⬅ ÎNAPOI

Mic Ghid ca să-ți construiești un business online de succes

ghid business online

Se estimează că în 2018 piața de comerț electronic a ajuns la 3.6 miliarde de euro doar în România. Moment oportun să începi un business online, mai ales în contextul pandemiei COVID-19 când totul se mută în digital.

Nu este de mirare că deschiderea unui business online devine o idee din ce în ce mai interesantă. 

Totuși, implicațiile legale în cazul unui business online sunt din ce în ce mai complexe… și pot da naștere unor probleme spinoase, dacă sunt tratate superficial. Ți-am pregătit un ghid cu cele mai important aspecte la care să fii atent. Pentru a nu avea dureri de cap după.

Pentru că ne-am gândit la asta, ți-am pregătit un KIT complet pentru magazine online care să-ți protejeze afacerea: termeni & condiții, politică GDPR și acord de marketing valabil.


1. Domeniul. Sau cum să te asiguri că site-ul tău este fără cusur

Când începi un business online, numele website-ului și designul acestuia vor constitui primul contact pe care îl ai cu clientul. Așa că trebuie să fie executate ca la carte. 

1.1. Numele 

În primul rând alege un nume potrivit. După ce l-ai ales verifică dacă este disponibil și înregistrează-l. Odată ce este înregistrat acesta va deveni proprietatea ta, la fel ca alt bun și nimeni nu va putea să îl folosească. Ține minte că pentru a te bucura de acesta va trebui să achiți o taxă anuală la ROTLD. 

1.2. Design-ul

În cazul în care ai lucrat cu o echipă de dezvoltatori și aceștia au înregistrat domeniul pentru tine s-ar putea ca aceștia să fie proprietarii de drept, iar tu să ai o simplă licență de a te folosi de el. În cazul acest, drepturi pe care le ai cu privire la domeniu sunt limitate.

De exemplu, s-ar putea să nu-l poți muta către un alt provider de web hosting. Sau s-ar putea să nu poți lucra cu alți dezvoltatori pentru a modifica site-ul. De aceea e bine să închei mereu un contract de cesiune a domeniului web.

Sfat: clarifică în contract cine deține domeniul. 

Nu este necesar, totuși să lucrezi cu dezvoltatori pentru a crea un site de impact. Deși noi recomandăm cu căldură să apelezi la experți, există alte variante pentru a-ți crea singur site-ul. Alternative ca WordPress au simplificat mult procesul. 

În cazul în care decizi totuși să folosești serviciile unei echipe specializate, asigură-te că vei avea acces la codul sursă al website-ului și că dispui de o modalitate rapidă de a rezilia contractul. 

Este extrem de important mai ales în cazul în care contractezi o firmă dintr-o altă jurisdicție, unde ar fi dificil să începi proceduri legale în cazul în care contractul nu este dus la îndeplinire cum trebuie. Având codul sursă și o modalitate de exit rapid, poți continua dezvoltarea în cel mai scurt timp, fără complicații. 

1.3. Metataguri

Nu în ultimul rând, nu uita de metataguri.  Acestea sunt cuvinte sau fraze care vor ajuta clienții să-ți găsească website-ul. Ele pot descrie produsul sau serviciile pe care le oferi, de exemplu. Riscul folosiri acestor metataguri este încălcarea mărcilor înregistrate, în cazul în care folosești numele vreunui competitor.

Fii foarte atent, așadar, în momentul în care selectezi termenii să fie cât mai specifici, fără a folosi alte nume sau termeni înregistrați. 

2. Relația cu clienții. Sau să respecți deviza „clientul e stăpânul”

Poate cea mai importantă componentă a afacerii tale, relația cu clienții trebuie să fie una cât mai bună. Pentru a atinge acest țel, mai ales în contextul unui business online, trebuie să fii atent la două aspecte: 

  • Protecția datelor cu caracter personal
  • Termenii și condițiile 

Nu uita că un business online se bazează foarte mult pe încredere.

