Cele mai adecvate practici pentru protecția avertizorilor de integritate
16 minute • Roxana Lisandru • 16 mai 2022
Având în vedere că reglementările privind denunțarea sunt în creștere la nivel global și că o nouă eră a responsabilității și a transparenței converge cu tendințele de lucru flexibil, tot mai mulți directori sunt interesați de găsirea și implementarea celor mai adecvate practici pentru încurajarea raportării încălcărilor privind integritatea în cadrul structurii de lucru. Acesta a fost contextul unui webinar recent găzduit de compania mamă a WhistleB, NAVEX Global, la care a participat și consilierul juridic al WhisleB, Jan Stappers.
Peste 500 de participanți au luat parte la seminarul web intitulat “Workplace Whistleblowing: Ce trebuie să știe consiliul dumneavoastră de administrație”, iar numărul și calitatea întrebărilor primite au determinat materializarea acestui articol de follow-up. Întrebările au variat de la identificarea canalelor adecvate de raportare a practicilor interne neconforme, la abordarea sesizărilor formulate care nu sunt tocmai raportări per se ale unor activități neconforme, mergându-se până la aspecte privitoare la crearea unei culturi juste care să încurajeze raportarea unor astfel de evenimente.
În acest articol am grupat întrebările pe teme comune și am răspuns acestor întrebări, prin sugerarea celor mai adecvate practici pentru raportare încălcărilor. În mod cert, acestea vor fi valoroase pentru orice organizație preocupată de a implementa un program eficace de raportare a încălcărilor.
Implementarea unei culturi a încrederii care să încurajeze raportarea încălcărilor semnalate.
- Ce poate face o organizație pentru a îmbunătăți rata de raportare din surse cunoscute, în detrimentul celor din surse anonime? De asemenea, de ce ar putea o organizație să aibă tendința de a primi mai multe sesizări din surse anonime?
Teama de represalii pare a fi principalul motiv din cauza căruia oamenii optează pentru raportarea anonimizată a încălcărilor interne. Constatăm că organizațiile care reușesc să creeze o cultură a încrederii și a transparenței primesc sesizări ceva mai confidențiale (prin comparație cu cele anonime). O cultură în care semnalarea și sesizarea problemelor se caracterizează prin protejarea și susținerea unor astfel de inițiative este extrem de eficace.
Managementul superior trebuie să implementeze ceea ce predică: menținerea unei structuri solide de raportare, susținerea comunicării cu privire la fapte neconforme reglementărilor interne ale organizației și menținerea permanentă a conștientizării cu privire la acest aspect.
La nivel tactic, formarea continuă și inducerea conștientizării valorilor companiei sunt susceptibile de a îmbunătăți cadrul de raportare. Acest lucru se poate institui prin programe online de implementare, accesibile discreționar tuturor angajaților sau la solicitarea acestora, precum și prin promovarea ideii de comunicare ca parte a proceselor standard ale departamentul de HR-reurse umane(inducție, întâlniri 1:1, întâlniri de echipă).
- Este utilizarea canalul de raportare o reflecție a lipsei de încredere în protocoalele de gestionare a liniei de lucru?
Nu, dimpotrivă: raportarea internă arată că oamenii au încredere în organizație pentru a rezolva problemele în mod corespunzător. Raportarea internă poate indica o atmosferă deschisă, o cultură sănătoasă în cadrul organizației-dacă lucrurile nu ar sta astfel, angajații în mod cert ar opta pentru raportarea prin utilizarea unor mijloace externe sau denunțarea publică a evenimentelor.
- Ar trebui să fiu îngrijorat ca angajator că avem un număr foarte mic de raportări interne?
Eventual, organizația dumneavoastră a reușit să reglementeze un mediu în care incidentele de risc crescut sunt evidențiate sau posibilele fapte ilicite sunt abordate încă dintr-un stadiu incipient. Indiferent de situație, ar putea fi util să fie luate în considerare activitățile care cresc gradul de conștientizare sau de formare și instituirea unei terțe părți care să evalueze eficiența structurii de raportare.
- Ar trebui organizațiile să stimuleze raportarea?
Da, deși modalitățile de stimulare pot lua multe forme, recunoașterea semnificației acestora este un aspect important. A manifesta recunoștință față de avertizor, pentru valoroasa sa contribuție, este un pas adesea trecut cu vederea sau subestimat.
- Aveți vreo părere cu privire la modul de promovare a raportării încălcărilor, ca activitate benefică pentru personal?
Companiile ce se caracterizează printr-un grad sporit de etică și de transparență internă sunt medii mai propice de lucru și care facilitează dezvoltarea. Implementarea unui asemenea cadrul de lucru, cu siguranță, va produce încântare în rândul angajaților.
Sisteme și proceduri adecvate pentru raportările avertizorilor de integritate.
