⬅ ÎNAPOI

Viața după lockdown: 6 sfaturi pentru proprietari și chiriași

chiriași

Sectorul închirierilor comerciale este poate cel mai afectat de criza coronavirusului. Pe termen scurt trebuie să înfrunte distanțarea socială, nesiguranța cash-flow-ului și costurile neașteptate. Pe termen mediu și lung, însă, efectele digitalizării și noua flexibilitate adusă de munca de la distanță amenință însuși modelul de business al industriei. De aceea, ți-am pregătit 6 sfaturi gândite pentru proprietari și chiriași, care să te ajute în această perioadă de tranziție.

Sfaturi pentru chiriași 

Pregătește-ți biroul/afacerea

În principal chiriașii trebuie să gândească această pregătire din trei puncte de vedere:

  • Managementul traficului uman 
  • Impunerea de măsuri de distanțare socială 
  • Crearea unui protocol de prevenție și igienizare

Deși managementul spațiilor comune va fi o responsabilitatea comună, chiriașii sunt responsabili integral pentru modul în care reglementează traficul clienților și al angajaților. 

Gândește-te în primul rând la modul în care îți este organizat spațiul și la potențialele locații unde distanțarea socială nu se poate respecta- de exemplu de exemplu un spațiu de trecere des folosit, strâmt, sau un spațiu de birouri unde sunt prea mulți angajați. 

Încearcă să reduci numărul de clienți și angajați care sunt simultan în aceste „zone de risc” ale spațiului.  Printre măsurile pe care le poți lua se numără:

  • Reducerea numărului de angajați care se află la un moment dat în birou. Fie prin continuarea muncii de la distanță pe termen lung, dacă este fezabil, fie prin modificarea programului de muncă pe mai multe ture. 
  • Distanțarea birourilor și instalarea de bariere protectoare. Poți folosi plexiglas, de exemplu, pentru a crea o barieră fizică în zonele de risc.

Identifică suprafețele care prezintă un risc crescut de transmiterea virusului. Acestea sunt suprafețe atinse frecvent, care nu sunt curățate în mod normal des,  butoane de lift de exemplu. După ce ai identificat aceste suprafețe creează o politică de curățare „intensivă”. Ideal ar fi ca suprafețele să fie curățate de mai cât mai multe ori pe zi. 

Nu uita să faci un tabel cu persoanele care au dezinfectat locurile respective și ora!

Ține cont și de recomandările făcute de INSP

Nu în ultimul rând, comunică deschis cu proprietarul legat de măsurile luate pentru a putea gândi o strategie generală, în cazul în care clădirea este folosită și de alte companii. 

Analizează posibilitatea amânării plății chiriei

Poți beneficia de amânarea plății pentru chiriași prin mai multe modalități legale. 

Cel mai recent, Legea nr. 62/2020 prevede că firmele care au avut încasări cu cel puțin 15% mai mici în martie, față de media anului anterior pot amâna plata chiriei pentru imobilele înregistrate ca sedii sau puncte de lucru pe perioada stării de urgență și o lună după terminarea acesteia. 

Poți cere această facilitate din partea statului până la 30 iunie 2020, așa că ar trebui să te grăbești, că nu mai ai așa mult timp la dispoziție.

Mai mult decât atât, te poți bucura de amânarea plății și prin invocarea unor instituții legale, precum Cazul Fortuit sau Forța Majoră. Punctul de start trebuie să fie contractul – este posibil ca acesta să conțină clauze de forță majoră/caz fortuit de care te poți prevala. 

Cu toate acestea, trebuie să te întrebi dacă este necesar să amâni plata chiriei. Deși, într-adevăr în perioade de criză orice ban „în plus” este bine-venit, amânarea plății poate crea probleme pentru proprietare. Dacă ai posibilitatea de a achita chiria fără să te pui în dificultăți financiare majore, îți recomandăm să o faci.

Ai în vedere că amânarea chiriei nu presupune că nu vei mai plăti chiria pentru toată perioada asta, ci va trebui să o achiți ulterior, ceea ce înseamnă că poate va fi chiar mai greu pentru tine să suporți aceste costuri. Am scris mai multe despre asta aici.

Revizuiește planul de afaceri și citește contractul 

Efectele crizei vor fi resimțite mult timp de acum încolo sau vor deveni chiar permanente. De aceea acum este momentul să îți revizuiești planul de afaceri și să te asiguri că ești pregătit nu doar pe termen scurt, ci și pe termen mediu și lung.