2.1. Protecția Datelor pentru un business online

Odată cu intrarea în vigoare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, sau GDPR pe scurt, penalitățile au devenit mult mai mari în cazul abaterilor, iar măsurile de precauție, mult mai drastice. Iar un business online este cel mai vulnerabil. 

afacerea ta vs covid trusa prim ajutor

De aceea, este absolut necesar să apelezi la serviciile unui consilier specializat, pentru că altfel riști amenzi usturătoare.  Pe scurt, va trebui să fii atent la următoarele chestiuni:

  • Să informezi clienții cu privire la scopul colectării datelor. Acest anunț va trebui să fie vizibil de la intrarea pe site, formulat clar și complet. Va trebui să detalieze toate scopurile (marketing, etc) precum și durata stocări, cine are acces la date și la temeiul legal în baza căruia le stochezi.
  • Să ceri consimțământul clienților mereu înainte de a colecta datele. Fii atent în special la ce „cookies” folosești. 
  • S-ar putea să ai nevoie de un DPO (data protection officer). Acesta este o persoană specializată care te va sfătui și te va asista în aplicarea prevederilor GDPR-ului. Este necesar să angajezi un DPO dacă ai ca activitate de bază monitorizarea persoanelor în mod sistematic și pe scară largă sau prelucrezi categorii speciale de date personale la scară largă. În cazul în care angajezi un astfel de ofițer, va trebui să îi transmiți datele către ANSPDC.

Noi, la Avocatoo, știm cât de complicat poate fi să te asiguri că respecți în totalitate GDPR-ul. Așa că îți oferim toate serviciile de care ai nevoie:

Un business online nu trebuie să fie complicat, dar trebuie să respecte rigorile legii.

2.2. Termenii și condițiile reprezintă contractul pentru un business online

Termenii și condițiile joacă un rol foarte important pentru un business online deoarece sunt tocmai prevederile contractului dintre tine și client. Fiind un contract încheiat la distanță, trebuie să ții cont și de Legea 365/2002 privind comerțul electronic, pe lângă prevederile Codului Civil și Ordonanței 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii. 

În mod clar, pentru a fi valid, contractul trebuie să aibă un preț și un obiect determinat, precum și consimțământul părților. Datorită specificului său online, va trebui totuși să fii atent la câteva aspecte suplimentare. 

În primul rând va trebui să comunici în secțiunea de Termeni și Condiții următoarele puncte:

  •  identitatea companiei și datele de contact,
  •  modalitățile de livrare a bunurilor sau executare a serviciilor,
  •  informații privind eventualele garanții,
  •  posibilitatea și modalitatea de retur
  • legea aplicabilă,
  • drepturi de proprietate intelectuală,
  • soluționarea litigiilor etc. 

Aceasta detalii vor reprezenta corpul contractului. 

Citește și:
9 lucruri pe care le poți returna când faci cumpărături on-line
9 lucruri pe care nu le poți returna când faci cumpărături on-line

Pont: Fii mereu atent la legea pe care o alegi să guverneze contractul. Alegerea unei jurisdicții care să te avantaje, în majoritatea cazurilor țara în care este localizată compania, te va scuti de multe bătăi de cap, mai ales dacă îți desfășori activitatea pe plan internațional.

Pe lângă Termenii și Condițiile propriu-zise, site-ul trebuie să conțină următoarele informații, indiferent de secțiunea unde se regăsesc:

  • Principalele caracteristici ale produselor sau serviciilor (în general, pe pagina de produs)
  • Identitatea vânzătorului. Aceasta trebuie să includă denumirea, adresa poștală a sediului sau a punctului de lucru unde activează efectiv, modalitate de contact și e-mail (după caz) la care vânzătorul poate fi efectiv contactat de Clienți (nu trebuie neapărat să afișezi numărul de contact, conform unei decizii CJUE, despre care am scris aici).
  • Numărul de înmatriculare sau alte mijloace similare de identificare, în cazul în care furnizorul de servicii este înscris în registrul comerțului, codul de înregistrare fiscală (în secțiunea „Termeni și condiții” și/sau în pagina de contact)
  • Prețul total al produselor sau serviciilor, cu toate taxele incluse (în general, în pagina de produs, în coșul de cumpărături și pagina de finalizare comandă)
  • Modalitatea de plată, livrare și executare, data până la care vor fi livrate produsele/prestate serviciile, politica de soluționare a reclamațiilor (în pagina de produs și/sau pagina de comandă și/sau „Termeni și condiții/Livrare și plată”)
  • Mențiune despre garanțiile asociate produselor/serviciilor (în pagina de produs și/sau „Termeni și condiții”)
  • Despăgubirile acordate și procedura de acordare a acestora în cazul nerespectării nivelurilor de calitate (în general în secțiunea „Termeni și condiții”)
  • Existența dreptului de retragere din contract a Clientului cu indicarea condițiilor de exercitare a acestui drept; (în general în secțiunea „Termeni și condiții” și secțiunea Informații Retur. 
  • Informarea Clientului, acolo unde este cazul, că în caz de retragere din contract, acesta va trebui să suporte costul de retur a produselor. Atunci când produsele nu pot fi returnate prin poștă, indicarea modalității efective de retur și costul returului pe această cale (în general în secțiunea „Termeni și condiții” și/sau secțiunea Informații Retur și/sau în pagina de comandă)
  • Atunci când este cazul, informații cu privire la mecanismul disponibil Clientului pentru depunerea și soluționarea eventualelor reclamații (în general în secțiunea „Termeni și condiții”)
  • Termenul maxim de livrare, care nu poate fi mai mare de 30 de zile de la încheierea contractului (în general în secțiunea „Termeni și condiții” și/sau pagina de comandă)
  • Link către ANPC
  • Link către SOL

