Cum sa-ti cresti productivitatea? 17 idei pentru managementul timpului.
15 minute • Autor Necunoscut • 07 iunie 2017
„Nu spune că nu ai indeajuns de mult timp. Ai la dispozitie exact același numar de ore pe zi pe care l-au avut Helen Keller, Pasteur, Michaelangelo, Maica Tereza, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, si Albert Einstein.” Jackson Brown, Jr.
Orice persoană dorește să își îmbunătățească gestionarea timpului. Chiar și cei cu abilități puternice de management al timpului realizează că există întotdeauna loc pentru mai bine. A deveni productiv cu timpul tău este vorba despre a căuta să faci îmbunătățiri constante și nu te oprești niciodată din activitatea de creștere a productivității.. Din fericire, există multe abilități de management al timpului pe care le poți îmbunătăți pentru a te ajuta să obținți rezultate mai bune. Una dintre cele mai mari greseli făcute de cei care se luptă cu gestionarea timpului lor este că gândesc că abilitățile de gestionare a timpului sunt în întregime comportamentale. Ai stabilit un scop și lucrezi la el. Cu toate acestea, adevărul este că multe dintre cele mai importante abilități de management al timpului sunt în întregime cognitive, adică sunt procese de gândire.
Mai jos, echipa Avocatoo.ro prezintă 17 abilități de management al timpului, care joacă un rol esențial în determinarea nivelurilor de productivitate. Unele dintre aceste abilități de gestionare a timpului se suprapun și, în multe cazuri, stăpânirea unei abilități va îmbunătăți considerabil performanța ta în altul. Cu toate acestea, este important să înțelegi fiecare abilitate și rolul pe care îl joacă în gestionarea timpului.
1. Stabilirea obiectivelor
Gestionarea timpului nu este o abilitate independentă. Evident că nu poți controla timpul. Poți gestiona doar modul în care îți utilizezi timpul și modul în care îl utilizezi trebuie să fie determinat de setarea eficientă a obiectivelor. Cea mai importantă abilitate de gestionare a timpului este abilitatea de a îți folosi timpul într-un mod care îți servește scopurile. Atunci când iei decizii cu privire la gestionarea timpului, trebuie să fii întotdeauna conștient de obiectivele tale și de modul în care fiecare acțiune are scopul de a te aduce mai aproape de atingerea acestor obiective.
2. Prioritizarea
Cel mai important motiv pentru care majoritatea oamenilor au probleme cu prioritizarea este că acestea încep prea târziu acest proces de prioritizare. Ei încearcă să prioritizeze elementele care se află pe lista lor de sarcini. Cu toate acestea, dacă te uiți atent la majoritatea listelor de sarcini, vei observa că ele conțin elemente care nu ar fi trebuit să se înscrie în lista de sarcini în primul rând. Oricât de ciudat ar suna, prioritizarea nu ar trebui să înceapă cu accentul pe a face mai multă muncă. Prioritizarea ar trebui să înceapă întotdeauna prin evitarea / eliminarea sarcinilor pe care nu ar trebui să le îndeplinești. Odată ce acest lucru a fost făcut, poți să te concentrezi asupra finalizării celei mai importante lucrări cu timpul și resursele disponibile. Prioritizarea este una dintre cele mai neînțelese abițități de gestionare a timpului. Când vei reuși, veți descoperi că gestionarea timpului se îmbunătățește rapid.
3. Conștiința de sine
Nu există doi oameni care vor să lucreze la fel. Toți avem preferințele proprii pentru cum ne place să lucrăm, de ex, unii oameni lucrează cel mai bine dimineața, în timp ce alții preferă să lucreze târziu. Suntem motivați de lucruri diferite și dorim să lucrăm în felul nostru. Nu este nimic în neregulă cu asta. De fapt, este destul de sănătos. Pur și simplu înseamnă că trebuie să ai o bună înțelegere a propriilor tale plăceri, neplăceri și nevoi. Când ai un nivel înalt de conștiință de sine, ești în măsură să iei cele mai bune sfaturi de management al timpului și să le adapteză pentru a se potrivi stilului tău.
