Acordurile de confidențialitate-ce trebuie să știi despre ele?
22 minute • Andrada Mocanu • 28 februarie 2019
Acordurile de confidențialitate au devenit aproape sinonime cu protecția informațiilor confidențiale. Acest tip de acord este, în esență, un contract legal care interzice în mod expres divulgarea sau utilizarea informațiilor protejate fără permisiune.
Descarcă GRATUIT check-listul complet de care ai nevoie pentru a scrie un acord de confidențialitate care să te protejeze.
Nu există o definiție exhaustivă (sau măcar orientativă a ce înseamnă informații confidențiale). Din punct de vedere concurențial, informațiile devin sensibile când, prin natura lor, ar putea crea participanților un avantaj strategic pe care altfel nu l-ar fi avut.[1]
La nivel de principiu, sunt considerate informaţii sensibile din punct de vedere concurenţial informaţiile care pot fi calificate drept secrete de afaceri, care reprezintă know-how specific unei anumite activităţi sau care ar oferi un avantaj competitiv concurenţilor unei anumite entităţi. Cu titlu exemplificativ, pot intra în această categorie date anterioare, actuale sau viitoare cu privire la: preţuri (strategii, reduceri, discounturi), structura preţurilor (cercetare, producţie, distribuţie), termeni şi modalităţi de comercializare, strategii de promovare, veniturile şi volumele corelate vânzării, marja de profit, cota de piaţă, teritorii, liste de clienţi / distribuitori / furnizori, ofertele planificate şi / sau depuse, volume achiziţionate, planuri de afaceri şi investiţii (anticiparea intrării pe piaţă, investiţii planificate) sau nivelul de utilizarea a capacităților de producţie.[2]
Dar ce face ca o divulgare a informațiilor să fie valabilă și legală?
Deși nu sunt adesea acceptate de către investitorii de capital de risc și cei mai mulți investitori în faza inițială, acordurile de confidențialitate sunt în mod obișnuit populare în companiile care, în general, încearcă să aducă pe piață noi invenții și inovații (cum ar fi Apple, Hewlett Packard și Microsoft), operează pe secrete comerciale precum Coca-Cola și KFC și alți antreprenori care dețin informații de proprietate.
Practic, vă puteți gândi la informații sensibile ca fiind orice tip de informație pe care voi o considerați strategică pentru produsul/serviciul vostru și care, dacă ar ajunge public, ar putea pune în pericol dezvoltarea serviciului/produsului (o rețetă, o culoare mai specială etc.).
Acordurile de confidențialitate sunt, de obicei, semnate înainte ca părțile să înceapă negocierile pentru asociațiile în participațiune, potențialele relații de licențiere, relațiile de distribuție, relațiile contractuale independente și, de asemenea, găsite în acordurile de franciză, situațiile de angajare în muncă și procesele de fuziune și achiziție.
Ai nevoie de un acord de confidențialitate pe care să-l poți folosi oricând? Îl găsești aici.
Elementele unui contract
Dat fiind că acordul de confidențialitate este, în principiu, un contract, este util să vă gândiți dacă aveți componentele juridice ale unui contract, atunci când creați acest acord.
De exemplu, în Marea Britanie, elementele cheie ale unui contract sunt:
Oferta.
O parte trebuie să facă o manifestare de voință de a încheia un contract cu intenția de a respecta termenii contractului, dacă acesta este acceptat de cealaltă parte.
Acceptarea.
Cealaltă parte trebuie să înțeleagă condițiile contractului și să le accepte.
Nu este validă dacă părțile sunt încă în negociere.
Până la semnarea oficială a contractului, părțile au dreptul să se răzgândească și să se retragă din negocieri.
Considerarea.
Considerarea este elementul de reciprocitate în care ambele părți își fac reciproc o promisiune de a pune în aplicare contractul.
Intenția de a crea relații juridice/intenția de încheiere a actului pentru a se produce anumite efecte juridice. Aici părțile intenționează să aibă consecințe juridice asupra contractului.
Certitudinea și caracterul complet.
Ambele părți trebuie să fie clare în declarațiile pe care le fac și să înțeleagă termenii contractului.
Părțile trebuie, de asemenea, să ajungă la un acord cu privire la toate elementele majore ale contractului și să nu existe niciun detaliu important pentru părți care să nu fi fost negociat.
