⬅ ÎNAPOI

Avocați în pandemie: ce lecții pot învăța avocații după o lună de lucru de acasă?

sfaturi pentru avocati in pandemie

Avocați în pandemie? Indiferent de cum ne dorim să privim lucrurile, această lună a venit cu provocări pentru fiecare avocat, indiferent că face parte dintr-o societate mare sau un cabinet individual. Am pus o listă cu 13 practici la nivel mediu spre mare, să ne dam seama ce să abordăm pe viitor.

Aceste 13 practici vin ca răspuns la câteva dintre principalele probleme cu care s-au confruntat avocații din momentul în care munca s-a mutat de la birou acasă, în contextul pandemiei de coronavirus. 

Părțile 1-4 se aplică tuturor avocaților, 5-9 – partenerilor și 10-13 – asociaților. 

1. Adoptă un management flexibil al lucrului de acasă și stabilește-ți strategii de setare a obiectivelor 

Gestionarea eficientă a timpului și provocările stabilirii obiectivelor – întotdeauna printre principalele preocupări pentru parteneri și asociați – sunt cu atât mai importante acum, când mediile de lucru se mută în spațiul privat și incertitudinile abundă

Spre exemplu: este deal-ul x suspendat sau accelerat? Cum îl afectează legile și regulamentele COVID-19 pe clientul Y? Cum pot să îmi dezvolt cel mai eficient business-ul de acasă, pentru a-mi asigura continuitatea?). 

Pentru a te adapta cererilor în continuă schimbare, ia în considerare întocmirea a 3 liste:

  • Lucruri esențiale astăzi” (cele mai importante 2-4 lucruri – atât personale, cât și profesionale – pe care trebuie neapărat, fără excepție, să le rezolvi astăzi);
  • Oportunități” (10-20 de probleme personale/profesionale mai puțin urgente, pe care le vei rezolva în decursul următoarei săptămâni, în funcție de program (din această listă vei extrage lucrurile esențiale zilnice pentru lista anterioară));
  • Lista extinsă” (aceasta este lista foarte lungă a tuturor lucrurilor pe care trebuie sau îți dorești să le faci, dar încă nu știi când sau cum (actualizează periodic lista de oportunități cu elemente din lista extinsă).

Aceste categorii sunt bazate pe cartea “One Minute To-Do List” a lui Michael Linenberger. 

Separarea sarcinilor de muncă în trei niveluri de prioritate te va ajuta să eviți tendința comună a tuturor avocaților de succes: a considera totul o prioritate. 

Dacă îți permiți să delegi anumite lucruri către a doua (sau chiar a treia) listă, vei fi mult mai productiv (și te vei simți mai bine cu tine), pentru că întreaga ta energie va rămâne concentrată pe acele activități de maximă prioritate pe care alegi intenționat să le faci. Și, deoarece aceste liste sunt flexibile, ele se pot dezvolta odată cu schimbările aduse de pandemie. 

Dacă nu știi de unde să o apuci, ți-am pregătit 4 liste gata concepute, care abia așteaptă să fie completate.

[embeddoc url=”https://production.avocatoo.ro/wp-content/uploads/2020/04/Liste-TO-DO-Avocatoo-pandemie-COVID-19.pdf” viewer=”google”]

Si le poti primi in Inbox mai jos:

2. Încheie înțelegeri realiste acasă și respectă-le

Înțelege-te cu partenerul și copiii tăi și stabilește când te pot și când nu te pot deranja și, la fel de important, când vei lucra și când (și cum) le vei putea sta la dispoziție. Fii conștient, însă, că implementarea acestor reguli poate fi mult mai grea decât pare. Acestea sunt câteva resurse care pot fi de folos: 

  • Dacă ai nevoie de ajutor pentru a te opri din lucrat pentru că te-ai obișnuit să permiți muncii să îți ocupe și “timpul liber” (sau, mai degrabă, să îl înlocuiască), acest articol îți poate fi de folos. 
  • Dacă ești obișnuit să amâni lucrurile și acest fapt stă în calea productivității tale, încearcă acest TedTalk
  • Dacă ai întâmpinat dificultăți în a stabili limite cu familia ta, uite câteva resurse: pentru partener și pentru copii
  • Dacă întâmpini dificultăți în a-ți respecta limitele impuse pentru că mereu vrei să mai faci “doar încă un lucru” înainte să te oprești din muncă, citește un articol despre cum să gestionezi sentimentul de vină. 
  • Dacă ai vrea să încerci cel puțin una dintre metodele propuse anterior, dar nu te simți confortabil schimbându-ți obiceiurile, poate vei găsi acest articol folositor. 

