GDPR în școli – ce ar trebui să facă părinții în legătură cu pozele?
16 minute • Ana-Maria Udriste • 21 aprilie 2019
De foarte multe ori (aproape întotdeauna) în cadrul diferitelor evenimente desfășurate în școală sau în legătură cu activități conexe (excursii, vizite, ateliere etc.) se fac poze de către profesori, colegi etc. Aceste poze implică, bineînțeles, și copiii respectivi. Cum abordăm problema asta din punct de vedere al GDPR?
Aplicarea Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) a determinat o schimbare semnificativă a percepției populației cu privire la protecția datelor și organizațiile din toate sectoarele se confruntă cu provocări diferite în ceea ce privește asigurarea faptului că acestea revizuiesc și totodată echilibrează interesele lor cu drepturile indivizilor privind datele lor personale.
În cele ce urmează ne vom apleca asupra uneia dintre provocările cu care se confruntă sectorul educațional, respectiv fotografiile în școli sau în legătură cu activitățile care au legătură cu mediul educațional.
Primi tot mai des întrebări din partea școlilor, părinților sau chiar a fotografilor despre fotografierea în cadrul evenimentele școlare.
Aceste evenimente variază de la concerte și meciuri de fotbal, până la zile sportive, ceremonii de premiere, festivități, ateliere de creație etc.
Întrebările frecvente se referă la:
“Avem nevoie de consimțământul părintelui/tutorelui copilului înainte de a face o fotografie a unui copil ?”,
“Avem nevoie de consimțământ pentru fiecare eveniment școlar separat ?”,
“Pot școlile să interzică părinților să facă fotografii la evenimentele școlare?”
sau
“Pot fotografia copiii altor persoane fără permisiunea părintelui/tutorelui?“
Expresia”Din cauza GDPR/Că așa ne cere GDPR” este de asemenea în plin trend, iar domeniul educațional (indiferent că vorbim de cel public sau privat) nu pare a fi diferit atunci când auzim lucruri din partea școlilor precum:
“Putem publica o fotografie a unui elev/student, dar nu îi putem numi din cauza GDPR” ,
”Trebuie să semnați hârtia asta că așa ne cere GDPR-ul”.
”Dacă nu semnați hârtia, nu putem să vă trimitem pozele de la filmare din cauza GDPR”
sau chiar părinții spunând: ” Nu pot să fac o fotografie copilului meu pe scenă când ia premiu din cauza GDPR “,
fiind creat un adevărat sentiment de confuzie în jurul acestei probleme.
Să o luăm cu începutul
Practic, nimic din GDPR nu te împiedică să faci poze în locuri publice. Ai văzut că am scris public? Adică public. Bineînțeles, atâtă timp cât nu deranjezi persoanele respective și le respecți dreptul la viață privată și la intimitate, dar asta este o problemă ce excede GDPR și despre care poți citi aici.
Totuși, dacă poți publica o poză a cuiva în spațiul public, asta este o cu totul altă întrebare. Cu alte cuvinte, fotografierea în public este în general permisă; ceea ce faci cu acea fotografie ulterior poate deveni o problemă de protecție a datelor.
Ai putut remarca că am pus accent destul de mult pe cuvântul public. Chiar și la evenimentele școlare, una este să vorbim despre o piesă de teatru/serbare unde au acces doar părinții și eventual anumite persoane invitate și alta este să vorbim despre o piesă de teatru care rulează într-un cinematograf și unde oricine are acces.
Familia și prietenii care fac poze în cadrul evenimentelor școlare
Serbările, meciurile de fotbal, concertele de Crăciun sau de Paște – acestea sunt evenimente importante din cadrul vieții unei familii pe care părinții, familia și prietenii își doresc în mod evident să le înregistreze pe cameră ca să le aibă amintire.
Dar întrebări precum “Este bine dacă susprindeți imaginea unui alt copil în timp ce faceți fotografii copilului Dvs.?” există și ridică semne de întrebare la care școlile dau din umeri, neavând un răspuns concret.
De cele mai mai multe ori, familia, prietenii și alte persoane care fac poze la aceste evenimente vor să le aibă drept amintirea și nu intenționează să posteze sau să publice aceste fotografii pe undeva (deși rata alarmantă cu care părinții postează pe conturile de socializare poze cu copiii lor este din ce în ce mai problematică).