Înțelegi acum de ce este extrem de important să nu dai copy-paste de la termenii și condițiile de pe alte site-uri?

3. Relațiile cu alți utilizatori. Sau cum să te folosești de „user generated content”

În cazul în care ai o platformă la care pot contribui și alți utilizatori trebuie să te gândești la cum să și reglementezi relația cu aceștia. 

Platformele care se folosesc de user generated content- Medium, Facebook, Instagram- sau care permit terților să comercializeze  bunuri -OLX, Ebay- sunt din ce în ce mai des întâlnite. Cu toate acestea, relația strânsă dintre proprietar, adică tu, și useri ridică riscuri importante pentru cel dintâi.  De aceea trebuie să ai grijă la următoarele aspecte. 

În primul rând ai grijă la tipul de content care este publicat pe platforma ta. În cazul în care conținutul încalcă anumite prevederi legale, de exemplu are implicații rasiste, va trebui să îl îndepărtezi de pe site.

De aceea este extrem de important să monitorizezi ceea ce se întâmplă pe platformă și să acționezi rapid dacă sesizezi nereguli. 

La fel de important este să ceri acordul userilor dacă vrei să te folosești de conținutul pe care îl postează.

De exemplu, dacă vrei să te folosești într-o campanie de marketing de un articol apărut pe site-ul tău, dar scris de o altă persoană, va trebui să ai permisiunea utilizatorului. 

De aceea trebuie ca în termenii contractului dintre tine și utilizatori să prevezi și dreptul tău de a utiliza conținutul creat de aceștia. 

Totodată ar fi bine să monitorizezi prețurile practicate de terți pe platforma ta (dacă e cazul) ca să nu ai probleme cu Consiliul Concurenței. În situații limită, cum e chiar situația actuală, poți plafona chiar prețurile practicate de terți.

De reținut este că protecția datelor este la fel de relevantă și în cazul altor utilizatori, la fel cum este și în cazul clienților. 

4. Marketing și Advertising. Sau cum să-ți duci un business online pe cele mai înalte culmi.  

Fără strategii serioase de marketing și advertising nicio afacerea nu poate să crească. De aceea trebuie să ții cont de aceste atunci când îți construiești afacerea. 

În primul rând, este necesar să integrezi site-ul cu rețelele de social media, Google Ads și Google Analytics. Aceste trei unelte își vor da posibilitatea să ajungi la o bază cât mai mare de potențiali clienți și să înțelegi mai bine dorințele și modele de achiziție ale acestora. 

Orice instrument nou pe care îl integrezi trebuie menționat în politica ta de prelucrare a datelor. Iar pentru Facebook îți recomandăm o politică separată, pe care o poți pune la ”notes”.

Din punct de vedere legal utilizarea acestor servicii poate aduce riscuri legate de protecția datelor, în special dacă folosești tool-uri de targeting și retargeting. Așa că, subliniem din nou, asigură-te că utilizatorii (fie clienții, fie alți utilizatori) sunt complet informați cu privire la datele pe care le colectezi, modalitățile prin care le colectezi și pot îți oferă consimțământul. Ne referim aici în mod special la cookie-uri, care trebuie să aibă o utilizare extrem de transparentă. 

Citește și: Rareș Bănescu, retargeting.biz: A fost o teamă de GDPR mai mare ca teama de întreținere.  

În al doilea rând, asigură-te că ai site-ul SEO. SEO, sau Search Engine Optimisation este un serviciu care se ocupă de maximizarea vizibilității pe motoare de căutare precum Google. Dacă vrei să ajungi la un număr cât mai larg de oameni cât mai facil, trebuie neapărat să acorzi importanță sporită acestei optimizări. 

