⬅ ÎNAPOI

Cum să respecți termenele-limită sau Cum să colorezi frumos un dreptunghi cu deadline

deadline

Mă întreb uneori cât de natural este conceptul de deadline. Este oare înscris în noi să trăim în vederea unui deadline, e sfârșitul fiecărei zile un deadline până la care trebuie să trăiești cât mai mult și mai bogat, să ai cât mai multe experiențe și cât mai faine cu putință?

Mai ales că după atât distanțare socială, te întrebi ce faci ca să nu o iei razna, după ce îți faci casa lună de curățenie.

deadline

Știu, sună absurd când pui problema așa, deși am remarcat de multe ori, și în viață, și în artă, și în sentimente, și în proiecte, și în relații, și în profesii, am remarcat un deziderat de felul ăsta, de a avea cât mai mult într-un timp cât mai scurt – nu în sensul de posesie. Ci în sensul că vrei să faci timpul ăla să însemne cât de mult poate el să însemne, să-l trăiești cât de tare poți tu, să extragi din el tot ce se poate extrage. Să duci o existență mai degrabă exuberantă decât lineară, desenată mai mult în spirale frumoase decât în banale linii drepte – sau, cum spunea Nichita Stănescu, a fi, a fi, a fi, cu disperare a exista peste limite. Poate e în noi dorința asta de plenitudine; poate nu e atât de aridă pe cât ar putea să pară dorința asta de productivitate. Poate chiar e o dorință, uneori, nu doar o obligație. Poate vrem să fim cu adevărat activi

Deadline-urile și societatea vitezei

A fost odată ca niciodată un deadline

Prima dată când m-am gândit la sfârșitul unei zile obișnuie ca la un deadline, am crezut că și asta n-are cum să fie decât un alt efect secundar al societății moderne, mereu în viteză, mereu pe fugă, în care trăim. Cred însă că e mai mult de atât, e un sentiment care e acolo poate cu mult înainte să fi apărut măcar conceptul de societate. Poate avem o nevoie organică, aproape, de deadline-uri, ca să știm că am făcut cât de mult am putut, am trăit cât de intens am putut – și nu ne-a scăpat nimic din vedere, nu ne-a scăpat nimic printre degete. E o altă formă a iluziei că nimic nu e irecuperabil. Nu știu dacă e corect să o numesc iluzie – dar asta se aplică oricum multor lucruri pe care le numim în mod curent iluzii.

În fine, indiferent dacă deadline-urile sunt chestii naturale care au existat, într-o formă sau alta, dintotdeauna, sau, dimpotrivă, creații ale unei societăți grăbite sau bine puse la punct, ele există și, de multe ori, ne măsoară productivitatea și sunt esențiale pentru organizarea noastră. Avem resurse de energie, timp, bani limitate – și e important să facem ca resursele astea, limitate cum sunt, să ne îmbogățească (în multiplele sensuri ale termenului) cât de mult posibil.

Iar dacă ești avocat, articolul de mai jos te ajută mult, pentru că are și niște bune care așteaptă să fie completate.

Realism și organizare în gestionarea termenelor-limită

Îmi place ideea de lifehack, de a hack-ui o viață prea complicată și greoaie prin mici trucuri, vicleșuguri care să o facă mai ușoară. Așa că și mai mult mi-a plăcut să descopăr că există chiar un site numit www.lifehack.org, al cărui fondator a scris un articol fix pe subiectul ăsta: cum să gestionăm cât mai bine treaba cu deadline-urile.

Articolul pleacă de la premisa că termenele-limită sunt esențiale atunci când vine vorba de atingerea obiectivelor, atât mari, cât și mici, însă e super important să ai grijă să nu-ți stabilești deadline-uri nerealiste. Pornesc de la ideea de artă a respectării termenelor-limită ca obiectiv către care să tindem.

Apoi, se pune problema eternei distincții, la care m-am raportat și eu, dintre nature vs. nurture, dintre ceea ce este natural și ceea ce e dobândit/învățat. Autorul admite că nu toți ne naștem artiști din punctul ăsta de vedere (după cum, de altfel, nu ne naștem pe deplin artiști din niciun punct de vedere), însă realizează o listă de tips & tricks de care să ținem cont dacă vrem să devenim mai buni la a respecta termene-limită.

