Ce este factura în formă simplificată?
13 minute • Oana Trifan • 01 decembrie 2021
Noi toți primim bonuri fiscale atunci când ne facem cumpărăturile din magazin,
Sau mai primim facturi în unele cazuri,
Dar primim facturi și online dacă achiziționăm mărfuri de pe internet,
chiar când plasăm comanda…
Când plătim curierului primim și bon, chiar dacă avem factură trimisă în prealabil de comerciant,
Când achităm utilitățile la bloc sau plătim o adeverință la medicul de familie, primim o chitanță,
Mai auzim și de facturile simplificate și proforme,
O harababură? Acum că am deschis cutia pandorei cu documentele fiscale, să vedem ce înseamnă și ce rol are fiecare, dar mai ales cum s-a strecurat factura simplificată printre ele și de ce este mai deosebită decât celelalte.
Ce este o factură?
Pe lângă faptul că este un document contabil, factura a primit forța juridică – facturile au valoarea unui contract în formă simplificată încheiat între părți.
Prin Decizia civilă nr. 2580 din 06.06.2018, Tribunalul Ilfov – Secția Civilă a reținut următoarele: “Este adevărat că factura fiscală este un document justificativ, care stă la baza înregistrărilor în contabilitatea furnizorului sau prestatorului și a cumpărătorului, respectiv beneficiarului, dar, totodată, este și un mijloc de probă cu privire la existența unui contract pentru care părțile nu au confecționat un alt înscris constatator”.
Decizia este importantă întrucât stabilește care este forța juridică și valoarea probantă a facturilor fiscale, și pe cale de consecință ce implicații pot avea acestea în plan juridic, având natura de contracte.
Facturarea este reglementată la art.319 Cod fiscal.
Când trebuie emisă o factură?
Cazuri în care este obligatorie emiterea facturii
Persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, în următoarele situații:
a) pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate;
b) pentru fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o, impozabilă în România, cu excepțiile prevăzute de Codul fiscal.
c) pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condițiile prevăzute la art. 294 alin. (2) lit. a)-c) Cod fiscal.
d) pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operațiunile menționate la lit. a) şi b).
Excepții – cazuri în care nu este obligatorie emiterea facturii, dar furnizorii ar putea totuși opta pentru emiterea acesteia!
- Persoana impozabilă nu are obligaţia emiterii de facturi pentru operaţiunile scutite fără drept de deducere a taxei.
- Autofacturarea (Persoana impozabilă trebuie să emită o autofactură, pentru fiecare transfer efectuat în alt stat membru şi pentru fiecare operaţiune asimilată unei achiziţii intracomunitare de bunuri efectuate în România).
- Livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale – cu excepția cazului în care cumpărătorul solicită în mod expres factură.
- Livrările de bunuri şi prestările de servicii, altele decât cele menţionate la pct. 3, furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau abonamentelor, accesul pe bază de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expoziţii;
- Livrările de bunuri şi prestările de servicii, altele decât cele menţionate la pct.3 și 4, furnizate către beneficiari, persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, servicii de reîncărcare electronică a cartelelor telefonice preplătite.
Ce trebuie să conțină o factură fiscală normală?
Mențiunile obligatorii ale facturii fiscale normale sunt prevăzute la art.319 alin.20 Cod fiscal și sunt în număr de 18.
Printre acestea se numără:
a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
g) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
Suplimentar, sunt prevăzute mențiuni specifice în funcție de cazul particular pentru care se emite factura.
🪂 Recomandarea Avocatoo: cel mai bine, în loc să îți bați tu capul cu toate acestea, folosește un program automat de facturare care-ți permite să emiți facturi la un click de buton.
Ce este factura în formă simplificată
Factura în formă simplificată este în mod evident un mod de încercare a reducerii birocrației și de simplificare a documentelor și procedurilor fiscale.
💡 Factura în formă simplificată trebuie să conțină doar 5 mențiuni obligatorii, față de 18 câte sunt necesare în cazul facturii normale și produce exact aceleași efecte fiscale și juridice ca și factura în formă de bază. Singura diferență substanțială dintre factura fiscală normală și factura fiscală simplificată este numărul de elemente obligatorii.