Aici intervine o mențiune importantă din Regulament, în considerentul (18) – pe care nimeni nu le citește – care prevede scutiri și excepții pentru ”activități exclusiv personale sau domestice”.
Altfel spus, GDPR nu se aplică prelucrării datelor cu caracter personal de către o persoană fizică în cadrul unei activități exclusiv personale sau domestice și care, prin urmare, nu are legătură cu o activitate profesională sau comercială. Activitățile personale sau domestice ar putea include corespondența și repertoriul de adrese sau activitățile din cadrul rețelelor sociale și activitățile online desfășurate în contextul respectivelor activități.
Acestea fiind spuse și pecetluite oficial, omniprezența rețelelor de socializare și faptul că ne petrecem extrem de mult timp în mediul virtual înseamnă că multe fotografii ca acestea vor ajunge în mod inevitabil pe contul Instagram al unui părinte mândru de odrasla sa.
De fapt, GDPR nu interzice acest lucru în mod strict, pentru că în considerentul 18, precizează că activități exclusiv personale sau domestice ar putea include rețelele sociale (precum Facebook, Instagram).
Atenție! Cu toate acestea, dacă un părinte a publicat o fotografie a copilului lor în mediul online, care conținea și imagini ale altor copii, iar părintele unuia dintre ceilalți copii nu se simțea confortabil cu acest lucru și i-a cerut părintelui respectiv să dea fotografia jos, bunul simț sugerează că ar trebui să ștergi fotografia.
Într-un efort de a menține un sentiment de control asupra situației, unele școli implementează o interdicție absolută (și absurdă zicem noi) de a face fotografii de către părinți/familie la evenimentele școlare. Deși este la discreția școlilor să-și creeze propriile politici în aceste probleme pentru evenimentele școlare care nu sunt publice, poate fi destul de dificil să se impună o interdicție absolută – în numele protecției datelor – de a face fotografii la, de exemplu, festivitatea de decernare a premiilor unei competiții literare (ie. olimpiadă școlară), la care sunt invitați inclusiv jurnaliști pentru a propovădui numele școlii care se laudă (pe bună dreptate) cu performanța copiilor.
Fotografiile oficiale la evenimentele școlare
Școlile adesea fac fotografii sau angajează fotografi care participă la evenimente școlare pentru a imortaliza momente importante, cum ar fi deschiderea unui nou laborator științific, concertul anual al unei orchestre școlare sau finalizarea unui turneu de fotbal, aceste imagini ajungând pe site-ul web al instiuției, pe pagina de Facebook, în ziarul local/național sau în revista lunară a școlii. Este important de menționat că, în acest context, școlile se află într-o poziție foarte diferită față de părinți/familie / prieteni, deoarece nu se pot baza pe scutirea de care vorbește considerentul (18).
Aceștia acționează ca operatori de date și astfel intră în sfera GDPR și a tuturor regulilor care vin împreună cu acesta – de exemplu, instituțiile trebuie să aibă un temei juridic pentru prelucrarea datelor personale (de exemplu, să preia și să stocheze fotografii) și trebuie să furnizeze informații clare și concise despre ceea ce fac cu aceste date personale, cât timp le vor păstra, etc.
Există șase temeiuri legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul GDPR, iar școlile trebuie să se asigure că se pot baza pe unul dintre aceste temeiuri legale înainte de a putea prelucra datele personale (în acest caz – fotografii) ale studenților/elevilor lor.
Altfel ajungem la o anecdotă despre o școală care a furnizat unui ziar cu o fotografie cu doi elevi ai săi care au câștigat un premiu într-o competiție națională, dar au afirmat că nu au putut oferi ziarului numele acestor elevi din cauza GDPR . Prelucrarea datelor personale include o multitudine de activități cum ar fi fotografierea studenților/elevilor, publicarea acestor fotografii undeva și numirea studenților în publicații. Deci, dacă școala din acest scenariu avea un temei juridic valabil pentru publicarea în primul rând a fotografiilor studenților (de exemplu, școala obținuse consimțământul studenților/ sau al părinților studenților/studenților), este foarte probabil să poată furniza și numele persoanelor respective.
Dacă o școală a identificat că consimțământul este baza legală adecvată pentru preluarea și publicarea fotografiilor într-un anumit context, în general vor trebui să obțină consimțământul părintelui sau tutorelui copilului în acest sens, în funcție de vârsta copilului. Pragul de consimțământ este consolidat în cadrul GDPR și necesită ca acordul să fie acordat în mod liber, specific, informat și lipsit de ambiguitate . De asemenea, trebuie să fie posibil ca părintele sau tutorele să își retragă consimțământul în orice moment, având în vedere totuși că retragerea consimțământului nu afectează utilizarea anterioară a oricăror fotografii realizate de acel copil înainte de retragerea consimțământului.