4. Auto-motivația
Vei avea zile în care nu vrei să faci absolut nimic. Poți fi bolnav, obosit, plictisit sau pur și simplu lipsit de motivație. În zilele de genul acesta, există puține lucruri care se pot face pentru a ieși din această stare. Însă, important cu adevărat este să încerci să iei măsuri, oricât de greu ar părea. Încearcă să te motivezi! Dacă ai îmbunătățit conștiința de sine, vei avea o mare parte din informațiile de care ai nevoie pentru a te motiva. În plus, situația este cu atât mai delicată cu cât ai o funcție de conducere în cadrul unei companii sau ești antrepreno. În aceste situații, nexistând nimeni în fața căruia trebuie să răspunzi, cheia motivației stă doar la tine. Doar tu ești responsabil pentru propriile tale rezultate! Poți să ai toate celelalte abilități de management al timpului, dar dacă nu ai capacitatea de a te motiva, vei simți în curând mari cantități de presiune și stres.
5. Focusarea
Indiferent de ceea ce încerci să faci, va exista întotdeauna ceva care luptă pentru atenția ta. Nu este ușor să ignori totul și să te concentrezi asupra sarcinii la îndemână. Focusarea este una din acele abilități de management al timpului în care nu-ți dai seama cât de important este până când te lupți cu ea. Este important să reții că, indiferent câte sarcini trebuie să faci, este indicat să lucrezi la o singură sarcină în momentul dat. Mitul multi-tasking provoacă multe probleme pentru cei care doresc să-și îmbunătățească gestionarea timpului, dar dacă dorești să obții rezultate, trebuie să înveți să te concentrezi asupra unei sarcini la un moment dat și să ignori restul distragerilor.
6. Luarea deciziilor
Ar fi drăguț să credeți că puteți doar să vă așezați și să vă faceți munca fără să trebuiască să vă gândiți serios la ea. Din păcate, există puține locuri de muncă care se potrivesc descrierii respective. Va trebui să luați decizii importante, de exemplu:
• Ce sarcină trebuie să faceți
• Ce sarcini nu se fac
• Ce înseamnă o activitate finalizată
• La care întâlniri să participați
• Cine poate sau nu poate ajuta, etc.
Dacă deciziile tale te-ar fi afectat numai pe tine, nu ar fi o afacere atât de mare, dar puține sarcini sunt îndeplinite în mod izolat. Aproape fiecare sarcină are un impact asupra altei persoane sau a unei sarcini, ceea ce înseamnă că fiecare decizie pe care o faceți are consecințe atât pentru dvs., cât și pentru ceilalți. Decizia este una dintre acele abilități de gestionare a timpului, care, dacă nu ești bun la ea, vei observa impactul negativ în fiecare zonă a vieții tale. Este imperativ să poți lua în considerare consecințele și să iei decizii eficiente și clare.
7. Planificarea
După cum am menționat mai devreme, sarcinile se vor suprapune și vor depinde una de cealaltă. Adesea vor exista momente în care o sarcină nu poate fi demarată până când nu este terminată o altă sarcină. Programul tău va fi afectat și de programele altor persoane. Acești factori trebuie luați în considerare la începutul fiecărui proiect și monitorizați pe tot parcursul proiectului. Nerespectarea acestor dispoziții poate duce la întârzieri și la depășirea termenelor limită. Planificarea este una din competențele esențiale de gestionare a timpului, deoarece îți permite să anticipezi toate sarcinile care vor fi necesare pentru a finaliza un proiect și, cum se vor potrivi cel mai bine împreună. Un plan bine realizat va economisi mult timp.
8. Abilități de comunicare
Va trebui să lucrezi zilnic cu ceilalți. Este puțin probabil că vei efectua fiecare aspect al muncii singur, astfel încât va trebui să atragi ajutorul celorlalți. Abilitățile de comunicare puternice îți vor permite să construiești relații de susținere cu cei cu care lucrezi. Astfel, veți putea să lucrați mai bine împreună și să realizați mai mult decât ați putut vreodată. Când ai nevoie de o altă persoană pentru a face ceva pentru tine, vei dori să comunicici într-o manieră care îl va ajuta să realizeze lucrarea la standardul dorit, în cel mai scurt timp. Dacă apar erori, vei dori să discutați rapid problema și să explici în mod clar despre ajustările care trebuie făcute. În aceste situații, calitatea comunicării tale are un impact direct asupra calității muncii efectuate.
