul analizei și negocierii unei eventuale tranzacții.
Acordul de confidențialitate poate fi
• unilateral – adică, obligatoriu pentru una dintre părți (de exemplu, un potențial investitor);
• bilaterale – adică, obligatoriu pentru ambele.
Sfera obligațiilor părților trebuie să fie definită astfel încât acordul să protejeze o parte sau ambele părți împotriva dezvăluirii informațiilor confidențiale. Prin urmare, o definire clară a acestui domeniu de aplicare ar trebui să constituie nucleul unui acord de confidențialitate. Tipul și domeniul de aplicare al informațiilor confidențiale vor depinde de specificitatea unei tranzacții date.
Legea poloneză nu oferă nicio definiție generală a informațiilor confidențiale, însă articolul 11 alineatul (4) din Legea privind combaterea concurenței neloiale poate fi utilizat în mod auxiliar. Acesta introduce o definiție a confidențialității întreprinderii, care cuprinde informații tehnice, tehnologice, organizatorice sau alte informații de valoare comercială care nu sunt divulgate publicului și pentru care o întreprindere a luat măsurile necesare pentru a-și păstra confidențialitatea. Cu toate acestea, în practică, o astfel de abordare se poate dovedi extrem de îngustă pentru părți, iar acordurile pot introduce definiții mai cuprinzătoare.
La fel de importantă pentru acordul de confidențialitate este și definirea informațiilor care nu vor fi protejate ca fiind confidențiale. Excluderile se referă, în special, la informațiile pe care părțile trebuie să le dezvăluie în conformitate cu reglementările de drept public sau în cazul unei varietăți de operațiuni de audit efectuate de organisme publice. Este important să se definească în acord modul în care părțile ar trebui să se comporte în astfel de situații. De exemplu, prin introducerea unei provizioane care să stipuleze necesitatea de a dezvălui informații publice și de a determina domeniul de aplicare al unei astfel de dezvăluiri.
De asemenea, se recomandă definirea domeniului de aplicare al obligațiilor de confidențialitate. În special, este recomandat să se definească cui pot fi dezvăluite informațiile confidențiale fără a se încălca acordul de confidențialitate. Acesta se referă la reprezentanții și consultanții părților care participă la tranzacții, adică, așa-numita clauză reprezentativă.
Alte elemente incluse într-un acord de confidențialitate depind de intențiile părților și de măsura în care doresc să definească încălcările unui astfel de acord.
Sancțiunea contractuală
O prevedere a daunelor pentru încălcarea unui acord de confidențialitate este foarte importantă. În funcție de legea care guvernează acordul dat, merită să se analizeze dacă o pedeapsă contractuală funcționează mai bine decât regulamentul general privind răspunderea compensatorie. În temeiul legislației poloneze, este admisibilă o sancțiune contractuală într-un acord de confidențialitate, însă o instanță poate considera că o pedeapsă contractuală excesiv de mare este disproporționată și, în anumite cazuri, contradictorie cu principiile vieții comunității, care poate duce la invaliditatea clauzei care prevede o astfel de sancțiune.
Cu toate acestea, stabilirea unor dispoziții privind sancțiunea contractuală facilitează substanțial despăgubirile. Clauza ar trebui să indice că impunerea unei penalități contractuale nu exclude dreptul creditorului de a solicita repararea integrală a daunelor, în special în cazurile în care valoarea prejudiciului poate depăși pedeapsa contractuală prevăzută. Acest lucru permite creditorului să solicite integral despăgubiri, întrucât sfera de depășire a pedepsei contractuale va fi în conformitate cu principiile generale, demonstrând, astfel, amploarea prejudiciilor suferite.
Clauză de arbitraj sau de mediere?
Merită inclusă o clauză detaliată privind soluționarea litigiilor care ar putea apărea între părți intr-un acord de confidențialitate. Arbitrajul permite soluționarea unui litigiu care ar putea apărea între părți, păstrând în același timp confidențialitatea necesară în astfel de cazuri. Medierea este chiar mai bună, deoarece este mai puțin costisitoare și permite menținerea relației dintre părți.
Clauza de lege aplicabilă
Un acord de confidențialitate ar trebui să conțină o clauză privind alegerea legii aplicabile. Aceasta este o problemă importantă, în special în contextul diferitelor ordini juridice în care sfera răspunderii pentru încălcarea unui acord sau posibilitatea de a stabili și a se aplica o pedeapsă contractuală poate fi diferită. Aceste aspecte ar trebui analizate înainte de selectarea legii aplicabile unui acord. În cele din urmă, clauza de lege aplicabilă ar trebui să se aplice și clauzei de arbitraj pentru a elimina orice îndoială cu privire la domeniul său de aplicare.
Încheierea unui acord de confidențialitate permite părților să:
• definească în mod clar starea informațiilor prezentate în cursul negocierilor;
• precizeze semnificația și importanța acestor informații;
• prevadă o sancțiune contractuală în cazul încălcării obligațiilor contractului.
Încheierea unui acord de confidențialitate în Polonia are o semnificație substanțială, deoarece, în cazul unei încălcări, permite unei părți să solicite daune în cea mai mare măsură posibilă.
Vezi aici mai multe sfaturi judice despre cum și când trebuie să faci un acord de confidențialitate.