Vezi ce ai de făcut exact

Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să fii sigur că ai înțeles pe deplin cerințele sarcinii. Întreabă-te ce presupune cerința în particular, raportează-te totodată la job-ul tău per ansamblu și la contextul în care te afli. 

Vezi ce ai la îndemână

Următorul pas este să ai în vedere resursele de care dispui. Ai nevoie de ceva suport tehnic, de o expertiză, de o a doua părere, de resurse financiare, de un mini-training sau orice altceva? În cazul în care consideri că nu dispui de o resursă necesară pentru realizarea sarcinii care ți s-a dat, poate ar fi o idee bună să soliciți prelungirea deadline-ului. 

Privește în perspectivă

O știi pe aia cu paza bună trece primejdia rea, da? Ia în calcul o mulțime de lucruri care pot să intervină, chiar dacă nu ți se par foarte probabile. Uneori, lucrurile nu merg conform planului. Asta e. Este rezonabil să vrei să preîntâmpini potențialele probleme. De exemplu, ar putea interveni o defecțiune a echipamentelor, te-ai putea îmbolnăvi, o altă persoană care îți este esențială s-ar putea îmbolnăvi, ar putea apărea necesitatea de a prelua rapid o altă sarcină, urgentă și importantă. Toate acestea ți-ar putea afecta programul. 

Black Road

Aceste posibilități vor avea un impact redus asupra programului dacă o să le ai în vedere de la începutul conceperii programului. Poți discuta cu un coleg care să te înlocuiască în caz de ceva, te poți gândi la magazine ok de unde să cumperi alte echipamente la prețuri convenabile în cazul unei defecțiuni etc. Important e să nu te ia (complet) pe nepregătite. 

Stabilește un plan detaliat

E esențial să organizezi un plan de acțiune cât mai amănunțit, ca eforturile pe care le depui să nu meargă în șapte direcții diferite. Direcția e esențială, iar o direcție detaliată, clară, îți particularizează munca într-un mod care nu poate fi decât productiv.

Devino o persoană care își respectă deadline-urile

Cred că e esențial să nu ne raportăm la chestia asta exclusiv din perspectiva obiectului (termenul-limită), ci și din perspectiva subiectului (noi înșine), pentru că de la subiect pleacă și se desfășoară gestionarea și dezvoltarea obiectului. Particularitățile subiectului, felul tău de a fi și de a lucra, se oglindesc firesc în obiectul acțiunii tale. 

Autorul articolului ne indică mai multe direcții pe care să le urmăm pentru a deveni acest tip de subiect, de persoană capabilă să-și gestioneze timpul și celelalte resurse în așa fel încât să poată respecta un deadline.

  • Învață să spui nu – dacă este posibil, ia-ți timp pentru a evalua un termen-limită înainte de a-l accepta. Nu te simți presat/ă să spui da dacă simți că e posibil să nu te descurci.
  • Schimbă-ți modul de gândire – nu mai detesta, ca să zic așa, perspectiva unui termen-limită. N-o privi ca pe o barieră, ca pe ceva negativ. Poți face tot ce-ți propui. Iar termenele limită-vă îți vor permite să realizezi un obiectiv de care poate altfel ai uita, pe care l-ai lăsa mereu pe mai târziu etc.
  • Separă planul de acțiunea efectivă – un plan nu este eficient până când nu-l pui efectiv în acțiune. Odată ce ai găsit un plan, nu prelungi inutil faza asta cu organizarea și planificarea, ci mai degrabă treci la acțiune. Fără a cădea într-o rigiditate excesivă, nu uita că treaba ta nu e să plănuiești, ci să fii un om de acțiune ;) . 
  • Vezi ce triggers ai – atât în materie de lucruri care te motivează să respecți un deadline, să ajungi acolo, cât și  în materie de potențiale distrageri  

Ajută-i pe alții să-și respecte deadline-urile

Acest lucru se aplică în principal managerilor. Știi cine e capabil să respecte termenele și cine are nevoie de sprijinul tău. Poți învăța prin alteritate, adică prin celălalt, pentru că e altceva să vezi cum funcționează un proces din afara lui. Asta, pe de o parte. Pe de altă parte, trebuie să fii foarte atent/ă când fixezi termene-limită pentru alții – să vezi cine și cum poate gestiona posibilul stres pe care îl aduc un termen-limită, să găsești eventual acele persoane care nu sunt afectate așa rău de latura asta emoțională a deadline-ului ori sunt pregătiți să o depășească mai ușor.