9. Întreabă și Provoacă
Dacă dorești să lucrezi la cele mai înalte standarde, trebuie să fii dispus să contești orice lucru care nu corespunde standardelor tale. Aceast lucru începe atunci când cineva încearcă să îți atribuie o sarcină. Dacă nu crezi că tu ar trebui să fii persoana care să îndeplinească sarcina, trebuie să ridici problema și să provoci persoana care îți atribuie sarcina. Când începi să faci acest lucru, vei observa că îți vor fi date mai puține sarcini de făcut. Destul de dea, oamenii îți dau sarcini de făcut nu pentru că este cea mai bună soluție sau pentru că tu ești persoana potrivită, ci pentru că așa este convenabil pentru ei. După cum am menționat mai devreme, eliminarea muncii pe care nu ar trebui să o faci este începutul stabilirii priorităților. Intrebarea si provocarea sunt abilitati esentiale pentru a te ajuta sa realizezi acest lucru. Întrebările și provocările sunt de asemenea esențiale atunci când vă este încredințată o sarcină.
Nu accepta niciodată o sarcină până când nu ești sigur despre ceea ce se așteaptă, de exemplu:
• Ce trebuie făcut
• Care este deadline-ul
• Cât de mult este necesar
• Modul în care urmează să se desfășoare activitatea
• Orice alte detalii care influențează capacitatea ta de a finaliza lucrarea
Dacă ai obiecții, trebuie să le ridici înainte de a-ți da acordul ferm. Luând timp pentru a obține claritate la început, vei economisi mult timp pe termen lung.
10. Delegarea sarcinilor
La fel cum ceilalți vor dori să îți delege sarcini ție, vor exista momente când vei vrea să delegi și tu munca altora. Una dintre cele mai bune abilități de gestionare a timpului este să știi când nu ești persoana potrivită pentru ai îndeplini o anumită sarcina. Dacă sarcina este mai potrivită pentru setul de competențe al altcuiva, trebuie să te gândești să delege sarcina. Desigur, atunci când încredințezi o sarcină, este important să furnizezi toate informațiile necesare și să te asiguri că persoana care va îndeplini sarcina este informată despre ceea ce se așteaptă de la ea.
11. Abilități de remediere a situației – problemă
Lucrurile vor merge prost din când în când. Poți fi sigur de asta. Atunci când lucrurile nu merg bine, ai două variante: rămâi în disperare sau revizuiești problema, identificând modul corect de acțiune și implementând acea acțiune. Managementul timpului nu este doar o abilitate comportamentală. Este și cognitiv. Gândirea și mentalitatea ta joacă un rol masiv în determinarea rezultatelor. Știind cum să te descurci cu obstacolele te va ajuta să te întorci repede și să reduci timpul pierdut când lucrurile merg prost.
12. Managementul stresului
Cu munca vine presiunea. Presiunea în sine este de obicei un lucru bun. Te motivează să iei măsuri și să facii o treabă bună. Cu toate acestea, odată ce începi să simți că nu mai poți face față cerințelor care apar, vei tranforma presiunea în stres. Stresul nu este un lucru bun. Oamenii vorbesc de multe ori despre stresul bun, dar aceasta este doar o modalitate inadecvată de etichetare a presiunii. Când suferi de stres, corpul și mintea încep să sufere. Problemele mentale și fizice au fost legate de expunerea prelungită la stres. Înainte de a ajunge în această etapă, stresul începe să aibă un impact negativ asupra performanței tale și a gestionării timpului. Dacă ești stresat, vei avea în minte atât de multe lucruri încât îți va fi practic imposibil să te concentrezi asupra sarcinii la în sine. Ca rezultat, îți va lua mai mult timp pentru a efectua chiar și cele mai simple sarcini. Aptitudinile de gestionare a timpului și abilitățile de gestionare a stresului sunt interconectate. Ele au, de asemenea, un lucru major în comun – își permit să înțelegi că este mai bine să previi apariția problemei decât să ai de-a face cu ea. Dacă vrei să îți îmbunătățești abilitățile de gestionare a timpului, trebuie să înveți să ții stresul sub control
13. Lucrul eficient cu ceilalți
Am subliniat deja importanța comunicării cu alții în maximizarea gestionării timpului. Lucrul eficient cu ceilalți este adesea cea mai rapidă modalitate de a avea o activitate satisfăcătoare. Este vorba despre mai mult decât despre comunicare și delegare. Este important să înțelegi cum le place altora să lucreze, obiectivele și așteptările acestora. Pe măsură ce cunoști mai bine oamenii, construiești relații pozitive în care puteți lucra împreună pentru beneficiul tuturor.