Capacitatea
Părțile trebuie să aibă capacitatea juridică de a încheia un contract. În cazul în care se semnează ca proprietari unici, părțile trebuie să aibă vârsta de cel puțin 18 ani și trebuie să aibă discernământ(să nu sufere de o boală care să îi facă incapabili de a discerne).
Comparați acest lucru cu SUA, unde elementele-cheie ale unui contract sunt:
Oferta.
O ofertă este o promisiune făcută cu intenția de a încheia un contract, condiționată de un schimb, act, sau promisiune a altei părți.
Acceptarea.
Trebuie să existe un acord al celeilalte părți de a accepta termenii propuși.
Solicitările de modificare a condițiilor contractului ar constitui un contraofertă. “Counteroffer” (contraoferta) nu este sinonimă cu acceptarea.
Acceptarea trebuie comunicată de cealaltă parte sau de un reprezentant autorizat al celeilalte părți.
Considerarea.
Considerarea este fie un avantaj pentru promisor sau în detrimentul promisului și nu trebuie să fie monetar.
Scopul/obiectul juridic.
Contractul trebuie să aibă un scop juridic și nu poate face obiectul unui subiect ilegal.
Reciprocitatea obligației.
Trebuie să existe un acord cu termenii majori ai contractului și ambele părți trebuie să respecte promisiunile lor.
Competența și capacitatea.
Părțile trebuie să aibă cel puțin 18 sau 21 (în funcție de jurisdicție), competente și să aibă discernământ, să nu fie în stare de intoxicațieU cu alcool, substanțe psihoactive etc.) și să aibă autoritatea de a încheia contractul pe care îl vor semna.
După cum puteți vedea, există asemănări uriașe între elementele unui contract între cele două țări.
În ceea ce privește situația României, elementele esențiale ale unui contract sunt:
- capacitatea;
- consimțământul;
- obiectul;
- cauza;
- oferta;
- acceptarea.
Acum, să analizăm modul în care elementele unui contract sunt aplicate în exemple de diverse acorduri de confidențialitate.
Ofertă și acceptare
Părțile pot conveni verbal să execute un acord de confidențialitate. Confirmarea ofertei și acceptarea acordului va fi văzută prin semnarea de către părți a acordului.
Cu toate acestea, în general nu recomandăm ca un acord de confidențialitate să fie convenit doar sub formă verbală, deși este valabil, întrucât trebuie clar definite informațiile care fac obiectul acestui contract (cu cât mai detaliate, cu atât mai bine). Dacă convenim verbal asupra unor informații, în cazul unei divulgări nepermise, va fi foarte greu de demonstrat în fața instanțelor de judecată care sunt informațiile/seturile de informații asupra cărora ne-am înțeles că fac parte din acord.
Considerare
După cum sa menționat mai sus, “considerația” poate fi sub forma unui avantaj pentru promisor și/sau a unei daune făcute promitentului.
Adesea, schimbul de informații confidențiale valoroase de la partea care dezvăluie părții receptoare (partea care primește) este o dovadă a unui beneficiu pentru partea care primește. Altfel spus, eu îți transfer anumite obligații de pe urma cărora tu profiți sau le folosești cu un scop anume (de a încheia o tranzacție, de a dezvolta un produs, de a implementa o nouă linie de afaceri etc.).
În mod alternativ, consimțământul din partea părții receptoare de a nu divulga informații confidențiale sau de a folosi informația fără permisiune poate fi considerat un prejudiciu.
Intenția de a crea raporturi juridice
Întrucât acordurile de confidențialitate sunt create în mod normal într-un context comercial și nu se efectuează ca aranjamente interne sau sociale, este sigur să presupunem că există intenții de a crea raporturi juridice prin acest tip de acord.
Cu toate acestea, vor exista situații în care nu se vor crea raporturi juridice ulterioare acestui acord de confidențialitate (de exemplu când părțile încep negocierile pentru o preluare a unor părți sau crearea unui produs în comun, însă pe parcurs își dau seama că planurile lor de viitor nu coincid ș nu sunt pe aceeași lungime de undă).
