Regulamentul intern – probleme teoretice și practice
15 minute • Raluca-Maria Vasiliu • 20 martie 2023
Dacă te afli la început de drum în lansarea unei afaceri sau dacă ești deja în domeniu de ceva timp și vrei să afli mai multe despre utilitatea acestui document, ai nimerit bine. Regulamentul intern este un act care nu trebuie să lipsească niciunui angajator, mic sau mare, persoană juridică de drept public sau privat, deoarece reglementează raporturile juridice cu cea mai importantă resursă a unei afaceri – resursa umană.
Importanță
Regulamentul intern prezintă o deosebită importanță pentru toți angajatorii, deoarece este un act intern, obligatoriu de adoptat, care îți permite să personalizezi organizarea muncii în unitatea ta și să concretizezi condițiile în care acorzi drepturi și prevezi obligații pentru salariații tăi, acolo unde legea îți lasă ție această prerogativă. Acest document este un instrument util și avantajos, care îți permite să uzezi în mod concret de toate drepturile acordate de lege în sfera raporturilor de muncă.
Diferența dintre Regulament intern și Regulament de ordine interioară
Am observat de-a lungul timpului că se face confuzie între Regulamentul intern și Regulamentul de ordine interioară, chiar și în articolele așa zis de specialitate, care promit încă din titlu să te învețe tot ce trebuie să știi despre el.
Fără a urmări să plictisim cititorul cu chestiuni de ordin teoretic, este important să clarificăm câteva noțiuni de bază.
Noțiuni de bază
- natura actelor – ambele sunt acte unilaterale care emană de la angajator. Totuși, Regulamentul intern este întocmit prin consultarea prealabilă a sindicatului sau a reprezentanților salariaților, pe când Regulamentul de ordine interioară este un act intern, care se adoptă prin decizie unilaterală a angajatorului, fără obligația legală de a consulta salariații. Așadar, în cazul Regulamentului intern, condiția consultării prealabile este o condiție de valabilitate a actului ce urmează să fie întocmit. Acest lucru înseamnă că Regulamentul intern întocmit fără consultarea sindicatului/reprezentanților salariaților este lovit în integralitatea sa de nulitate. Totuși, nulitatea nu operează prin efectul legii, ci trebuie constatată de către o instanță de judecată sau pe cale amiabilă între părți (angajator – salariați).
- temeiul de drept – Regulamentul intern este reglementat de art. 241-246 din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, pe când Regulamentul de ordine interioară are ca temei de drept art. 187 din Codul civil, care prevede că: “Orice persoană juridică trebuie să aibă o organizare de sine stătătoare şi un patrimoniu propriu, afectat realizării unui anumit scop licit şi moral, în acord cu interesul general.” Codul muncii nu reglementează expres Regulamentul de ordine interioară, așa cum o face în cazul Regulamentului intern, ci vorbește doar despre dreptul angajatorului de a stabili organizarea și funcționarea unității sale în art. 40 alin. (1) lit. a).
- conținutul actelor – În cazul Regulamentului intern, Codul muncii prevedere expres care este conținutul minim obligatoriu al acestui act prin dispozițiile art. 242, pe când în cazul Regulamentului de ordine interioară nu există nicăieri o astfel de prevedere. Regulamentul de ordine interioară are mai degrabă rolul de a stabili structura generală a unei persoane juridice (compartimentele de lucru, conlucrarea dintre ele, raporturile ierarhice, circuitul intern al documentelor/produselor/materialelor).
Acum că am lămurit ce sunt aceste acte și ce conțin, să trecem la probleme de ordin practic.
Este obligatoriu ca aceste două acte să fie separate?
Nu, ai posibilitatea de a trata printr-un singur document atât aspectele care țin de organizarea și funcționarea unității, cât și normele de disciplină a muncii, de concretizare a drepturilor și obligațiilor părților la raportul juridic de dreptul muncii (angajat și angajator deopotrivă), precum și celelalte aspecte obligatoriu de tratat în Regulamentul intern.
Totuși, trebuie să fii atent atunci când adopți un astfel de act, deoarece el trebuie privit ca un întreg. Pentru existența legală a Regulamentului intern este necesară consultarea prealabilă cu sindicatul sau cu reprezentanții salariaților, iar pentru adoptarea unui document hibrid (ROI+RI) se vor aplica aceleași cerințe de valabilitate.