Ține minte că munca de acasă este o sabie cu două tăișuri: este frumos să lucrezi din confortul casei tale, dar de cele mai multe ori acest lucru se traduce fie prin procrastinare, fie, dimpotrivă, prin a munci mult mai mult decât ai fi făcut-o dacă te duceai fizic la un birou. De aceea e important să-ți stabilești niște limite, pe care chiar să le respecți.

3. Adaptează-ți așteptările și administrează-le pe ale celorlalți 

Unele aspecte ale lucratului de acasă pot fi pozitive – spre exemplu, s-a dovedit că un mediu de lucru mai relaxat sporește creativitatea, iar limitarea timpului de navetă duce la mai mult timp rămas pentru lucrul profitabil. Dar există și oameni care pot suferi în urma acestei schimbări, în special la început – ex. mulți părinți nu își vor putea dedica toate cele 8 (sau mai multe) ore muncii, deoarece trebuie să își supravegheze copiii sau să îi ajute pe aceștia în timp real cu propriile metode de studiu de acasă.

Cu cât putem să ne obișnuim mai bine și mai repede cu această schimbare de situație, cu atât mai ușoară va fi tranziția pentru toată lumea, atât individual, cât și la nivel de organizație. 

Ghidul ăsta de la Atlassian îți va arăta cum să îmbini munca cu copiii când faci totul de acasă.


4. Îmbunătățește-ți competențele de delegare/ supraveghere/ feedback

În lumea muncii la distanță, competențele tuturor de delegare, supraveghere și feedback trebuie să fie mai bune –  mai frecvente, mai clare și mai realiste – decât în mod obișnuit. 

Există multe resurse pe internet despre cum să faci acest lucru în mod eficient, cum ar fi acest articol. Trebuie să ții minte că nu mai poți să chemi colegul sau omul de sub tine ca să îți dea raportul, ci va trebui să ai încredere că face un lucru bun.

Sfat: o să depui ceva efort la început pentru a explica mult mai în detaliu ce ai nevoie de la respectivele persoane cu care lucrezi pentru că nu pot ”să vadă prin scris”. Folosește mereu regula KISS – keep it simple stupid.


5. Stabilește protocoale pentru a evita lipsa de coordonare

Dacă ești într-o funcție de conducere sau de organizare a unei echipe, inițiază (cât mai repede, având în vedere nivelul crescut de muncă în aceste săptămâni) o conversație cu grupul/grupurile tale de muncă, pentru a te asigura că toată lumea știe când și cum să-i contacteze individual pe fiecare dintre membri și când aceștia sunt disponibili pentru a efectua task-uri substanțiale și pentru a se conecta cu alți membri sau clienți prin telefon, email etc.

De asemenea, e bine să ai întotdeauna pregătit un plan B pentru fiecare persoană (fie că sunt avocați sau persoane din exterior care te ajută pe diverse proiecte). 

Nu pleca de la prezumția că vei putea întotdeauna să contactezi persoana de care ai nevoie exact atunci când este necesar. Poate că în momentul respectiv își pune șosetele la spălat sau trebuie să ia ceva de pe foc. Au apărut zvonuri, în ultimele săptămâni, de la mari firme de drept despre probleme de tehnologie și conectivitate, precum și despre răspunsurile întârziate ale unor membri seniori, care au dus la împiedicarea unor tranzacții prin retragerea finanțării. Deși astfel de întâmplări sunt rare și vor deveni pericole din ce în ce mai reduse, pe măsură ce ne adaptăm la lucrul de acasă, cu cât sunt mai clare protocoalele tale de comunicare (atât în direcția “upstream” – cu managerii, cât și “downstream” – cu subalternii), cu atât mai bine va fi pentru clienți, pentru tine și pentru echipa ta. 