Obiectivul/obiectul legal
Tranzacția de afaceri propusă între părțile pentru care acordul de confidențialitate ar fi semnat, evident, trebuie să fie legală.
Un acord de confidențialitate cu propuneri de fraudare a guvernului ar fi evident un exemplu de subiect ilegal de a avea un astfel de acord.
Cu toate acestea, este de asemenea important să evaluați domeniul de aplicare al acordului dvs. pentru a vă asigura că scopul acordului de confidențialitate al dvs. nu încălcalcă legile aplicabile.
De exemplu, unele jurisdicții adoptă o poziție mai fermă împotriva clauzelor anticoncurențiale decât alte jurisdicții. În cazurile în care instanțele au considerat că acordul de nedivulgare a introdus o restricție ilegală anticoncurenței asupra părții primitoare, precum în cazul lui Everett J. Prescott, Inc. împotriva Ross, instanța și-a exprimat dezacordul pentru aceste tipuri de clauze (care împiedică un angajat de perspectivele de muncă viitoare).
Prin urmare, asigurați-vă că, atunci când vă creați un acord de confidențialitate, veți respecta legile care vor fi aplicabile acordului. În caz contrar, instanțele judecătorești pot declara neaplicabil întregul acord. (Atenție în special la clauzele de confidențialitate/neconcurență pe care le introduceți în contractele de muncă și care trebuie să fie bine limitate, nefiind permise clauze generice care să nu îi mai permită persoanei respective să desfășoare în general acea activitate).
Siguranță și exhaustivitate
Este o bună practică să aducă atenția părților primare asupra punctelor importante ale acordului pentru a se asigura că aceștia înțeleg ce obligații există în acordul de confidențialitate pe care îl vor semna.
Articolul 25 din regulamentul de la Bruxelles impune existența unui consens între părți cu privire la competența acordului.
În cazul în care partea care primește este în Uniunea Europeană, atunci pentru a vă asigura că există dovezi clare că partea primitoare este de acord cu clauza de jurisdicție pe care ați elaborat-o pentru acord.
De asemenea, trebuie să vă asigurați că acordați părții care primește o perioadă rezonabilă de timp pentru a căuta consultanță juridică înainte de semnare.
Totodată, ca bune practici, încercați să scrieți cât mai clar obligațiile pe care le vor avea părțile în temeiul acestui acord (la ce se obligă, pe ce perioadă, care sunt sancțiunile etc.) și transpuneți într-un limbaj cât mai natural aceste lucruri.
Competență și capacitate
Toate părțile trebuie să aibă cel puțin 18 ani, să aibă discernământ și să nu fie intoxicați când semnează acordul. Persoana care semnează trebuie să aibă, de asemenea, autoritatea legală de a contracta în numele partidului.
O clauză pe care ar trebui să o utilizați în acordurile de confidențialitate este ca cea de mai jos luată de la modelul Acordului de confidențialitate reciprocă și de dezvăluire acordat de asociația consilierilor canadieni:
“Părțile afirmă că persoanele care execută acest acord au autoritatea de a obliga părțile la termenii prezentului acord.”
În plus, în zona de semnătură, trebuie să aveți un rând sau două care să permită persoanei care semnează să desemneze titlul și capacitatea în numele părții care primește.
Acest lucru contribuie la evitarea situației unei persoane care semnează în nume propriu, cu excepția cazului în care este unicul proprietar care operează în nume propriu.
Destinatar:
Numele companiei:
Semnătură___________
Titlu_______________
Data_______________
Mutualitatea obligației
Ambele părți trebuie să execute și să respecte obligațiile pe care și le-au asumat în condițiile negociate.
Iată un exemplu de clauză care indică faptul că acordul este obligatoriu luat de la Acordul de confidențialitate al Companiei Accuride:
Acord cu caracter obligatoriu. Acest acord va fi obligatoriu pentru beneficiar și filialele sale, succesorii, cesionarii, reprezentanții legali și toate societățile care controlează beneficiarul sau care sunt controlate de beneficiar și care vor acționa în beneficiul Accuride și a filialelor, succesorilor, cesionarilor, reprezentanților legali și tuturor corporațiilor care controlează Accuride sau sunt controlate de Accuride.