Cum e cu versiunea hibrid
Ce se întâmplă dacă adopți un asemenea document hibrid fără consultare? Ei bine, prevederile specifice Regulamentului de ordine interioară vor fi considerate valabile, deoarece ele se pot adopta prin decizie unilaterală a angajatorului, însă prevederile specifice Regulamentului intern vor fi considerate nule. Când afirmăm acestea, ne bazăm pe dispozițiile art. 1255 alin. (1) din Codul civil: “Clauzele contrare legii, ordinii publice sau bunelor moravuri şi care nu sunt considerate nescrise atrag nulitatea contractului în întregul său numai dacă sunt, prin natura lor, esenţiale sau dacă, în lipsa acestora, contractul nu s-ar fi încheiat.”
Întocmirea și adoptarea Regulamentului intern. Cum se face?
Nu există o procedură prestabilită de către lege, singura obligație a angajatorului fiind aceea de a întocmi Regulamentul cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, după caz.
Pași propuși
Din punct de vedere practic, îți propunem următoarea schemă de lucru:
- Redactează un proiect de Regulament intern și comunică-l sindicatului sau reprezentanților salariaților, însoțit de o cerere de formulare în scris a punctului lor de vedere;
- Acordă un termen rezonabil, stabilit în raport de mărimea și complexitatea documentului, pentru ca sindicatul/reprezentanții să aibă la dispoziție destul timp pentru a-l studia și a propune modificări (recomandare – mai mult de 5 zile calendaristice);
- După ce primești punctul de vedere al sindicatului/reprezentanților salariaților te poți afla în una dintre următoarele situații:
- Nu accepți nicio propunere de modificare sau completare a Regulamentului – în acest caz va trebui să motivezi în scris de ce respingi toate propunerile și să comunici înscrisul sindicatului/reprezentanților. Abia apoi vei putea să adopți Regulamentul intern.
- Accepți doar unele dintre propunerile de modificare sau completare – motivezi în scris de ce respingi celelalte propuneri, comunici înscrisul și adopți Regulamentul intern.
- Accepți toate propunerile de modificare sau completare și adopți Regulamentul intern.
Întrebări-cheie
De ce trebuie să motivezi de fiecare dată când respingi propunerile primite, din moment ce întocmirea regulamentului presupune doar consultarea? Deoarece, conform art. 8 din Codul muncii, raporturile de muncă sunt guvernate de principiul consensualităţii și al bunei-credinţe, iar asta înseamnă că întocmirea Regulamentului intern trebuie să se bazeze pe un dialog real, în care participanții propun, discută și-și motivează alegerile.
Ce se întâmplă dacă, după ce ai cerut punctul de vedere al sindicatului/reprezentanților, dorești să modifici, să aduci completări sau să excluzi clauze din proiectul pe care l-ai comunicat deja? Credem că, dacă te afli în această situație, ești obligat să consulți din nou sindicatul/reprezentanții.
Dar dacă sindicatul/reprezentanții salariaților nu răspund în termenul indicat? Considerăm că, într-o atare situație, principiul bunei-credințe și al consensualității îți impune să revii cu o altă solicitare scrisă, prin care să atragi atenția asupra faptului că legea te obligă pe tine, în calitate de angajator, să întocmești Regulamentul intern într-un termen de 60 de zile, care începe să se calculeze de la data dobândirii personalității juridice. Dacă amânarea transmiterii unui răspuns de către sindicat/reprezentanții salariaților te pune în postura de a depăși termenul de 60 de zile, atunci poți să adopți Regulamentul intern și fără primirea punctului de vedere solicitat, deoarece se va considera că ți-ai îndeplinit obligația de diligență în raport cu partenerii tăi de dialog social.
Scurte considerații privind termenul de 60 de zile calendaristice fixat de Codul muncii prin art. 246
Termenul de 60 de zile calendaristice a fost fixat tocmai pentru a facilita demersul de consultare dintre angajator și angajați. De aceea, considerăm că obligația angajatorului de a acționa cu bună-credință la întocmirea și adoptarea Regulamentului intern se întinde, din punct de vedere legal, cel puțin până la momentul împlinirii termenului de 60 de zile de la data dobândirii personalității juridice.
Cum se traduce asta?