Citește și despre GDPR – 5 mituri greșit înțelese.
Dacă o școală a identificat că consimțământul (am întotdeauna nevoie de consimțământ?) este temeiul juridic adecvat pentru preluarea și publicarea fotografiilor într-un anumit context, în general vor trebui să obțină consimțământul părintelui sau tutorelui copilului în acest sens, în funcție de vârsta copilului.
Pragul de consimțământ este prevăzut în cadrul GDPR și legislația națională (ie. 16 ani) și necesită ca acordul să fie acordat în mod liber, specific, informat și lipsit de ambiguitate . De asemenea, trebuie să fie posibil ca părintele sau tutorele să își retragă consimțământul în orice moment, ținând totuși cont de faptul că retragerea consimțământului nu afectează utilizarea anterioară a oricăror fotografii realizate cu privire la acel copil înainte de retragerea consimțământului.
Dacă o școală solicită consimțământul unui părinte sau tutore pentru a-i fotografia copilul la evenimentele școlare, este esențial ca școala să ofere o explicație clară și exactă a contextului în care vor fi luate aceste fotografii, de exemplu tipurile de evenimente școlare în cadrul cărora vor fi făcute fotografiile, la ce vor fi folosite aceste fotografii și de către cine, unde vor apărea aceste fotografii și cât timp vor fi păstrate. De asemenea, este important ca părinții/tutorii să fie conștienți de faptul că ei au dreptul să își retragă consimțământul în orice moment pentru utilizarea viitoare a acestor fotografii.
Școlile pot avea în vedere că ar putea să fie mai ușor să solicite acest consimțământ de la părinți/tutori la începutul fiecărui an școlar sau semestru, astfel încât consimțământul să poată acoperi în mod clar activități specifice pe întreaga durată a anului școlar/semestru. Cu toate acestea, în cazul în care natura și contextul în care fotografiile sunt modificate în mod fundamental , de exemplu fotografiile vor fi luate la un eveniment neanunțat la care părinții nu se puteau aștepta în mod rezonabil (ie. vizita unui înalt demnitar) sau vor fi postate/publicate în locuri complet neprevăzute (ie. o platformă nouă de socializare, blog-ul școlii etc.), atunci școlile ar trebui, din nou, să solicite consimțământul părinților sau tutorelui.
Totusi, în toate aceste scenarii nu ar trebui să trecem peste copii și tineri. Și aceștia au drepturi în legătură cu datele lor personale și ar trebui să fie informați despre faptul că vor fi fotografiați, iar imaginile cu ei vor fi folosite, spre exemplu, în ziar. Dacă o școală se bazează pe consimțământ ca temei pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, atunci vârsta elevilor/studenților ce urmează să fie fotografiați ar trebui avută în vedere când vorbim despre obținerea consimțământului pentru că este posibil ca studenții/elevii să fie capabili să ia propriile lor decizii.
Spre exemplu, un părinte poate că și-a dat consimțământul ca copilul lui în vârsta de 16 ani să fie fotografiat la un concurs de talent și apoi imaginile să fie publicate în ziarul local – cu toate acestea, elevul în vârstă de 16 ani poate să ridice anumite obiecții și să nu vrea să apară în respectivul ziar. Școlile sunt cele care ar trebui să decidă, în conformitate cu reglementările în vigoare și capacitatea de înțelegere a elevilor care este vârsta optimă la care elevii sunt capabili să înțeleagă exact asupra a ce își dau consimțământul și să facă propriile lor decizii. Așaar, în funcție de context și de vârsta elevului, ar putea exista situații care să implice o discuție despre consimțământ atât cu părintele/tutorele, dar și cu respectivul elev.
Fotografierea grupurilor
Obținerea consimțământului de a lua și de a publica fotografii ale unor grupuri mari de persoane poate fi o provocare. De exemplu, ce faceți dacă unul sau doi indivizi din grup nu își dau consimțământul?