Nu uitați să includeți o clauză care să indice căile de atac în caz de încălcare, cum ar fi cea de mai jos, luată din nou din același exemplu ca mai sus:
Ordonanță președințială. Destinatarul înțelege și este de acord că orice utilizare sau pierdere a informațiilor confidențiale prin încălcarea prezentului acord va provoca un prejudiciu iremediabil și că daunele interese nu pot constitui o remediere suficientă pentru utilizarea neautorizată sau dezvăluirea de informații confidențiale și că Accuride se poate afla în situația de a nu avea nicio cale de atac la îndemână și, prin urmare, este îndreptățită, fără a renunța la alte drepturi sau căi de atac, la ordonanța președințială sau la măsuri reparatorii echitabile așa cum va considera că este adecvat o instanță competentă. Astfel de căi de atac nu vor fi considerate cai de atac exclusive pentru orice încălcare a prezentului acord, ci vor fi în plus față de toate celelalte cai de atac disponibile prin lege sau judecare pe cale arbitrală.
În afară de cele menționate mai sus, este important să includeți alte clauze pentru a vă asigura că acordul dvs. are o șansă mai mare de a fi acceptat de o instanță competentă, dacă va fi contestat vreodată (precum o definire clară a domeniului, scopului, informațiilor, perioada de timp, sancțiuni, despăgubiri, persoane care au sau pot avea acces la aceste informații etc).
Clauze suplimentare
Clauza # 1 – Domeniul de aplicare a informațiilor confidențiale
În mod obișnuit, părții dezvăluitoare (partea care transmite) i se dă libertatea de a specifica ce informații vor fi considerate confidențiale, dar este important să se asigure că domeniul de aplicare nu este prea vag și larg (adică nu putem scrie la modul general ”toate informațiile privind afacerea/proiectul X sunt considerate confidențiale).
Informațiile confidențiale pot fi limitate doar la informații scrise sau puteți alege să le extindeți și la informații verbale (de asemenea este bine de precizat și suportul/maniera în care aceste informații vor fi transmise – documente, e-mail, stick, cloud, prezentări, PDF, PPT etc.).
Cu toate acestea, este mult mai greu de dovedit în instanță că informațiile confidențiale au fost împărtășite (și dezvăluite cu încălcarea acordului) dacă nu există dovezi scrise.
Prin urmare, puteți să includeți o practică de transferare a tot ceea ce este transmis verbal într-o formă scrisă pe care o puteți marca ca fiind confidențială și să o dați părții receptoare păstrând în același timp o copie pentru propriile dvs. înregistrări.
Mai jos găsiți și un model generic de clauză privind conținutul informațiilor confidențiale.
Informații confidențiale. Informațiile confidențiale includ, dar nu se limitează la, documente, înregistrări, informații și date (verbale, electronice sau scrise), desene, modele, aparate, schițe, desene, planuri, planuri de marketing, analize, compilații, studii, software, prototipuri, eșantioane, formule, metodologii, formulări, cereri de brevet, know-how, rezultate experimentale, specificații și/sau afiliații beneficiarilor, angajați, ofițeri, din activitatea lor prevăzută în prezentul acord, indiferent dacă astfel de informații confidențiale au fost desemnate în mod expres drept confidențiale. Informațiile confidențiale includ, de asemenea, toate analizele, compilațiile, produsul de lucru, studiile și alte date sau materiale pregătite de sau aflate în posesia sau controlul destinatarului, care conțin, includ, se referă sau reflectă în alt mod sau sunt generate din orice informații confidențiale. Informațiile confidențiale pot fi furnizate în formă scrisă, orală, electronică sau altă formă. Destinatarul recunoaște că nici o reprezentare sau garanție, expresă sau implicită, nu a fost sau a fost făcută de sau în numele Accuride cu privire la exactitatea sau caracterul complet al informațiilor confidențiale furnizate destinatarului.
Clauza # 2 – Durata
Instanțele au tendința de a nu favoriza confideníalitatea cu o durată nelimitată, perpetuă, cu excepția cazului în care informațiile care sunt împărtășite sunt considerate un secret comercial.
În general, inclusiv din punct de vedere concurențial, se consideră că durata medie în urma căreia informațiile nu mai sunt sensibile, ci devin istorice este de 5 ani de zile (când vorbim despre cote de piață, furnizori, strategii etc.). Cu toate astea, este o diferență între o informație sensibilă și un secret comercial, așa cum vom vedea mai jos.