Când se poate emite o factură simplificată
Cazurile în care este obligatorie emiterea facturii fiscale, precum și cazurile în care este facultativă emiterea acesteia, se aplică în mod corespunzător și în cazul facturii în formă simplificată.
Totuși, în cazul facturilor în formă simplificată se mai adaugă două condiții specifice.
Astfel, persoana impozabilă care are obligaţia de a emite facturi precum şi persoana impozabilă care optează pentru emiterea facturii pot emite facturi simplificate în oricare dintre următoarele situaţii:
a) atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea în euro a valorii facturii este cursul prevăzut la art. 290. respectiv cursul BNR;
b) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură conform alin. (2) al art.319 Cod fiscal: “Orice document sau mesaj care modifică şi care se referă în mod specific şi fără ambiguităţi la factura iniţială are acelaşi regim juridic ca o factură”.
🤦🏼♂️ Problema cu Codul Fiscal este că folosește cursuri diferite BNR care de cele mai multe ori te încurcă. Spre exemplu, la când vorbim de codul de TVA și atingerea plafonului acolo, o să vorbim de 88.500 euro, echivalentul a 300.000 de lei. Asta pentru că avem în vedere cursul aderării României la UE, iar nu cursul BNR de la momentul emiterii facturii.
Când nu se poate emite o factură simplificată
- În cazul vânzărilor la distanţă pe care persoana impozabilă le-a efectuat în România, cu excepțiile prevăzute expres de Codul fiscal [art.315 Cod fiscal].
- În cazul livrărilor intracomunitare de bunuri.
Ce trebuie să conțină o factură simplificată?
Spre deosebire de factura în formă normală, cea simplificată trebuie să cuprindă doar 5 mențiuni obligatorii:
a) data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură în conformitate cu prevederile alin. (2), o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică
Totuși, pentru ca factura simplificată să poată conține doar aceste 5 mențiuni, e necesar să mai fie întrunită una dintre următoarele condiții:
- Valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mică de 400 euro. SAU
- Practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate implicat sau condițiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor mențiunilor prevăzute în cazul facturilor normale să fie extrem de dificilă sau chiar imposibilă.
Care sunt efectele unei facturi simplificate? Ce valoare juridică are?
💡 Factura simplificată și factura în format normal se diferențiază doar prin numărul elementelor obligatorii. Astfel, fiecare dintre cele două documente fiscale vor obliga în egală măsură debitorii la plată!
Factură normală, factură simplificată, factură pro-formă, bon fiscal, chitanță – de ce nu unul și bun?
De ce avem atât de multe documente fiscale?
Un tabel explicativ ne poate ajuta să vedem care sunt asemănările, respectiv deosebirile dintre ele, dar și care este rolul specific al fiecăreia.
| Factură normală | Factură simplificată | Factură proformă | Bon fiscal | Chitanță |
|---|---|---|---|---|
| Dă naștere obligației de plată | Dă naștere obligației de plată | NU dă naștere unei obligații de plată; NU stinge o obligație de plată; Rol de informare. | Stinge obligația de plată. | Stinge obligația de plată. |
| Document contabil emis de furnizorul de bunuri sau servicii către client, care atestă obligația de plata a unei sume de bani. | Document contabil care se emite în cazuri particulare și care atestă obligația de plată a unei sume de bani. | Document fără semnificație contabilă | Document contabil care atesta efectuarea plătii, în numerar/card. | Document contabilă care atestă efectuarea plății în numerar. |
| 18 mențiuni obligatorii [art.319 alin.20 Cod fiscal român] | 5 mențiuni obligatorii [art.319 alin.21 Cod fiscal român] | Conține aceleași informații ca și facturile normale/simplificate | Este emis de casa de marcat; Regimul juridic al bonurilor fiscale nu este stabilit de Codul fiscal, ci de o lege speciala: OUG 28/1999. | Nu trebuie confundată cu factura fiscală, rolul chitanței fiind limitat doar la operațiunile comerciale sau de natură pur contabilă care se desfășoară cu plată sau cu transferuri de bani în numerar. |
| Factura poate dovedi eventual obligatia de plata a unei sume de bani, niciodata plata acesteia. | Factura poate dovedi eventual obligatia de plata a unei sume de bani, niciodata plata acesteia. | Nu dovedește obligația de plată a unei sume de bani. | Dovedește plata sumei de bani. | Dovedește plata sumei de bani. |
Cum e în practică?