Gândește-te că aveai pe masă o tranzacție imobiliară în care erau implicate 12 persoane, din care 5 erau consultanți externi și 2 aparțineau firmei care se ocupă de real estate propriu-zis. Acum va trebui ca toate aceste persoane să se coordoneze on-line, fiecare de unde apucă. Și da, există posibilitatea de exemplu, să pice internetul pentru o persoană exact când trebuia să aibă un call important. Trebuie să ai un plan B.

6. Reorganizează-ți munca în funcție de dificultățile din viața reală

Serviciile de cea mai bună calitate sunt cruciale, în special în aceste vremuri nesigure. Dar realitatea stilului colectiv carantinat de viață este faptul că și colegii tai se confruntă cu circumstanțe personale dificile.

De exemplu, trebuie să aibă grijă de copii sau de persoane în vârstă în timpul orelor de muncă, se străduiesc să împartă spațiul limitat între doi soți care își desfășoară acum munca de acasă într-un apartament înghesuit, unii dintre ei au parteneri care lucrează în domeniul medical și sunt nevoiți să stea în izolare sau nu pot dedica timp familiei etc.).

Clienții, de asemenea, se confruntă cu aceleași dificultăți. 

Lucrurile vor merge mult mai bine dacă reușești să îți planifici munca luând în considerare și acceptând aceste probleme. 

7. Un scurt sfat important despre umanitate și conexiune 

Avocatura este o profesie care se bazează foarte mult pe relații interumane, mai ales că lucrezi cu oameni, care îți sunt și potențiali clienți la un moment dat. De aceea ai și o echipă. Cu toate acestea, e important de avut în vedere că totuși între parteneri și asociați există o ”ruptură”, mai ales că rar se întâmplă ca un partener să zică că apreciază un asociat (sau să știe că există în societate). 

Este foarte important în perioada asta să stabilești relații interumane destul de bine ancorate cu colegii tăi de echipă, indiferent de nivelul la care se află, pentru că trebuie să știi că te poți baza pe ei pentru a duce la îndeplinire proiectele și misiunea societății tale. Mai mult, să nu uităm că această pandemie duce la o rată crescută a depresiilor, iar ultimul lucru pe care și-l dorește cineva este să ajungă acolo. 

Când nimeni nu mai este conectat fizic și nivelul de anxietate depășește normele obișnuite, este cu atât mai important să îți amintești să păstrezi/reiei legătura cu ceilalți colegi. De asemenea, acest articol îți poate fi de folos. 

8. Sună-ți angajații personal și supraveghează-le activitatea în mod regulat 

Cu siguranță ai fost și tu inundat de numeroase articole despre nevoia de a comunica mai mult decât de obicei atunci când lucrezi de acasă. Acest lucru este important mai ales pentru firmele mari de avocatură, unde este posibil ca avocații coordonatori să nu cunoască celelalte angajamente ale oamenilor, în special atunci când aceștia nu sunt la birou. Dacă adăugăm și posibilitatea unei creșteri exponențiale a volumului de muncă odată cu implementarea noilor legislații pe timp de pandemie, amânarea litigiilor și modificarea termenelor limită, comunicarea frecventă devine cu atât mai importantă. 

Este și un moment bun să stai să te pregătești intens pentru perioada de după pandemie, când cel mai probabil instanțele judecătorești vor fi blocate, spre exemplu, de angajații care-și vor cere drepturile pe fondul nerespectării regulilor.