Ați putea lua în considerare să împărtășiți rezultatele doleanțelor avertizorilor de integritate cu personalul, în ansamblul său. Aceasta este o parte importantă a inducerii angajamentului și a demonstrării implicării. Acest aspect ar putea fi realizat prin expunerea publică a măsurilor generale ce au fost determinate de un raport sau prin permiterea accesului la statistici anonimizate ale rezultatelor sesizărilor.
- Din moment ce exista o linie telefonică globală dedicată avertizorilor de integritate, mai este trimiterea unei sesizării prin poștă o variantă viabilă?
Luând în considerare riscul privind securitatea informațiilor, riscul de întârziere și riscul de pierdere a corespondenței fizice și, totodată, ținând seama de faptul că gestionarea cazurilor de raportare a încălcărilor face obiectul legislației privind protecția datelor, există tot mai puțină susținere pentru existența unor sisteme de sesizare nesigure.
În cazurile în care poziția topografică a spațiului de lucru permite, sesizările pot fi, de asemenea, depuse personal -modalitate cunoscută sub denumirea de sesizări “Walk up”(,,mergi sus”, la departamentul corespunzător). Raportările pot fi încărcate în sistemul dumneavoastră de gestionare a cazurilor și apoi monitorizate, gestionate și raportate în același mod ca și sesizările primite prin alte canale.
- Ce se întâmplă cu sistemele pentru organizații mici care dispun de 20 de angajați sau de un număr asemănător?
Faptul că oamenii colaborează strâns face ca garantarea confidențialității și a anonimatului să fie o provocare. Numirea unei terțe părți pentru a evalua raportările primite ar putea fi o soluție. De asemenea, sunt disponibile sisteme digitale de tipul „plug-and-play”(ușor de accesat și care se pun în funcțiune instantaneu) cu reguli de securitate și protecție a datelor încorporate, care sprijină întreprinderile mai mici în conformarea la prescripțiile acestor reguli.
- Este considerată mai adecvată varianta de a încuraja angajații să se adreseze mai întâi direct conducerii organizației sau atenția ar trebui canalizată, în principal, pe sesizările făcute prin intermediul canalului intern de raportare a încălcărilor?
Cel care sesizează cele constatate ar trebui să aibă libertatea de a alege cel mai adecvat canal de raportare, fără a fi limitat sau orientat către un anumit canal.
- Care sunt argumentele ce pot fi aduse în susținerea ideii de creștere a grupului de persoane care au posibilitatea să semnaleze neregulile?
Extinderea grupului de potențiali avertizori de integritate, prin a include în această sferă clienții, furnizorii și foștii angajați, sporește probabilitatea de a primi sesizări relevante. Persoanele aflate pe o poziție de imparțialitate față de organizație sunt uneori mai îndrituite să semnaleze chestiuni sensibile, prin comparație cu persoanele care activează în cadrul organizației.
Mai mult, permiterea accesului către aceste mijloace mai multor persoane interesate este, de asemenea, o modalitate de a evidenția faptul că organizația dumneavoastră este responsabilă cu privire la desfășurarea activității în mod etic și transparent și se preocupă de stoparea integrală a abaterilor în activitatea desfășurată, astfel încât pe piață să fie livrat un produs valoros.
Cele mai adecvate practici pentru gestionarea cazurilor de raportare și a procedurilor colective
- Se impune ca organizația să împărtășească rezultatul sesizării cu avertizorul de integritate?
În contextul raportărilor interne, în măsura în care este posibil din punct de vedere legal și în cea mai inteligibilă manieră posibilă, informarea autorului sesizării cu privire la măsurile determinare de raportarea făcută este esențială, pentru consolidarea încrederii în eficacitatea sistemului general de protecție a avertizorilor. De asemenea, această practică reduce probabilitatea reiterării unor raportări inutile sau a unor dezvăluiri publice.
Persoana care denunță ar trebui să fie informată într-un interval de timp rezonabil cu privire la măsurile avute în vedere sau luate ca urmare a raportului și la motivele pentru care s-a optat pentru acea măsură. Acțiunile ulterioare ar putea viza sugerarea sesizării altor canale sau utilizarea altor proceduri, încheierea procedurii pe baza lipsei de dovezi suficiente sau a altor motive, lansarea unei anchete interne și, eventual, referiri cu privire la constatările avertizorului și la orice măsuri luate pentru a soluționa problema ridicată sau orientarea către o autoritate externă pentru investigații suplimentare.
În toate cazurile, persoana care raportează ar trebui să fie informată cu privire la evoluția și rezultatele investigației. Ar trebui create pârghiile necesare pentru a solicita celui care raportează să furnizeze informații suplimentare, în cursul anchetei, fără a impune totuși obligativitatea furnizării unor astfel de informații.