14. Păstrarea înregistrărilor
Când cunoști mersul lucrurilor, poți lua decizii eficiente și poțioferi informații mai rapid. Indiferent de aria ta, informațiile sunt esențiale. Nu trebuie să știi chiar tu totul, în majoritatea cazurilor trebuie să știi unde să cauți sau pe cine să întrebi, astfel încât vei fi surprins de cât timp poți salva când știi unde să găsești informațiile necesare în momentul în care ai nevoie de ea. Trebuie să stabilești ce informații sunt necesare, să le pui la un loc pentru a te asigura că acestea sunt colectate și stocate.
15. Organizare și depozitare
Aceasta este o extensie a înregistrăriiEste nevoie de ceva timp pentru a configura un sistem adecvat de depozitare, dar odată ce este setat, economisiți bucăți mari de timp, deoarece poți stoca și prelua informații fără a fi nevoie să te gândești.
16. Răbdarea
Mulți oameni cred că abilitățile de gestionare a timpului se referă la obținerea mai multor activități. Nu este cazul. Abilitățile de gestionare a timpului vizează asigurarea faptului că faci munca importantă. Ai putea încerca să te concentrezi pe obținerea mai multor lucruri simultan, dar exisă riscul să faci greșeli . În momentul în care ai rectificat greșelile (dacă este posibil acest lucru), ai pierdut mai mult timp decât dacă ti-ai fi petrecut timpul făcând lucrul corect. Răbdarea nu este doar o virtute, este o abilitate. Este ceva pe care trebuie să-l practici. Cei mai buni manageri de timp nu grăbesc lucrurile. Ei au răbdare și iau exact timpul necesar pentru a face treaba corect.
17. Iertarea
Ca și răbdarea, iertarea este de fapt o abilitate. Nu este ceva care se întâmplă în mod magic, este o alegere. Pe măsură ce încerci să îmbunătățiți abilitățile de gestionare a timpului și să devii mai eficien, vei face greșeli. Alții te vor lăsa baltă când ai cel mai mult de lucru. Este ușor să te enervezi când se întâmplă aceste lucruri, dar dacă o faci, vei constata că devii prea emoțional pentru a te concentra asupra muncii tale. Când lucrurile merg prost, dai oamenilor beneficiul îndoielii. Oamenii rareori fac lucruri greșite în mod intenționat. Dacă a fost tu sau altcineva care a făcut greșeala, alege să ierți. Acceptă că a fost o greșeală neintenționată și apoi concentraează-te asupra identificării acțiunilor corective pe care trebuie să le iei. În acest fel, vei păstra stima de sine, îți vei îmbunătăți relațiile și vei reduce timpul pierdut în urma greșelii.
Dacă dorești să obții cele mai bune rezultate din viața ta, competențele de management al timpului sunt esențiale. Pe măsură ce îți îmbunătățești abilitățile de gestionare a timpului, vei descoperi că vei obține o activitate mai valoroasă finalizată în mai puțin timp. Nu este vorba neapărat despre creșterea cantității de muncă. Totul se referă la asigurarea îndeplinirii celor mai importante sarcini care îți vor permite să îți atingi obiectivele mai repede și cu mai puțin stres. Există multe abilități de gestionare a timpului și lista de mai sus nu este în niciun caz exhaustivă. Dacă iei o aptitudine de gestionare a timpului și lucrezi pentru a o îmbunătăți, vei descoperi că are un impact asupra întregii tale. performanțe. De ce să nu alegi azi una dintre aceste abilități și să începi să lucrezi la o productivitate ridicată?