Evaluează realist:

  • Cât de mult spațiu vei avea nevoie în viitor. Ia în calcul mutarea activității în mediul online, atât a angajaților, cât și a consumatorilor
  • Care este starea actuală a cash-flow-ului și cum preconizezi că va evolua.
  • Care sunt prioritățile pentru viitor? Poți supraviețui revenind la „vechiul normal”, sau va trebui să îți schimbi fundamental modelul de business?

Spre exemplu, până la adoptarea unor noi norme, sectorul HoReCa lucrează la maxim 40% din capacitatea pe care o avea anterior la terasă, având în vedere regulile de distanțare socială și că trebuie să lase o distanță de minim 1.5 metri între mese.

După ce ai realizat această evaluare construiește un plan de business care să îți servească în viitoarele negocieri cu proprietarul imobilului. 

Totodată este necesar să citești contractul. Acesta este „legea părților” care îți spune exact care este relația dintre tine și proprietar. Fii atent în principal la clauzele de forță majoră și mecanismul de soluționare a disputelor.

Intră într-o comunicare deschisă cu proprietarul 

Comunicare este esențială atât pentru găsirea de soluții comune pentru prevenirea infectării, cât și pentru clarificarea viitorului relației contractuale dintre tine și proprietar. 

Punctul de plecare ar trebui să fie planul de afaceri revizuit. Pe acesta trebuie să îți construiești argumentarea oricărei cereri- fie că este vorba de amânarea plății chiriei, fie că încerci să renegociezi întregul contract. 

Fii pregătit să aduci documente care să-ți fundamenteze punctul de vedere – spre exemplu, documente care să ateste că într-adevăr amânarea plății este necesară. 

Totodată, rămâi flexibil. Nu uita că și proprietarul are obligații financiare la fel ca și tine. De aceea este necesar să faci compromisuri, spre exemplu să accepți o prelungire a contractului. 

Gândește-te mereu, totuși, la nevoile tale pe termen lung și la modul în care afacerea ta va evolua. Nu intra, de exemplu, într-un nou contract pe 15 ani, dacă tu știi că vei dori să te muți într-o locație mai mică peste câțiva ani. 

Sfaturi pentru proprietari

Pregătește imobilul

Pregătirea imobilului pentru începerea activității trebuie să fie realizată, la fel ca în cazul chiriașilor, pe trei coordonate:

  • Pregătirea sistemelor și crearea unei politici de bună funcționare
  • Managementul traficului uman
  • Impunerea măsurilor de distanțarea socială 

Primul pas care trebuie făcut este un audit al imobilului. Acesta trebuie să identifice:

  • Starea în care se află sistemele esențiale ale clădirii – încălzire, aer condiționat, sisteme de nebulizare, ventilație, etc.
  • Identificarea zonelor comune în care se află un număr ridicat de oameni. Totodată este bine să identificați și zone de trecere mai puțin utilizate, sau chiar neutilizate- de exemplu ieșirile de urgență

După realizarea auditului, este primordial să te asiguri că toate sistemele funcționează optim. Revizia, mentenanța și curățare acestora este un „must” înainte de a reprimii chiriașii. Încearcă, de asemenea, să adaptezi funcționarea sistemelor, în special a celor de ventilație, să crească fluxul de aer din exterior pentru un nivel de siguranță sporit,

După ce ai pus la punct funcționarea clădirii, trebuie să dai atenție modului în care aceasta va fi folosit. Deși este în atribuția fiecărui chiriași să asigure partea sa de imobil, zonele comune sunt și în responsabilitatea ta. 

Un plan de fluidizare a mișcării clienților și a angajaților este pe care trebuie să o iei în calcul. Ai putea, spre exemplu, impune un „sens unic” în anumite părți ale clădirii. Pe lângă acesta, alte măsuri important de luat în calcul sunt:

  • Curățarea mai frecventă a clădirii
  • Amânarea redeschiderii cantinelor, dacă este cazul
  • Crearea unei politici de manevrare a deșeurilor și a coletelor
  • Instalarea în zonele comune a stațiilor de dezinfectare

Nu în ultimul rând, concepe, împreună cu chiriașii, un set de reguli de protecție care să fie impus la nivelul întregului imobil, atât pentru angajați, cât și pentru vizitatori sau clienți. Este important să menții o comunicare deschisă cu chiriașii pentru a avea o abordare consecventă. Altfel, există riscul ca eforturile de prevenție să fie în van. 

Abonează la newsletter și rămâi informat

Nu uita, rămâi mereu informat cu privire la sugestiile și ghidurile publicate de autorități. Astfel vei fi sigur că faci tot ceea ce ține de tine pentru a fi un parteneri de încredere pentru chiriașii tăi. 

