⬅ ÎNAPOI

S-a introdus semnătura electronică în relațiile de muncă. Ce impact are asta pentru angajatori și angajați?

semnătura electronică muncăpexels-mikhail-nilov-8731030

Semnătura electronică a fost introdusă în relațiile de muncă

Prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 36/2021 s-a introdus pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Despre semnătura electronică în raporturile de muncă

Prin Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE si prin Legea nr. 455/2001 avem indicate o serie de definiții pentru a putea avea o viziune mai clară asupra termenilor ce vor fi utilizați în continuare:

  1. Prin înscris în formă electronică înțelegem o colecție de date în formă electronică între care există relații logice și funcționale și care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar. De exemplu, articolele de pe pagina avocatoo.ro.
  2. Prin semnătură electronică înțelegem date în formă electronică care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare. De exemplu, datele de contact trecute într-un mail de oricare dintre noi.

Ce este semnătura electronică avansată?

Semnătură electronică avansată înseamnă o semnătură electronică ce îndeplinește următoarele cerințele:

  1. face trimitere exclusiv la semnatar;
  2. permite identificarea semnatarului;
  3. este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său;
  4. este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

De exemplu, printr-o semnătură electronică avansată la nivel de muncă se pot semna e-mail-uri sau documente electronice cu nivel mediu de securitate și risc.

Aici am putea să vorbim despre semnarea de cereri de concediu, deconturi de transport sau formulare pentru cursuri.

Ce este semnătura electronică calificată?

Semnătură electronică calificată este o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.

De exemplu, aceasta are un nivel ridicat de încredere. Aici putem exemplifica contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, facturile fiscale, documentele medicale etc.

Ai mai jos un exemplu de semnătură electronică calificată care poate fi folosită în raporturile de muncă:

semnătură electronică muncă

Ce este marca temporală electronică?

Prin marcă temporală electronică înțelegem date în format electronic care leagă alte date în format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment.

Unei mărci temporale electronice nu i se refuză efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptată ca probă în procedurile judiciare doar din motiv că aceasta este sub formă electronică sau că nu îndeplinește cerințele pentru marca temporală electronică calificată.

Ce este marca temporală electronică calificată?

Prin marcă temporală electronică calificată înțelegem o marcă temporală electronică ce îndeplinește următoarele cerințe:

  1. asigură o legătură între dată și oră și date astfel încât să excludă în mod rezonabil posibilitatea ca datele să fie schimbate fără ca acest lucru să fie detectat;
  2. se bazează pe o sursă de timp precisă, legată de ora universală coordonată;
  3. este semnată utilizând o semnătură electronică avansată sau sigilată cu un sigiliu electronic avansat al prestatorului de servicii de încredere calificat sau printr-o metodă echivalentă.

O marcă temporală electronică calificată beneficiază de prezumția corectitudinii datei și orei pe care le indică și a integrității datelor la care se raportează data și ora indicate.

O marcă temporală electronică calificată emisă într-un stat membru este recunoscută drept marcă temporală electronică calificată în toate statele membre.

Ce este sigiliul electronic calificat al angajatorului?

Sigiliul electronic este un instrument de semnătură pentru persoanele juridice. Sigiliul electronic atestă valoarea legală a unui document emis de o persoană juridică, iar un sigiliu electronic calificat garantează autenticitatea și integritatea unui document emis de o persoană juridică.

Folosind sigiliul electronic, o persoană juridică se protejează împotriva riscului ca un document emis de aceasta să fie falsificat/modificat de altcineva.

Un sigiliu electronic calificat bazat pe un certificat calificat eliberat de un stat membru este recunoscut drept sigiliu electronic calificat în toate celelalte state membre.

Ce noutăți aduce OUG 36/2021?

Prin OUG 36/2021 se introduce faptul că părțile pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului. Deci nu discutăm despre o obligație, ci despre o opțiune pe care o au părțile la încheierea sau modificarea raporturilor de muncă.

Așadar, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.

Acest text legalizează practic documentele trimise prin poșta electronică și elimină obligația de a le mai avea și în suport fizic, atâta timp cât ele sunt păstrate într-o arhivă electronică.

Prin urmare, angajatorul poate folosi cu succes semnătură electronică în cazul documentelor din domeniul relațiilor de muncă fără să mai trebuiască să le printeze ulterior și să le semneze în format fizic.

Obligația de informare a salariatului cu privire la semnătura electronică

Obligația de informare este foarte importantă în cadrul raporturilor de muncă. Aceasta este prevăzută de Codul muncii la art. 17. Pe lângă obligațiile deja existente s-a mai adăugat și următoarea: angajatorul trebuie să informeze angajatul cu privire la procedurile privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Este suficientă forma electronică pentru a fi considerată îndeplinită forma scrisă a contractelor de muncă?

Forma scrisă a înscrisurilor cerute de legea muncii se consideră îndeplinită și dacă înscrisul este întocmit în formă electronică și este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condițiile legii.