Dacă ești un avocat coordonator sau ai fost însărcinat cu coordonarea unui proiect, sună personal (și sună, nu da email) fiecare asociat și membru al personalului cât de curând poți și întreabă-i cum se descurcă în această perioadă și dacă există ceva anume cu care tu sau firma îi poate ajuta. Este foarte important în această perioadă de incertitudine, inclusiv financiară și economică, ca oamenii cu care lucrezi să știe că au de muncă și că îți pasă în mod direct de ei. Apoi organizează-ți (sau, în funcție de stilul personal și de relația cu ceilalți, deleagă către avocații seniori sau manageri) un program sistematic de apeluri telefonice cu același scop. 

Chiar dacă durează doar 10-15 minute, un apel sau o videoconferință cu fiecare persoană ajută enorm la consolidarea loialității și a conexiunii. Totodată, acestea (i) permit asociaților și personalului să îți comunice volumul de muncă și orice constrângeri de timp, (ii) facilitează o discuție de feedback, fără ca cineva să se simtă obligat să atingă un prag artificial (și adesea intimidant) mai întâi, și (iii) permit asociaților și personalului din grupul tău de lucru să împărtășească metodele prin care se descurcă ei și familiile lor în această perioadă (ceea ce va deveni din ce în ce mai important, cu cât din ce în ce mai mulți dintre noi vor ajunge să cunoască pe cineva infectat cu COVID-19). 

9. Oamenii vor să audă direct de la liderii lor

În vremuri de nesiguranță, zvonurile abundă, în special datorită lipsei interacțiunilor față în față, în timp ce oamenii din afara cercului intern al managementului încearcă să găsească un sens în frânturile de informații disponibile și să umple un vid informațional. În ciuda faptului că nimeni nu are un glob de cristal, pentru a putea prezice impactul economic complet al COVID-19, și deși discreția este necesară, un lider trebuie să fie proactiv, sincer și deschis față de părțile interesate. Acest lucru presupune comunicarea, printr-o corespondență constantă și prin transparență, atât de mult cât este posibil, pe măsură ce situația firmei, a lucrului și a clienților se modifică. O abordare directă va calma spiritele, va consolida loialitatea și se va dovedi profitabilă la sfârșitul pandemiei. 

10. Fii realist și sincer în fața propriilor constrângeri

Anticipează și comunică sincer și lămurit propriile probleme întâmpinate în timpul lucratului de acasă. Spre exemplu, dacă ești responsabil de îngrijirea unui copil mic în timpul unei videoconferințe, asigură-te că ceilalți membri ai echipei știu asta, pentru a putea să te ajute, fie prin a reprograma întâlnirea, fie prin a te ajuta să gestionezi cu finețe situația (mai ales dacă nu este un apel intern). 

Mai mult, nu îți fie teamă să îți dezvălui și latura umană. Dimpotrivă, poate vei avea de câștigat. Să zicem că ești în mijlocul unei video-conferințe și copilul tău intră brusc pe ușă și sare la gâtul tău zicând că vrea să ieșiți în curte să aruncați la coș. Nu te simți jenat de această situație – suntem oameni și apreciem relațiile interumane.

Mulți avocați, în special dintre cei tineri, se compromit, deoarece consideră că vor părea lipsiți de profesionalism dacă își împărtășesc dificultățile. Dar clienții, membrii echipei și ceilalți oameni care se bazează pe tine ar prefera întotdeauna să fii transparent, realist și onest, în loc să “faci pe eroul” și să ratezi un termen limită, să nu faci ceva ce ai promis sau să arăți neprofesional (deși, cu siguranță, standardul pentru ce “arată profesional” se va schimba odată cu lucratul de acasă, în special acolo unde trăiesc și copii).  

11. Preia controlul asupra propriei munci și fii realist cu privire la ce implică acest lucru

Deși a fost întotdeauna important să preiei controlul asupra propriei munci, acest lucru este cu atât mai necesar când nu se află nimeni la birou, pentru că a devenit astfel imposibil ca ceilalți să vadă ce lucrezi și să se asigure că ești pe drumul cel bun. Și, având în vedere că mulți avocați seniori își dedică toată atenția pentru a-i ajuta pe clienți să respecte noile reglementări legate de COVID-19, este cu atât mai important ca ei să se poată baza pe colegii mai puțin experimentați. 

