Poate avea un fost angajat acces la e-mailurile sale personale care au fost arhivate de companie?
5 minute • Ana-Maria Udriste • 08 iulie 2020
Pentru că stăm multe ore în fața calculatorului la locul de muncă și avem e-mailul deschis, ne-am obișnuit să folosim acea adresă de e-mail și pentru chestiuni personale: de la cumpărături, vacanțe, analize medicale sau schimburi cu prietenii și colegii. Acestea sunt e-mailuri personale date de pe e-mailul de muncă. Poate un angajat să ceară angajatorului să îi dea aceste e-mailuri?
Autoritatea ungară pentru protecția datelor (NAIH) a aplicat o amendă de 200.000 HUF (570 EUR) unei companii pentru că a refuzat accesul unui fost angajat la e-mailurile private ale acestuia care fuseseră arhivate.
În plus față de amendă, NAIH a dispus o sancțiune complementară în sarcina companiei prin care aceasta trebuie:
- să coopereze cu angajatul,
- să efectueze o examinare în termen de 15 zile,
- să determine datele personale conținute în contul de e-mail arhivat al fostului angajat, care ar trebui să fie considerat de natură privată și
- să ofere angajatului acces la aceste e-mailuri personale.
Totuși, decizia conține și câteva concluzii inedite favorabile angajatorilor. Potrivit NAIH, fostul angajat nu are dreptul să ceară eliberarea întregii corespondențe de e-mail, iar angajatorul nu poate fi obligat să selecteze independent e-mailurile private ale fostului angajat.
Istoric
Un fost angajat a solicitat ca angajatorul său anterior să ofere acces la arhiva din contul de e-mail de muncă al angajatului, care a fost parțial de natură privată, și a vizat publicațiile științifice referitoare la activitățile de cercetare desfășurate în contextul relației sale de muncă.
Compania a respins cererea pentru următoarele motive:
Fostul angajat nu mai are dreptul să indice compania în publicațiile științifice, prin urmare nu are niciun interes care să justifice solicitarea de acces la contul de e-mail.
Accesul ar pune în pericol interesele financiare și economice ale companiei și ar pune în pericol și secretele comerciale.
Întrucât un litigiu de muncă este pendinte între companie și fostul angajat, furnizarea accesului la aceste informații ar permite fostului angajat să distrugă dovezile.
Compania nu a putut identifica sfera datelor cu caracter personal (de exemplu, publicațiile științifice etc) pe care le-a solicitat fostul angajat.
Abonează-te la newsletter și rămâi informat
Ce a zis autoritatea cu privire la cererea fostului angajat?
În decizia sa, NAIH a confirmat următoarele:
Datele conținute într-un cont de e-mail de lucru constituie date cu caracter personal, indiferent dacă e-mail-urile se referă la muncă sau corespondență privată.
E-mailurile referitoare la muncă, cum ar fi e-mailurile care pot conține secrete comerciale, sunt protejate și, în consecință, corespondența completă a unui fost angajat nu poate fi oferită.
Astfel, un angajator nu poate să furnizeze angajatului întreaga arhivă a corespondenței, chiar dacă conține și e-mailuri personale.
Accesul la e-mailuri cu caracter privat trebuie să fie asigurat. Cu toate acestea, un cont de e-mail de lucru conține o cantitate atât de mare de mesaje de e-mail trimise și primite, încât nu este rezonabil ca un angajator să facă această diferențiere.
Măsura adecvată ar fi fost să-l anunțe pe fostul angajat că nu mai are dreptul să indice compania în viitoarele sale publicații științifice, ceea ce ar fi făcut inutil ca acel fost angajat să solicite eliberarea arhivei complete din 2018 a emailurilor sale.
Mai mult, compania ar fi trebuit să-l informeze pe fostul angajat că este pe deplin deschisă să-i trimită acestuia e-mailurile private, cu condiția să indice exact e-mailurile necesare și suportul de date (modalitatea) pe care dorește să primească aceste e-mailuri.
E-mailurile private pot fi trimise, dar fostul angajat trebuie să selecteze e-mailurile necesare dintr-o listă de conținut sau să participe la sortarea acestora împreună cu compania.
Ce concluzii tragem de aici?
Dacă ești companie
Atunci când o companie primește o cerere de transmitere a e-mailurilor personale ale unui fost angajat, ar trebui să:
- reglementezi prin proceduri interne modalitatea în care angajații pot trimite e-mailuri private de pe e-mailul companiei
- oferi informații adecvate, prin nota de informare și prin politica de prelucrare a datelor de la nivelul companiei, despre modalitatea în care prelucrezi datele din poșta electronică și cum prelucrezi ulterior datele după ce angajații părăsesc locul de muncă (spre exemplu, arhivare)
- ai o politică de transmitere a acestor e-mailuri personale către angajați, la cererea acestora, iar în același timp să te asiguri că secretele comerciale ale companiei sunt respectate
Dacă ești angajat sau fost angajat
Chiar dacă este mai ușor să folosești e-mailul companiei și pentru activitățile tale zilnice, ține cont de următoarele aspecte:
- e posibil să nu rămâi mereu la compania respectivă, așadar e bine să nu folosești adresa aceea ca și cum ar fi a ta și să o legi la toate conturile și profilele
- să limitezi chestiunile de ordin privat pe acea adresă
- să nu folosești acea adresă decât pentru aspecte care țin de tine și de activitatea companiei
- să marchezi în subiect e-mailul cu ”personal” sau să menționezi acest lucru undeva în corp pentru a fi mai ușor de identificat
- să faci o cerere expresă la momentul terminării raporturilor de muncă pentru înapoierea acestor e-mailuri
Rezumatul deciziei (în engleză), poate fi accesat aici.
Sursa: Lexology
Poză de Torsten Dettlaff pe Pexels