(Dacă domiciliați în UE, acest domeniu va fi reglementat prin transpunerea Directivei UE privind Protecția Denunțătorilor în legislația națională, cel târziu până în decembrie 2021).
- Dar nu ar putea exista un potențial risc, dacă avertizorul este informat cu privire la progresul unei plângeri?
În mod cert, trebuie găsită o cale echitabilă între drepturile și obligațiile avertizorilor, ale organizației și ale altor persoane implicate (de exemplu, cele acuzate sau vizate de raport). În cazul în care sesizarea este anonimă, tehnologia poate ajuta la permiterea unui dialog și, în același timp, face posibil ca anonimatul unui avertizor să fie menținut. Cu siguranță, nu ar trebui să fie puse la dispoziția celor care divulgă neregulile semnalate informații sensibile, deoarece ar putea fi în detrimentul procesului de investigare și soluționare a neregulilor.
- Este necesar să se procedeze la investigarea imediată a unui raport anonim, dacă nu sunt furnizate detalii specifice?
Procesul de raportare ar trebui să faciliteze interacțiunea cu avertizorul, fie printr-o soluție tehnologică, fie printr-un alt proces de feedback solid. Inițierea unui dialog determină încredere și vă permite să ajungeți la esența unei sesizări. Cu toate acestea, nu toți avertizorii doresc să furnizeze informații suplimentare. Strategia dumneavoastră de investigație ar trebui să țină cont de situațiile în care este posibil ca informațiile suplimentare din partea avertizorului să nu fie disponibile.
(Dacă domiciliați în UE, acest domeniu va fi reglementat prin transpunerea în legislația națională a Directivei UE privind Protecția Denunțătorilor, cel târziu până în decembrie 2021)
- Recomandați un anumit interval de timp în care măsurile trebuie să fie luate, astfel încât să fie prompte și eficiente?
Depinde de fiecare organizație cât de prompt decide să ia măsurile necesare. Timpul de răspuns recomandat variază în funcție de problema evidențiată, de urgența remedierii acesteia și de complexitatea investigației necesare. În orice caz, se recomandă ca avertizorul să fie informat cu privire la faptul că raportul este abordat.
(Dacă domiciliați în UE, acest domeniu va fi reglementat prin transpunerea în legislația națională a Directivei UE privind Protecția Denunțătorilor, cel târziu până în decembrie 2021)
- Mulți avertizori de integritate nu furnizează informații factuale pentru a-și susține acuzațiile. Cum gestionăm astfel de raportări?
Raportările rareori ajung completate cu informațiile necesare. Este recomandat un proces robust de triaj și investigare care să permită dialogul și comunicarea cu un avertizor. Sarcina incumbă organizației, nu avertizorului, de a investiga raportările și de a evalua utilitatea punctuală a acestora. Țineți cont de faptul că mulți avertizori sunt prudenți și temători de represalii, astfel încât pot alege să nu furnizeze informații detaliate, până când nu primesc asigurări în acest sens.
- Cum protejăm identitatea avertizorilor atunci când încercăm să investigăm problemele?
Prin păstrarea anonimatului sau a confidențialității acestor persoane, de exemplu, prin crearea unor canale sigure și a instituirii unor persoane imparțiale și cu experiență care să se ocupe de raportări.
- Cum puteți să vă asigurați, uneori chiar prin utilizarea unor mijloace de coerciție, că echipele gestionează cazurile astfel încât toate elementele să fie abordate?
Sesizările avertizorilor de integritate pot varia foarte mult în ceea ce privește subiectul vizat și necesită multe arii de expertiză. Este o idee bună să desemnați anumite persoane care să supravegheze întregul proces. Acest lucru poate fi, de asemenea, externalizat către terți, cum ar fi societățile de avocatură. În cadrul organizațiilor mai mari, ar putea fi, de asemenea, util să se înființeze o echipă formată din reprezentanți dintr-o serie largă de domenii, inclusiv juridic, de conformitate, de resurse umane, de contabilitate, de etică și deontologie și așa mai departe.
- Ce se întâmplă dacă o companie desemnează un manager responsabil cu primirea sesizărilor care nu este de încredere
În asemenea situații este, cu precădere, necesar ca persoanele desemnate să aducă o contribuție valoroase prin activitatea lor, astfel încât rapoartele să poată fi evaluate în mod corespunzător și cât mai independent. Combinația de roluri și interacțiunea dintre departamente poate îmbunătăți integritatea echipei. De asemenea, ar fi util să reglementați o procedură de escaladare a unor asemenea impedimente, atunci când vă configurați programul de abordare, astfel încât echipa dumneavoastră să fie pregătită.
- Sub auspiciile cui ar trebui plasat procesul de raportare?