Spre exemplu, la o conferință recentă, organizatorii au solicitat consimțământul scris al vorbitorilor de a fi fotografiați la eveniment (și pentru ca ulterior fotografiile să fie publicate pe site-ul evenimentului) și de a fi înregistrați pe suport video în timp ce vorbeau într-un grup la conferință, deoarece intenția a fost ulterior ca înregistrarea discuțiilor să fie publicată pe site-ul organizatorului. Bazându-se pe opțiunea fiecărui vorbitor de a-și fi dat sau nu consimțământul, organizatorul le-a oferit acestora șnururi de pus la gât cu diferite culori – cei care-și dăduseră consimțământul aveau o culoare, ceilalți altă culoare, pentru ca persoanele responsabile de fotografie și filmare să îi poată identifica cu ușurință la prelucrarea ulterioară foto-video.
Deși toată această organizare intergalatică a presupus un efort foarte mare, a fost eficient, post-prelucrarea fiind un succes – poate că o abordare similară ar putea fi implementată de școli (și nu numai) în anumite contexte, în funcție de disponibilitățile tehnice și financiare de care aceste instituții dispun.
Gânditi-vă la situația în care o școală dorește să preia și să publice fotografii de la o competiție sportivă – școlile ar putea să informeze părinții în prealabil că se vor face fotografii la acest eveniment și ar putea oferi autocolante (stickere) de culoare diferită pentru copii, care să poată fi corelate cu acceptul acestora de a fi fotografiați.
Este consimțământul rege?
După cum am tot afirmat, consimțământul nu este singurul temei juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal – și pot exista situații în care școlile ar putea fi în măsură să se bazeze pe un interes legitim ca temei juridic pentru fotografierea lor.
Este important să rețineți că, în cazul în care o școală sau orice alt operator de date se bazează pe temeiul juridic al intereselor legitime, aceasta necesită o analiză pentru a se asigura că drepturile și interesele unei persoane, în special în cazul în care individul este copil, sunt luate în considerare și nu sunt ignorate în mod incorect.
De exemplu, în cazul în care făcute fotografii ale facilităților școlare pentru finalizarea un proiect de reabilitare/obținere de fonduri europene (unde sunt necesare poze de final pentru a vedea cum au fost folosite fondurile) și un număr foarte mare de copii apar în mod colectiv în fundalul acestor fotografii diferite, atunci este rezonabil ca școala să poată să publice astfel de fotografii în aceste scopuri, bazându-se pe interese legitime – ca temei juridic- altfel spus, fără să trebuiască să obțineți consimțământul pentru fiecare copil a cărui imagine ar fi putut fi capturată pe fundal în fotografie.
Dar dacă o fotografie a capturat doar unul sau doi copii care au fost identificați în mod clar, la o piesă/serbare, mai degrabă decât o scenă de grup cu un număr mare de copii în același cadru, atunci consimțământul ar fi un temei juridic mai potrivit pentru publicarea fotografiei precedente, chiar dacă ar putea părea rezonabil ca școala să se bazeze pe interesul legitim.
În orice caz, școlile, precum toți operatorii de date, ar trebui să poată demonstra evaluarea problemelor legate de protecția datelor și să poată indica motivele pentru care au identificat un temei juridic ca fiind cel mai potrivită pentru un anumit scenariu în care fotografiile sunt luate și publicate.
Citește și despre cum prelucrăm datele copiilor în mod corect.
În loc de concluzie
Trebuie să avem în vedere că trăim într-o perioadă în care fiecare persoană cu un smartphone este un fotograf și poate face fotografii. GDPR nu oferă și nici nu va putea oferi instrucțiuni și îndrumări clare cu privire la fotografierea în cadrul evenimentelor școlare sau al altor tipuri de evenimente.
Cu toate acestea, întotdeauna ar trebui ca bunul-simț să primeze și să se recurgă la o abordare echilibrată, care va contribui astfel la asigurarea respectării drepturilor persoanelor vizate, asigurând totodată că domeniul protecției datelor cu caracter personal nu devine o corvoadă pentru activitatea obișnuită a instituțiilor.
Am scris cel mai mult despre GDPR din piață – găsești toate articolele noastre aici. Am inovat în acest domeniu oferind:
- KIT implementare GDPR pentru DPO – toate documentele de care ai nevoie pentru a fi un DPO
- KIT implementare GDPR – fă-ți singur conformarea
- Consultanță GDPR
- DPO online (DPO as a service)
Vrei să devii conform GDPR fără bătai de cap? Scrie-ne pe contact@avocatoo.ro.