Secretul comercial obține în mod normal o protecție mai mare decât informația confidențială obișnuită deoarece posedă o valoare comercială inerentă pe baza păstrării secretului și conferă un anumit beneficiu economic proprietarului său. În plus, pentru a se califica drept secret comercial, trebuie depus un efort rezonabil pentru păstrarea confidențială a secretului comercial în orice moment(nu îl lăsam la îndemâna oricui – cum ar fi ca Coca-Cola să lase rețeta magică pe un birou?).
Cu toate acestea, dacă unele dintre informațiile dvs. sunt doar informații confidențiale obișnuite, care nu sunt calificate drept secrete comerciale, atunci trebuie să aplicați o durată finită pentru obligația de confidențialitate.
Dacă intenționați să împărțiți atât informații confidențiale obișnuite, cât și secrete comerciale, puteți alege să aveți două clauze distincte cu durate diferite de timp pentru a acoperi diferitele tipuri de informații.
Iată câteva clauze din Acordului Coca-Cola privind confidențialitatea, neconcurența și lipsa solicitării în cazul în care perioada de confideníalitate a informațiilor confidențiale obișnuite este limitată la doi ani de la încetarea contractului de muncă, dar confidențialitatea este obligatorie pentru secretele comerciale ale Coca-Cola:
Informații confidențiale și secrete comericale.
(a) În timpul angajării mele în The Coca-Cola Company, voi lua la cunoștință și voi avea acces la informațiile confidențiale ale Companiei. Sunt de acord că în timp ce sunt angajat în compania Coca-Cola și timp de doi ani după:
(i) încetarea angajării mele la The Coca-Cola Company, din orice motiv, sau
(ii) încetarea oricăror obligații de plată pe care Compania Coca-Cola le-a avut față de mine, voi avea încredere în toate informațiile confidențiale ale companiei și nu voi dezvălui, nu voi publica sau nu voi folosi aceste informații confidențiale, direct sau indirect, cu excepția cazului în care sunt obligat de lege și numai după ce au dat o notificare scrisă Companiei Coca-Cola. Dacă am întrebări cu privire la ce date sau informații ar fi considerate de companie ca fiind informații confidențiale, sunt de acord să contactez persoana/persoanele potrivite din cadrul companiei pentru o clarificare scrisă; și
(b) În timpul angajării mele în The Coca-Cola Company, voi lua la cunoștință de și voi avea acces la secretele comerciale ale Companiei. Voi recunoaște că societatea a făcut și va continua să facă eforturi rezonabile pentru a păstra secretele sale comerciale. Sunt de acord să păstrez confidențialitatea tuturor secretelor comerciale ale companiei care vin în cunoștință de cauză în timpul angajării mele la Compania Coca-Cola și nu trebuie să dezvălui, să public sau să utilizez în orice moment astfel de secrete comerciale, atât timp cât informația respectivă rămâne un secret comercial. Dacă am întrebări cu privire la ce date sau informații constituie un secret comercial, sunt de acord să contactez persoana/persoanele potrivite la companie pentru clarificări scrise.
Clauza nr. 3 – Excepții la cerința de confidențialitate
Mai jos sunt câteva dintre cele mai comune excepții de la cerința de confidențialitate în majoritatea acordurilor. Aceste excepții sunt, în general, utilizate astfel încât acordul de confidențialitate să fie considerat rezonabil.
- Informațiile pe care partea primitoare le-a primit de la o terță parte înainte de divulgarea informațiilor confidențiale.
Acest lucru se aplică informațiilor pe care partea primitoare le-ar fi primit de la o terță parte independentă, cum ar fi un furnizor neutru.
- Informații deja cunoscute de către partea care primește sau care sunt disponibile în domeniul public.
În cazul în care partea primitoare a avut deja cunoștințe anterioare ale informațiilor sau informațiile au fost deja publicate în domeniul public (fără vină sau nerespectare de către partea părții receptoare), atunci ar fi nerezonabil să se aștepte ca obligațiile de confidențialitate să se aplice.
- Partea primitoare a reușit să dezvolte informațiile în mod independent înainte de acorduul de confidențialitate.