O combinație între departamentul juridic, de conformitate și, poate, de audit intern ar fi optimă. De asemenea, bine ar fi să luați în considerare înființarea unei echipe de supraveghere și a unui consiliu de etică.
Cele mai bune practici pentru tratarea cazurilor care nu sunt raportări de integritate sau a sesizărilor răuvoitoare
- Ar trebui ca modul în care angajații își expun nemulțumirile să fie integrat în procedura de raportare sau poate fi menținut separat?
Acest lucru depinde de caracteristicile inerente fiecărei organizații. Este recomandat a nu se pune povara clasificării raportărilor în sarcina avertizorului, ci acest lucru să fie făcut de către experți din rândul departamentului desemnat cu primirea raportărilor.
Vă recomandăm să priviți dincolo de definițiile legale stricte ale raportării încălcărilor. De exemplu, rapoartele care vizează departamentul de resurse umane pot fi un indiciu foarte bun al existenței unei culturi a muncii neatractive, care este susceptibilă să conducă la comiterea unor încălcări ale regulilor interne. În acest cazuri, este recomandat a se notifica persoana care a trimis raportul și să fie trimis managerului competent, departamentului de resurse umane sau altor asemenea persoane, în funcție de circumstanțele concrete.
- Cum pot cei competenți să distingă între rapoartele veridice privind integritatea în relațiile de muncă și rapoartele răuvoitoare și false?
Un raport rău intenționat este unul dintre acelea cu privire la care este de notorietate că este fals sau care este în mod deliberat sau intenționat înșelător. Dialogul cu avertizorul de integritate ar putea oferi unele indicații cu privire la determinarea faptului că un raport este de bună-credință sau de rea-credință.
Prevenirea represaliilor împotriva avertizorilor de integritate
- De ce unii avertizori de integritate sunt supuși represaliilor pentru luarea unor decizii foarte dificile în situații care adesea sunt neplăcute și cum îi putem proteja în mod eficient?
Anumite persoane s-ar putea simți amenințate de un raport și, prin urmare, ar putea recurge la represalii împotriva avertizorilor de integritate.
O modalitate de a minimiza represaliile poate fi prin recunoașterea meritelor avertizorilor în mod public; spre exemplu, multinaționala H&M l-a angajat pe avertizorul de integritate de la Cambridge Analytica ca director de cercetare.
- Cum abordați potențialele represalii împotriva avertizorilor externi?
Astfel de abordări ar trebui condamnate și împiedicate, din moment ce descurajează raportarea neregulilor. Reduceați la minimum riscurile de represalii sau orice alte consecințe negative pentru avertizor, prin a vă asigura că toate informațiile furnizate rămân confidențiale.
(Dacă domiciliați în UE, acest domeniu va fi reglementat prin transpunerea în legislația națională a Directivei UE privind Protecția Denunțătorilor, cel târziu până în decembrie 2021)
Și, în cele din urmă, întrebări referitoare la Directiva privind Protecția Persoanelor care Raportează Încălcări ale Dreptului Uniunii Europene
- Reprezintă frauda și corupția singurele aspecte ce pot face obiectul raportărilor?
Nu, Directiva acoperă încălcările tuturor ramurilor dreptului Uniunii Europene. Se preconizează că cel puțin anumite state membre vor extinde domeniul de aplicare al situațiilor acoperite de dispozițiile acesteia. Recomandăm ca orice abatere la locul de muncă să fie considerată relevantă. Acest lucru ar putea fi frauda sau corupția, luarea și darea de mită, probleme legate de drepturile omului, confidențialitatea datelor etc..
- În cazul în care avertizorul nu respectă măsurile propuse de Directivă și se manifestă public, poate fi promovată o acțiune în justiție împotriva acestuia?
Directiva oferă în mod explicit protecție avertizorilor în astfel de scenarii. Avertizorul se poate manifesta în spațiul public, dacă această decizie a fost luată în considerarea unor motive rezonabile, precum lipsa de încredere în sistemul intern de gestionare. Dacă nu ar sta astfel lucrurile, acțiunea în justiție ar putea fi într-adevăr o variantă. Cu toate acestea, organizațiile ar trebui să ia în considerare riscurile pentru organizația implicată: a da în judecată un avertizor este, cu siguranță, o chestiune delicată cu multe implicații.
- Cum navigați prin varietatea de definiții care apar în diferite jurisdicții, precum și prin varietatea de standarde în materie?
Alegeți soluțiile care vă permit să respectați diferitele cadre normative naționale. În cazul unor obligații care se suprapun, vă recomandăm să aderați la cel mai strict cadru legislativ; în acest fel, vă asigurați că respectați toate legile aplicabile, iar organizația dumneavoastră astfel demonstrează dedicare față de practicile etice.
Poză de Keira Burton pe Pexels