Pentru asta îți recomandăm să apelezi la un specialist în SEO, pe care îl poți găsi aici.

În final, chiar dacă vorbim de un business online, nu uita de strategiile clasice de up-selling, cross-selling și email marketing care deși pot părea la prima vedere simple, au potențialul de a maximiza profitul și a fideliza clienții. Fii atent, totuși să nu încalci limitele, în special prin email marketing. Pondereaza numărul de emailuri pentru a risca să fii reclamat pentru spamming. 

În final, un ultim aspect pe care să-l consideri: ai grijă la comparația cu alte produse și competitori. Știm că există tendința de a-ți compara produsul cu altele similare în materialele publicitare, dar ai grijă dacă faci acest lucru la defăimare. Nu ataca în mod direct niciun competitor și nu face aprecieri care nu sunt adevărate și pe care nu le poți proba.

5. Modalitatea de plată. Sau cum să te asiguri că plata e făcută corect. 

Există o mulțime de metode de a efectua plățile online. De la plata directă cu cardul, la plata cu telefonul. Toate acestea, însă au în comun utilizarea unui procesator online de plată. Acestea sunt programe de intermediere a plății care prezintă o serie de avantaje. Printre acestea se numără

  1. păstrarea anonimității datelor clientului,
  2. un nivel crescut de securitate
  3. o modalitate facilă de utilizare
  4. flexibilitatea alegerii metodei de plată.

Recomandăm să efectuezi un research comprehensiv al tuturor opțiunilor pe care le ai la dispoziție. Fiecare procesator are beneficii unice, precum flexibilitatea crescută în utilizare, dar totodată percep și un comision de utilizare. Trebuie să decizi care dintre aceste combinații se potrivește cel mai bine afacerii tale. 

Am scris și o serie de resurse utile pe tema asta:

Ține minte că poți implementa mereu mai multe variantă de plată pentru a face clientul mulțumit, precum:

  • plata cu cardul;
  • plata prin transfer bancar sau ordin de plată;
  • plata prin wallet-uri, de tipul mobilpay;
  • plata în rate;
  • oferirea de credite etc.

Indiferent de modalitatea de plată aleasă și de implementare, acestea se vor face printr-un procesator de plăți extern.

Este foarte important să scrii toate aspectele de plată în secțiunea de ”Termeni & Condiții”, pentru a informa în mod complet și concret clientul. De asemenea, folosește plata și ca strategie de marketing, spre exemplu să oferi discount-uri sau livrare gratuită la plata cu cardul

6. 4 alte aspecte de bază. Sau la ce să fii atent înainte de începe afacerea

Deși la prima vedere următoarele aspecte ar putea să pară de neglijat și fără vreo importanță majoră, ele sunt tocmai cele care îți pot cauza cele mai mari probleme când îți e lumea mai dragă. Așa că, pentru a nu fi nevoit să ai de-a face cu situații tensionate cu autoritățile sau partenerii de afaceri, tratează-le cu suficientă importanță.

6.1. Forma Legală a unui business online

Vrei să construiești o afacere online? PERFECT! Dar care va fi soluția legală pe care o vei folosi? Soluția cea mai des întâlnită este crearea unei SRL nou. Există totodată soluția PFA-ului ca alternativă, care este mai ușor de accesat și cu costuri mai reduse. Însă, beneficiul principal al SRL-ului este răspunderea limitată – asta înseamnă că în eventualitatea unui litigiu vei răspunde doar cu patrimoniul companiei, nu și cu cel personal. În cazul PFA-ului, însă, răspunderea nu este limitată, tot patrimoniul personal fiindu-ți „în pericol”.

Cu toate astea, nu vedem niciun motiv pentru care, în cazul unui magazin pe online să alegi orice altă variantă în afară de un SRL.

Te ar putea interesa și: Sunt asociat într-un SRL: ce drepturi și obligații am. Ghidul tău complet.

infiintare firme online
infiintare firme online

6.2. Taxe și alte contribuții

Taxele nu sunt unul dintre aspectele cele mai plăcute la care să te gândești, dar o importanță extrem de mare, chiar și în contextul unui business online. Importanța lor crește cu atât mai mult cu cât natura business-ului online îți permite să-ți vinzi produsele și serviciile și în alte jurisdicții.