Citește contractul 

La fel ca în cazul chiriașilor, citirea contractului este importantă și pentru proprietari. Trebuie să fii atent la clauzele care ar putea:

  • Impune obligații cu privire la asigurarea de servicii de curățare și de mentenanță sporite pentru tot imobilul din cauza crizei sanitare. 
  • Impune obligația de a notifica toți chiriașii în cazul în care proprietarul află că imobilul a fost vizitat de o persoană infectată. 
  • Daă proprietarului dreptul de a insista ca chiriașii să ia măsuri de protecție 
  • Daă proprietarului dreptul de a obliga chiriașii să suporte parte din costurile suportate pentru diminuare efectelor pandemiei

Spre exemplu, dacă cheltuielile privind serviciile de curățare cad în sarcina ta, trebuie să vezi cât de mult te impactează noile normele din punct de vedere al costurilor și să încerci o negociere cu chiriașii asupra împărțirii acestora. Dacă vorbim de un spațiu comercial într-o clădire, e posibil ca tu să fii obligat să implementezi un sistem de triaj epidemiologic și atunci cine va suporta aceste costuri? Va trebui să angajezi personal suplimentar pentru aceste operațiuni?

Ține minte că limbajul poate să fie general. O astfel de clauză nu trebuie să facă referire specific la o pandemie, sau la boli infecțioase. Clauzele pot menționa „urgențe”, de exemplu. 

Nu uita să citești și ghidul nostru despre contractele de închiriere și COVID-19: Ce trebuie să știi: contractele de închiriere în perioada COVID-19 și obligațiile asumate

Pregătește-te pentru a face față pe termen lung

Odată cu gestionarea riscurilor create de COVID-19 pe termen scurt, vei dori să concepi o strategie de revenire pe termen mediu și lung. 

În primul rând, fii deschis la noile cerințe și nevoi ale chiriașilor. În mod sigur mulți dintre aceștia vor dori să amâne plata chiriilor sau chiar să renegocieze întregul contract. Deși poate părea dezavantajos la o primă privire, o relație bună cu chiriașii te poate asigura că iți vor rămâne în imobilul tău încă mult timp. 

Încearcă în astfel de negocieri să schițezi termenii viitoare relații, post-pandemie pe termen cât mai lung. Fii atent la următoarele aspecte:

  • Durata contractului. În cazul în care contractul cu unii dintre chiriași e pe terminate, încearcă să negociezi prelungirea lui în schimbul unui regim al plății chiriei mai „relaxat” în următoarea perioadă.
  • Schimbarea modelului de business pentru chiriași. Munca de la distanța și e-commerce-ul vor deveni indubitabil parte din „noul normal”. Asta înseamnă că nevoile de spațiu ale chiriașilor se vor reduce. Trebuie să fii pregătiți, așadar, să adaptezi modul în care spațiul îți este compartimentat, precum și modelul de închiriere.

În al doilea rând, fii cât mai proactiv pentru a atrage noi chiriași. Creează o strategie de promovare nouă și oferă noi facilități care să fie atractive odată cu intrarea în „noul normal”. Printre acestea s-ar putea număra:

  • O reducere pro rata a chiriei în cazul neutilizării spațiului din cauza unei crize sanitare
  • Implementarea unor măsuri generale, la nivelul imobilului, de prevenire a infecților. Astfel, vei scuti potențialii chiriași de o cheltuială în plus 
  • O perioadă de grație până la începerea plății chiriei, pentru a fii sigur că noi chiriașii au un cash-flow sigur. 

Nu în ultimul rând, fă un review al portofoliului tău. Identifică ariile de risc și conturează un plan de dezvoltare a acestuia. Fii atent la:

  • Concentrarea chiriașilor într-o singură industrie și gradul de afectare a acesteia. Dacă majoritatea chiriașilor tăi activează într-un singur domeniu, în cazul unei crize vei fi în mod clar expus. Încearcă să diversifici viitori chiriași pentru a diminua riscul.
  • Tipul de proprietăți pe care le deții. În momentul actual trendul tinde să indice spre o creștere a cererii de proprietăților cu utilizare „mixtă”- și comercială și personală. În cazul în care nu deții un număr rezonabil de astfel de proprietăți, încearcă să construiești o strategie de creștere spre acest segment și să vizezi și acești potențiali chiriași.

La avocatoo.ro privim dincolo de problemele pur juridice și le incorporăm în contextul de business. Scrie-ne și hai să găsim o rezolvare viabilă problemelor tale.

    Lasă un răspuns

    Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

    *

    code