Asta înseamnă că, indiferent de nivelul de senioritate, este de datoria ta, la începutul unei sarcini de lucru, să te asiguri că știi foarte clar cum/cui/când să pui întrebări, cât de des ar trebui să-și verifici munca împreună cu un membru senior, cum ar trebui să arate “produsul finit”, care este termenul limită- spre exemplu, EOB sau “încheierea activității” înseamnă 5 p.m. sau miezul nopții?; Cui trebuie să îi trimiți produsul finit și în ce formă (email? software? altă formă?). 

Munca de acasă este o provocare și pentru tine ca partener pentru că nu mai ai la dispoziție tot personalul din subordine care te ajuta de zi cu zi, inclusiv cu sarcinile administrative. Așa că e cazul să regândești un pic strategia și să-ți aduci aminte cum era la începutul carierei. Doar că acum ești în avantaj, având și toată experiența.

12. Gândește-te la moduri în care poți contribui

Unele arii de practică (de exemplu, M&A, real estate etc.) ,s-au împotmolit în această perioadă, iar altele își încetinesc activitatea. Dacă volumul tău de muncă s-a micșorat, există metode prin care poți contribui. În timp ce alții sunt ocupați ajutând clienții să gestioneze criza și orele plătite, gândește-te ce ai putea face să îți ajuți firma și pe colegii mai ocupați. 

Acestea sunt câteva sugestii prin care ai putea aduce valoare sporită:

  • Poate echipa de gestionare a COVID-19 din cadrul firmei tale ar putea beneficia de ajutor în organizarea unui studiu la nivel local, național sau european, pentru a oferi consultanță potrivită clienților cu privire la noua legislație;
  • Familiarizează-te cu noile progrese legislative și întocmește un document de informare pentru clienți;
  • Angajează-te în dezvoltarea business-ului (ex. Hai să bem o cafea virtuală) cu clienții de la nivelul tău, pentru a afla mai multe despre cum se descurcă și despre cum tu și firma ta îi puteți susține pe ei și organizațiile lor în această situație de criză;
  • Începe să te instruiești cu privire la o nouă arie de practică relevantă în perioada COVID-19 (ex. asigurări, faliment, insolvență, dreptul muncii);
  • Unele firme îi încurajează pe asociații al căror volum de muncă s-a diminuat acum să urmărească activitatea avocaților din ariile de practică mai ocupate, pentru a învăța mai mult despre acestea. Ia și această posibilitate în considerare, dar, înainte să propui ideea, asigură-te că acei avocați nu sunt atât de ocupați încât cererea ta li se va părea insensibilă față de realitatea actuală. 
  • Munca pro bono este, în general, o opțiune foarte bună atunci când munca plătită scade. Dar este esențial să te asiguri mai întâi că acest fel de muncă este în conformitate cu prioritățile firmei. 

Cu cât poți să fii mai activ și mai creativ în contribuțiile tale, cu atât mai bine.   

Anticipează care sunt nișele care se vor dezvolta după ce va trece această pandemie, precum dreptul muncii, dreptul contravențional, problemele care țin de magazine online, security & privacy etc. Poti arunca un ochi pe articolele noastre scrise cu ocazia pandemiei COVID-19 ca sa iti dai seama pe unde vor fi problemele in viitor.

13. Cere feedback, apoi învață și acționează conform acestuia

Una dintre cele mai importante datorii ale unui asociat este dezvoltarea profesională, prin valorificarea comentariilor/feedbackului de la avocații seniori. Este la fel de esențial, în special în timpul lucrului de acasă, să acționezi pozitiv și să ceri acest feedback dacă nu îți este oferit. Astfel, poți spori valoarea serviciilor acordate clienților tăi în aceste vremuri dificile. 

Dacă nu ești sigur cum să ceri feedback, acest articol îți poate fi de folos. 

Cum gestionezi munca ta de avocat de acasă? Care sunt principalele provocări pe care le-ai întâlnit?

Poza de Andrea Piacquadio pe Pexels. Articol tradus si adaptat de aici.

    Lasă un răspuns

    Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

    *

    code