Deci, considerăm că un suport fizic al documentelor necesare raporturilor de muncă semnate electronic NU mai este necesar, atâta timp cât acestea se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

Totodată, angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz.

Sunt instituțiile publice supuse aceluiași regim privind semnătura electronică?

În raporturile angajatorului cu instituțiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat.

Deci, se poate confirma că și instituțiile publice sunt supuse aceluiași regim juridic ca instituțiile private. Așadar, acestea pot opta pentru semnătura electronică în cadrul raporturilor de muncă și pentru a dematerializa birocrația existentă deja.

Care sunt implicațiile odată cu introducerea semnăturii electronice?

Odată cu adoptarea acestei OUG se încearcă degrevarea angajatorilor de a păstra arhive întregi de documente fizice, dar se merge și spre o digitalizare a proceselor de resurse umane. Digitalizarea relațiilor de muncă, în sensul utilizării semnăturii electronice avansate sau calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului în toate documentele necesare desfășurării acestora și simplificarea mecanismelor de desfășurare a telemuncii, inclusiv în ce privește sănătatea și securitatea în muncă reprezintă o măsură benefică și de bun augur pentru toți angajatorii, dar este și o simplificare accentuată a proceselor.

Există o nevoie de eficientizare și îmbunătățire continuă a relațiilor de muncă, precum și o necesitate a simplificării procedurilor specifice activității de resurse umane, se impune reglementarea posibilității angajatorului de a utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract și altor documente emise în executarea contractului individual de muncă.

Documentele semnate cu semnătura electronică calificată sunt recunoscute în instanță?

Semnătura electronică calificată are aceeași valoare legală ca semnătura olografă, potrivit Regulamentului 910/2014. Orice document semnat cu semnătura calificată este acceptat ca orice alt înscris semnat olograf.

Forma scrisă a înscrisurilor cerute de prezenta lege se consideră îndeplinită și dacă înscrisul este întocmit în formă electronică și este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condițiile legii.

Care sunt cei 5 operatori autorizați de semnătură electronică calificată din România?

Cei cinci operatori autorizați de semnătură electronică din România, conform datelor publicate pe siteul Guvernului României, sunt:

  1. AlfaSign – Alfatrust Certification S.A.
  2. Cert Digital – Centrul de Calcul S.A.
  3. DigiSign S.A.
  4. CERTSIGN SA
  5. Trans sped.

Care este diferența probatorie între semnătura electronică extinsă și cea calificată?

Semnătura electronică extinsă este creată pe baza unui certificat digital calificat emis de un furnizor acreditat de servicii de certificare și a unei aplicații specializate pe crearea semnăturii. Semnătura creată astfel are valoare legală și garantează datelor semnate autenticitatea, integritatea si nerepudierea.

Prin comparație, semnătura electronică simplă este semnătura care nu oferă acoperire legală datelor semnate electronic. Semnătura electronică simplă este creată pe baza unui certificat digital simplu. Aici avem câteva exemple de furnizori cum ar fi: DocuSign, PandaSign etc.

La încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică avansată sau calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat.

Consider că această modificare implică un echilibru între forța semnatară a ambelor părți, deci orice modificare a unui contract de muncă trebuie să fie făcută astfel încât părțile să fie pe picior de egalitate. Însă nu discutam despre o obligație a părților de a folosi semnătura electronică, ci despre un drept de opțiune de care acestea beneficiază. Adică? Toată lumea trebuie să folosească aceleași mijloace de semnare pentru a ajunge la rezultatul dorit.

Cât timp se păstrează documentele semnate electronic?

Documentul semnat electronic se păstrează 75 de ani, la fel ca cel în formă fizică. Fiind o noutate în practică, recomandarea ar fi ca documentele semnate electronic să fie păstrate și în formă fizică, pentru a evita eventualele neplăceri din partea organelor de control.

Le poți arăta celor de la ITM în caz de control documentele semnate și arhivate electronic în loc de clasicele documente pe hârtie?

În raporturile angajatorului cu instituțiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat.

Deci în cazul unui control de muncă de la ITM le poți arăta documentul semnat cu semnătura electronică și arhivat în baza de date, fiindcă valoarea probatorie este aceeași cu cea a înscrisului fizic.

Semnătura olografă din Abode Sign are valoare de semnătură electronică în raporturile de muncă?

Documentele în format PDF semnate electronic se verifică automat folosind aplicația Adobe Reader. O semnătură calificată apare în Adobe Acrobat Reader ca fiind validă (bifa verde) și conține informații despre verificarea ei față de lista de încredere europeană.

Însă, o semnătură olografă în Adobe Sign nu echivalează cu nici un tip de semnătură electronică, așa că nu are valoare de așa natură.

Concluzie

În cele din urmă, apreciem oportună introducerea semnăturii electronice avansate sau a semnăturii electronice calificate, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Fotografie creată de Mikhail Nilov, de la Pexels

    Lasă un răspuns

    Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

    Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.