Nu puteți solicita confidențialitatea asupra informațiilor pe care partea de primire le dezvoltă în mod independent (înainte de a face publicarea acelorași informații).
- Informațiile comunicate de instanță sau obligate prin lege.
Dacă partea primitoare este obligată din punct de vedere legal să vă dezvăluie informațiile printr-o hotărâre judecătorească, ar fi nerezonabil să țineți acest lucru împotriva lor.
Cu toate acestea, puteți include o clauză prin care cereți părții primitoare să vă informeze imediat despre o astfel de comandă(cerință), astfel încât să puteți căuta alte căi legale pentru a vă proteja informațiile.
Un exemplu de clauză care prevede toate aceste excepții poate fi găsită în acordul de dezvăluire și neutilizare al Universității din Connecticut:
Părțile vor fi scutite de toate obligațiile de la punctul 2 din prezentul acord privind informațiile confidențiale care:
a) au fost cunoscute în mod independent de oricare dintre părți înainte de schimbul de informații sau în mod independent dezvoltate în orice moment fără utilizarea informațiilor confidențiale ale celeilalte părți, dovedită prin documente scrise; sau
b) sunt în general accesibile publicului la momentul dezvăluirii sau, după dezvăluirea de mai jos, devin în general accesibile publicului prin vreo vină care poate fi atribuită uneia dintre părți; sau
c) sunt puse în continuare la dispoziția uneia dintre părți de către orice terță parte care are dreptul să facă acest lucru, așa cum este demonstrat prin documente scrise; sau
c) sunt obligați să fie divulgate prin lege sau printr-o hotărâre judecătorească sau printr-un ordin dat de instanță, cu condiția ca partea care face notificarea să informeze în prealabil cealaltă parte cu privire la această cerință de divulgare.
Clauza # 4 – Jurisdicția
Deși nu este necesar pentru ca acordul de confidențialitate să fie valabil (aplicându-se în acest caz regulile de drept comun), trebuie să căutați întotdeauna să includeți o jurisdicție și/sau o lege guvernantă care se va aplica acordului pe care urmează să îl semnați.
Dacă nu este prevăzută nicio jurisdicție și există o dispută, probabil veți ajunge la costuri juridice suplimentare pentru a determina acest lucru.
Valabilitatea și executarea acestui acord vor fi guvernate și interpretate în conformitate cu legile ________ (stat) aplicabile contractelor încheiate în întregime în acest stat, fără a aduce atingere prevederilor referitoare la conflictul de legi. Curțile federale și de stat aflate în ________ (stat) au jurisdicție exclusivă asupra oricărui litigiu care apare în legătură cu sau în legătură cu termenii prezentului acord și care este legat în vreun fel de acest acord, iar partea acceptantă:
(i) consimte la jurisdicția personală; și
(ii) renunță la dreptul de a ridica forum non conveniens sau orice obiecție similară.
În funcție de situația dvs., există și alte clauze pe care le recomandăm să le elaborați în acordul dvs. de confidențialitate, cum ar fi o clauză care acoperă rezilierea contractului și care furnizează un scop limitat pentru acordul dvs., precum și stabilirea a priori a unei limite de despăgubire în cazul divulgării datelor confidențiale (ceea ce se numește ”clauză penală” și are drept scop cuantificarea în mod prealabil a prejudiciului pentru încălcarea contractului, pentru a nu mai recurge la expertize în cazul unei dispute în fața instanțelor de judecată-și pentru a scuti timp și bani, of course).
*forum non conveniens-Competența discreționară a unei instanțe de a refuza exercitarea jurisdicției în cazul în care o altă instanță poate să instrumenteze un caz de o manieră convenabilă.
[embeddoc url=”https://www.avocatoo.ro/media/2019/09/Acordul-de-confidentialitate-checklist.pdf” download=”all” text=”Descarca”]
[1].Comunicarea Comisiei Europene – Orientări privind aplicabilitatea articolului 101 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene acordurilor de cooperare orizontală, publicată în JO C 11/1 la 14.1.2011 ce poate fi accesată aici.
[2].Consiliul Concurenței – Ghid privind conformarea cu regulile de concurență, ce poate fi accesat aici.
Un răspuns