De exemplu, dacă ai transmis proiectul de Regulament intern și ai acordat un termen de 10 zile calendaristice pentru primirea punctului de vedere, însă sindicatul/reprezentanții salariaților nu au reușit să se pună de acord sau să finalizeze răspunsul cu propriile lor propuneri și comentarii în acest termen, dar încă nu s-au împlinit cele 60 de zile calendaristice, atunci ar trebui să aștepți un timp rezonabil, care să-ți permită și ție să formulezi un răspuns scris și să motivezi de ce respingi propunerile/unele propuneri, dacă va fi cazul tot înăuntrul celor 60 de zile.
Pentru a demonstra că ai fost diligent și de bună-credință, poți reveni asupra solicitării tale, așa cum ți-am recomandat mai sus, cu o altă adresă scrisă prin care poți acorda chiar și un termen suplimentar, atrăgând totuși atenția că îți dorești să finalizezi consultările cu respectarea termenului de 60 de zile calendaristice.
Este Regulamentul intern obligatoriu de întocmit? Ce probleme practice ridică art. 241 din Codul muncii?
Da, este obligatoriu pentru orice angajator să aibă un Regulament intern, iar acesta trebuie întocmit respectând termenul de 60 de zile calendaristice calculate de la data dobândirii personalității juridice.
Deși Codul muncii reglementează acest termen, nu prevede și o sancțiune pentru nerespectarea lui. Totuși, în cazul în care Inspecția muncii va organiza un control, Legea 108/1999 pentru înființarea și organizarea Inspecției muncii permite inspectorilor să dispună în sarcina angajatorului măsuri, în vederea remedierii într-un timp determinat a neconformităților constatate, potrivit art. 19 lit. i).
Neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială de către entitatea controlată a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.
Probleme practice intervin și atunci când nu există nici sindicat constituit, nici reprezentanți ai salariaților desemnați și te afli în imposibilitatea de a respecta obligația legală de consultare.
Ce poți face?
- Implică-te în procesul de alegere a reprezentanților salariaților și creează un cadru organizatoric favorabil pentru acest demers – convoacă Adunarea generală a salariaților și include pe ordinea de zi alegerea reprezentanților. Poți chiar să adopți în prealabil și o procedură internă de organizare a alegerilor.
- Dacă eforturile tale nu dau rezultate, fie din cauză că niciun salariat nu primește votul a cel puțin jumătate din numărul total al salariaților, fie din cauză că nu se prezintă la Adunare suficienți salariați, atunci trebuie să întocmești Regulamentul intern cu consultarea prealabilă a tuturor salariaților. Acest remediu îți permite să demonstrezi că ai acționat cu bună-credință și că nu ai nesocotit obligația legală de consultare, care este o condiție de valabilitate pentru adoptarea Regulamentului intern.
Când și cum informezi angajații despre Regulamentul intern? Este suficient să îl afișezi la sediu?
Afișarea la sediu a Regulamentului intern este o obligație distinctă de obligația de informare. Informarea se va face în modalitățile prevăzute în Contractul Colectiv de Muncă (dacă există) sau chiar în Regulemntul intern care urmează să fie adoptat.
Modalitatea concretă de informare poate îmbrăca diverse forme, spre exemplu:
- Convoci Adunarea generală a salariaților și le împarți în format fizic câte un exemplar al Regulamentului intern. Ai grijă să închei un proces-verbal al ședinței și să întocmești un tabel în care toți salariații să semneze că au luat la cunoștință de întreg conținutul RI.
- Trimiți în format pdf varianta finală (semnată, ștampilată, cu nr. de înregistrare) a Regulamentului intern fiecărui salariat pe e-mailul de serviciu. Dacă salariații nu au o adresă electronică de serviciu sau nu au toți, atunci le poți cere (dacă nu ți-au furnizat deja la încheierea contractului individual de muncă) e-mailul personal, prin încheierea unui act adițional la contract prin care ei (1) îți furnizează aceste informații și (2) își dau consimțământul la folosirea e-mailului personal pentru a primi în mod constant acte și informații în legătură cu munca lor pe această cale.
- Încarci documentul în format pdf pe platforma de lucru, de unde orice salariat îl poate accesa, stoca și printa.
Informarea trebuie făcută și în cazul modificării Regulamentului intern.
În cazul salariaților noi, potrivit art. 243 din Codul muncii, angajatorul are obligaţia de a aduce la cunoştinţa fiecărui salariat prevederile regulamentului intern, în prima zi de lucru, şi de a face dovada îndeplinirii acestei obligaţii.
Ce înseamnă sediu? Trebuie să afișezi Regulamentul intern doar la sediul principal?