Deși s-ar părea că lucrurile sunt clare în privință fiecărui document fiscal, totuși, nu de puține ori ele se intercalează și se confundă în practică.
Atenție! E foarte simplu ca în locul unei facturi în formă simplificată, să emiți în realitate un bon fiscal, asta pentru că ai ratat câteva mențiuni obligatorii.
În cauză s-a solicitat anularea unor decizii de impunere emise de autoritatea fiscală întrucât organul fiscal ar fi calificat în mod eronat o operațiune ca fiind partaj, iar nu transfer de proprietate și a utilizat baza de impunere aferentă la calculul TVA.
Deși reclamantul a încercat să dovedească faptul că operațiune juridică are valoarea unui transfer de proprietate, totuși, instanța a apreciat faptul că documentele fiscale depuse nu întrunesc toate condițiile unei facturi simplificate, motiv pentru care nu se poate stabili cu certitudine contribuția sa, iar mai departe nu se poate stabili natura juridică a operațiunii derulate.
Considerentele hotărârii: “Nu poate fi vorba de o contradicție intre cele doua decizii de impunere cu privire la contribuția numitelor, in condițiile in care, actele de control precizează in mod expres că nu s-a putut identifica contribuția doamnelor la edificarea celor două imobile întrucât documentele prezentate nu conțineau informațiile prevăzute de dispozițiile art. 319 alin. (12) si alin.(21) din Legea privind Codul fiscal. Bonurile fiscale nu îndeplinesc condițiile de factura simplificata așa cum sunt prevăzute la art. 319 alin. (12) si alin.(21) din Codul fiscal:”
Instanța a admis recursul autorității fiscale și a trimis așadar cauza spre rejudecare, urmând să aflăm ce consecințe va produce recalificarea unui document fiscal din factură în formă simplificată în bon fiscal.
Atenție din nou! Caracterul cert al creanței ține de înscrisul care o constată. Dacă factura nu este întocmită corespunzător și nu conține mențiunile obligatorii, creanța pe care o constată nu este una certă, deci creditorul nu va putea să obțină obligarea debitorului la plata acesteia.
2.Decizia Civilă nr. 841 din data de 11.02.2002.
Instanța a respins acțiunea formulată de un furnizor de servicii împotriva unui consumator, întrucât înscrisurile depuse ca mijloace de probă nu ar fi avut calitatea de document justificativ de plată, și nu ar reprezenta facturi, potrivit dispozițiilor legale în vigoare.
Soluția a fost menținută și în apel, cu următoarea motivare:
“Documentele depuse la dosar nu pot avea natura unor facturi fiscale, conform dispozițiilor legale în vigoare. Astfel, dispozițiile art. 266 alin. (1) pct. 14, coroborate cu dispozițiile art. 319 alin. (21) Cod Fiscal, definesc factura fiscală. În speță, documentele depuse de către apelanta – reclamantă pot avea natura unor facturi simplificate, cu condiția ca ele să conțină cel puțin elementele stabilite de dispozițiile art. 319 alin. (21), respectiv:
a) data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informațiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură în conformitate cu prevederile alin. (2), o referire specifică și clară la factura inițială și la detaliile specifice care se modifică.
În speță, documentele depuse de apelanta – reclamantă nu îndeplinesc toate condițiile stabilite de textul de lege, nefiind identificată persoana impozabilă care a livrat bunurile sau a prestat serviciile.”
Ce trebuie să reținem?
- Factura în formă simplificată are aceeași valoare juridică ca și factura în formă normală – obligă la plată.
- Factura în formă simplificată trebuie să conțină 5 mențiuni obligatorii.
- Lipsa uneia dintre mențiunile obligatorii face ca factura să nu fie valabilă – creanța sa nu fie certă – debitul sa nu poată fi recuperat de către creditor, cu toate acestea ar putea fi folosită ca material probator pentru a dovedi relațiile între părți.
Fotografie creată de Nataliya Vaitkevich, de la Pexels