Dacă nu, asistă-i. Din nou: învățarea prin alteritatea. Experiența potențial stresantă a muncii contra-cronometru poate deveni mai lină și mai facilă în momentul în care, dacă primești pentru prima dată un deadline mai serios, ca să zic așa, într-o chestiune mai importantă, te bucuri totodată de o atmosferă ok și de un nivel de stres relativ scăzut. Le poți impune oamenilor termene-limită, dar e important ca atmosfera în care asta se întâmplă să fie relaxată, ca să nu fie afectat inclusiv termenul-limită în sine. Pe scurt, să nu ajungem să facem chestii de mântuială :) . Eficiența și calitatea merg mână în mână, pentru că se completează.

Amintiți-vă, odată ce ați stabilit termene limită pentru alții, vă transfera responsabilitățile la ei. Cu toate acestea, trebuie să-i sprijiniți pentru a reuși. De exemplu, motivați–i să facă față presiunilor care vin odată cu respectarea termenelor limită.

Abonează la newsletter și rămâi informat

Limitează consecințele unui deadline ratat

În ciuda tuturor eforturilor tale, s-ar putea să nu-ți respecți termenele-limită. În cazul în care acest lucru se întâmplă, relaxează-te și încearcă pe cât posibil să reduci daunele, de orice natură ar fi ele. Poți căuta să îl faci pe celălalt să înțeleagă că, poate, motivele pentru care nu ai respectat termenul nu îți sunt imputabile în întregime. Comunicarea este foarte importantă, inclusiv în sensul ăsta. Însă cel mai important e să ne concentrăm pe rezultate, pentru că, deși nu neapărat groaznice, consecințele negative pot fi multiple. De exemplu, dacă lucrezi ca freelancer sau agenție, cealaltă parte poate rezilia contractul și să-ți dea o recenzie proastă. Lipsa unui termen-limită poate afecta imaginea mărcii tale. De aceea, în general, nu-ți poți permite să ratezi termenul limită, iar, dacă se întâmplă să o faci, e super important să-ți îndrepți atenția și eforturile mai ales asupra consecințelor, nu numai a scuzelor de rigoare.

Concluzii

Prin urmare, deadline-ul poate fi văzut și ca un stres, și ca o provocare, și ca multe alte lucruri sau modalități de a ne evalua capacitățile. Cred că, înainte de toate, e un mod de a ne arăta nouă înșine și celor cu care lucrăm ce putem face, cum ziceam, cu niște resurse (temporale) limitate. Mi se pare că e ca și cum ar fi vorba de un tablou; sau de un dreptunghi în care vrei să faci un colaj. Să lipești forme diferite, de culori diferite și frumoase, de nuanțe deosebite. Trebuie să le găsești tuturor loc în perimetrul limitat și micuț al unui singur dreptunghi; trebuie să le pui pe toate în valoare, dar într-un spațiu restrâns. Nu se cuvine să lași locuri albe, nefolosite; deși uneori tocmai zonele albe te ajută să vezi culorile. La fel cum și timpul liber te poate ajuta să îmbogățești timpul petrecut lucrând. Toate astea sunt adesea complementare, nu antagonice. Iar lucrurile se împletesc – și, de multe ori, e frumoasă împletirea asta. 
Recunosc, nu știu dacă sunt neapărat realiste ipotezele pe care le-am enunțat la începutul articolului. Nu știu dacă ne dorim cu adevărat, independent de orice obligație exterioară, să fim productivi, să fim activi și eficienți, sau suntem mai degrabă forțați de împrejurări. Dar cred, și asta am dorit să subliniez, că e o întrebare pe care merită să ne-o punem, într-o pauză dintre două termene-limită: când a apărut primul deadline pe lume?

Beige and White Clocks on Wall

Poze: Steve Johnson, Mark Plotz, Ylanite Koppens, Pixabay, sursa: pexels.com

    Lasă un răspuns

    Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

    *

    code