Prin sediu se înțelege, conform art. 227 din Codul civil, sediul principal și sediile secundare pentru sucursale, reprezentanţe teritoriale şi puncte de lucru. La toate aceste sedii trebuie să fie afișat Regulamentul intern.
Cât timp ești obligat să menții Regulamentul intern afișat?
Codul muncii nu prevede o durată exactă de timp în care să menții afișat Regulamentul intern. Din formularea textului de lege al art. 243 alin (4): “Regulamentul intern se afişează la sediul angajatorului”, se deduce existența unei obligații continue, permanente.
Când devine Regulamentul intern obligatoriu pentru salariați?
Conform art. 243 alin. (3) din Codul muncii: “Regulamentul intern îşi produce efectele faţă de salariat de la momentul luării la cunoştinţă a acestuia.”
Dacă nu s-a reușit încunoștințarea tuturor salariaților cu aceeași ocazie (de exemplu la Adunarea Generală), atunci Regulamentul intern va deveni opozabil fiecărui salariat în parte din momentul în care a fost informat cu privire la întreg conținutul său.
Pentru persoanele care dobândesc calitatea de salariat ulterior adoptării Regulamentului intern, acesta le devine opozabil fie la data încheierii contractului individual de muncă, fie la data începerii activității în unitate, din chiar prima zi de lucru, prin înmânarea unui exemplar și semnarea de luare la cunoștință.
Poate fi Regulamentul intern anexă la contractul individual de muncă?
Nu, Regulamentul intern poate fi cel mult comunicat salariatului la momentul semnării contractului individual de muncă, dar nu poate constitui, sub nicio formă, anexă a CIM.
Ce se întâmplă dacă, după adoptarea Regulamentului intern, îți dai seama că acesta cuprinde dispoziții nelegale sau neoportune? Îl poți revoca?
Poți revoca Regulamentul intern care cuprinde astfel de clauze doar dacă nu ai informat deja salariații cu privire la conținutul său. Regulamentul intern devine irevocabil de la momentul la care salariații au fost încunoștințați.
Dacă Regulamentul intern cuprinde astfel de clauze sau a fost întocmit fără consultarea prealabilă, atunci salariații nu pot confirma actul anulabil, deoarece ei nu pot renunța în mod legal la dreptul de a invoca nulitatea, potrivit art. 38 din Codul muncii: “Salariaţii nu pot renunţa la drepturile ce le sunt recunoscute prin lege. Orice tranzacţie prin care se urmăreşte renunţarea la drepturile recunoscute de lege salariaţilor sau limitarea acestor drepturi este lovită de nulitate.”
Remediile care există în acest caz sunt fie constatarea amiabilă a nulității Regulamentului intern, fie modificarea prevederilor nelegale/neoportune.
De ce este atât de important Regulamentul intern? Ce nu poți face fără el?
Codul muncii lasă la aprecierea angajatorului o parte dintre modalitățile de concretizare a drepturilor și obligațiilor care aparțin părților raportului juridic de dreptul muncii. De aceea, este foarte important să ai un Regulament intern care să îți confere posibilitatea de a-ți exercita drepturile în calitate de angajator.
De exemplu, dacă nu ai nici Regulament intern, nici CCM, nu poți să:
- Realizezi verificarea prealabilă a aptitudinilor profesionale şi personale ale persoanei care solicită angajarea;
- Concediezi salariatul pentru necorespundere profesională, deoarece nu ai o procedură de evaluare;
- Aplici un program de lucru inegal pentru ca nu ai o procedură concretă de stabilire a programului de lucru inegal în cadrul săptămânii de lucru de 40 de ore, precum şi în cadrul săptămânii de lucru comprimate;
- Să constați abateri disciplinare și să aplici sancțiuni disciplinare.
Multe aspecte care nu sunt reglementate de lege au un caracter vital pentru buna desfășurare a relațiilor de muncă. Nu uita că pe lângă toate avantajele pe care ți le oferă existența acestui act, ești obligat, în calitate de angajator, să întocmești Regulamentul intern.
Ai întrebări legate de Regulamentul intern? Ai nevoie de asistență în elaborarea sau modificarea Regulamentului tău intern? Scrie-ne.
Fotografie de Kelly Sikkema pe Unsplash
Bună ziua! Dacă angajatorul nu și-a îndeplinit obligația de a comunica unor angajați Regulamentul Intern decât la 6 luni după adoptarea acestuia, prevederile acestuia le mai sunt opozabile? Mulțumesc!