De aceea este extrem de important să înțelegi exact 

  1. ce fel de taxe trebuie să plătești?, 
  2. care este modalitatea de plată?, 
  3. dacă există vreo parte care poate fi dedusă.  

Specificul diferă de la companie la companie. De exemplu, dacă ai un SRL va trebui să plătești impozit pe dividende. Dacă faci comerț cu anumite produse, de exemplu tutun, va trebui să achiți accize, etc. De aceea recomandăm, ca de fiecare dată, apelarea la un specialist care poate să clarifice toate aspectele legale pe care trebuie să le știi. 

Însă îți putem spune că la un SRL ai un impozit standard de 3% pe cifra de afaceri, care este extrem de atractiv.

Atenție! Nu uita să emiți facturi către clienți!

6.3. Avize și alte aprobări

Depinde de specificul activității tale, s-ar putea să ai nevoie de diferite avize și aprobări de la agențiile guvernamentale pentru a-ți putea desfășura activitatea.  Informează-te cât mai bine cu privire la aceste aspecte și obține-le cât de repede poți. 

În cazul în care ai nevoie de mai avize/aprobări vezi care este legătura dintre ele. S-ar putea ca pentru unele dintre ele să ai nevoia să faci dovada faptului le ai deja pe celelalte. 

Spre exemplu, dacă vrei să intri pe piața comercializării unor bijuterii fine, trebuie să obții o autorizare anuală de la ANPC. Am scris un ghid complet despre asta aici. Dacă vrei să începi o afacere în domeniul food-delivery, alimente, băuturi etc., trebuie să respecți și regulile privind protecția alimentară. Dacă te bate gândul să activezi ca agenție de turism, nu uita că trebuie să obții autorizare și pentru asta. 

Trebuie să reții că, până să dai deploy la un site, trebuie să iei în calcul toate aspectele care țin de hârțogăraie și partea legală. Un business online nu înseamnă că neglijăm partea din off-line.

6.4. Logistica unui business on-line

Logistica este extrem de importantă pentru a fi sigur că experiența clienților este una pozitivă până la capăt. Așadar, este necesar să te asiguri că ai un supply chain bine pus la punct care să livreze prompt și de încredere produsele. Totodată asigură-te că ai un plan pentru a face față momentelor în care cererea ajunge la cote maxime.

afaceri, colorat, comerț

O variantă care devine din ce în ce mai populară este dropshippingul. Dropshippingul constă în faptul că deși comanda este efectuată pe site-ul tău, de livrarea se va face direct de la vânzătorul angro. Dacă apelezi la o astfel de soluție poți economisi costuri cu stocarea bunurilor și avea chiar costuri reduse de livrare. Fii foarte atent, totuși la compania cu care închei contractul precum și la riscurile aferente faptului că se află în altă jurisdicție (dacă este cazul). Este de asemenea important să te informezi cu privire la potențialele taxe vamale în cazul în care faci comerț în alte jurisdicții. 

Te interesează să citești și: 10 DO’s and DONT’s până la semnarea contractelor.

Ai grijă și la restricțiile de shipping. Companiile de curierat pot impune restricții cu privire la bunurile pe care le transportă. Obiectele restricționate pot fi: țigări, animale, băuturi alcoolice, fructe și legume proaspete, materiale periculoase, parfumuri, otrăvuri, etc. Cu toate acestea, nu toate companiile restricționează aceleași bunuri. Așa că sigur vei găsi o companie la care să poți apela cu încredere. 

Îți recomandăm să citești cu atenție politica fiecărui livrator cu care ai vrea să lucrezi pentru a găsi cea mai bună soluție pentru tine și clienții tăi.
Pe lângă logistica din exterior, trebuie să ai în vedere logistica din interior, adică cum vor fi livrate bunurile, unde sunt depozitate etc. Cele mai multe platforme de magazine online oferă servicii ERP și integrări cu cei mai importanți furnizori de servicii logistice. E bine să automatizezi cât mai mult din procesul ăsta, de la ambalare, etichetare, depozitare, livrare și emitere de facturi care să fie la rândul lor integrate cu programele de contabilitate și gestiune internă, ca să te poți concentra efectiv pe vânzarea propriu-zisă.


La Avocatoo.ro suntem specializați în e-commerce și business online. Pentru că asta facem și noi. Economisește timp și nervi și lasă-ne să ne ocupăm de afacerea ta.

    Lasă un răspuns

    Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

    *

    code