Update: ANSPDCP solicită eliminarea registrului. Rezervările sunt obligatorii în HoReCa. Ce facem cu registrele de evidență ale acestora?
14 minute • Ana-Maria Udriste • 30 mai 2020
Update: conform răspunsului venit la solicitarea celor de la gandul.ro, ANSPDCP solicită eliminarea prevederilor privind registrul de rezervări din norma la care am făcut referire mai jos.
Documentul, care poate fi accesat pe Scribd, poate fi consultat mai jos:
Nota personală: răspunsul furnizat de ANSPDCP, încurajator de altfel, vine ca o gură de aer pentru tragerea unui semnal de alarmă privind modul în care gestionăm prelucrarea datelor cu caracter personal și suntem dispuși să le împărtășim mai departe.
Cum afirma și consultantul Tudor Galoș într-o postare pe blog, reglementările prin care se prelucrează date cu caracter personal, în special în situații delicate, trebuie să fie însoțite de claritate. Altfel, ne dăm cu toții cu părerea despre ce date trebuie să colectăm, cui le dăm mai departe, ce facem cu ele șamd.
Cum spunea și EPBD, datele personale trebuie să fie prelucrate prin oferirea persoanelor vizate a garanțiilor unei societăți democratice și prelucrarea să nu fie disproporționată pentru scopul urmărit. În acest caz, nu știam clar ce date trebuie înregistrare, în ce scop, către cine vor fi transmise aceste date și care sunt garanțiile colaterale obținute. Era aceasta o măsură necesară și proporțională pentru atingerea scopului privind prevenirea răspândirii noului coronavirus SARS CoV-2? Aparent nu.
În Monitorul Oficial nr. 461 din 30 mai 2020 a fost publicat Ordinul Comun emis de Ministerul Sănătății și Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor nr. 966/105 pentru reglementarea activităților de consum al produselor alimentare, băuturilor alcoolice și nealcoolice în spațiile speciale amenajate din exterior clădirilor unităților de alimentație publică. Care aduce un nou document: un registru de rezervări.
O prevedere extrem de interesantă, pentru prevenirea răspândirii virusului SARS-CoV-2 o reprezintă rezervarea locurilor în prealabil în locațiile din exterior unde dorim să mergem, adică la terase, cafenele și restaurantele în aer liber.
Totuși, implementarea unei asemenea dispoziții a ridicat numeroase întrebări din partea HoReCa, pe care le-am primit de la clienții noștri, astfel încât scriu acest articol cu speranța de a clarifica ce trebuie să facă un operator economic începând cu data de 1 iunie 2020, când vrea să-și deschidă terasa pentru public.
Este rezervarea prealabilă obligatorie?
Da și nu.
Potrivit articolul 4 alin. (1) lit. l) din Ordinul anterior menționat, operatorul economic are următoarea obligație:
”l) existența unui registru de evidență a rezervărilor clienților, astfel încât, în cazul apariției unui caz de îmbolnăvire cu virusul SARS-CoV-2 în rândul clienților unității de alimentație, să existe date concrete pe baza cărora să poată fi efectuată ancheta epidemiologică;”
Prin urmare, ar trebui să avem un registru de rezervări.
De ce ar trebui să avem rezervare?
Ipoteza 1: pentru evitarea aglomerării la intrare
Mergem mai departe în reglementare și observăm, la articolul 5 lit. k) că:
”k) ocuparea locurilor se va face cu rezervare anterioară, astfel încât să se evite aglomerările la intrarea în unitate și să se faciliteze ancheta epidemiologică în cazul apariției unui caz de îmbolnăvire între clienții localului;”
Haideți să spargem fraza de mai sus potrivit logicii:
”Am nevoie de rezervare pentru a evita aglomerarea la intrarea în unitate”. Asta înseamnă că ”dacă nu am aglomerare la intrarea în unitate, atunci nu trebuie să am rezervare.”
Corect până aici.
Înțeleg rațiunea acestei dispoziții, întrucât există locuri frecventate de foarte mulți oameni care vor dori să vină la terasă și dacă se face coadă la intrare nu se mai păstrează limita privind distanțarea socială.
Cu toate acestea, într-o paralelă interesantă, nu i-a păsat nimănui de asta când se fac cozile la autoritățile publice de aproape 2 săptămâni. Așadar, de ce ar fi diferit aici? În concret, sunt mai mulți oameni care stau la coadă la plata impozitelor locale decât la o cafenea.
Prin urmare, concluzia pe care o pot deduce este că dacă ai locuri libere în locație și nu se face coadă la intrare (chiar, ce înseamnă coadă la intrare?), nu trebuie să ai rezervare obligatorie în prealabil.
Ipoteza 2: ai nevoie de rezervare prealabilă pentru facilitarea unei anchete epidemiologice în cazul în care un client se infectează cu COVID-19
Ei bine, aici logica nu prea mai merge.
Nu faci rezervare pentru asta, ci ar trebui, dacă scopul este să reții datele de contact ale persoanelor care s-au aflat în local pentru a le transmite mai departe în cazul confirmării unui caz cu COVID-19 în rândul clienților tăi (trasabilitate), să ai un registru în care să ții aceste date.
Din păcate, logica se bate cap în cap cu alte norme la nivel național și european, inclusiv cu norme de protecție a datelor.
Nu pot să îmi pun decât următoarea întrebarea: de ce dacă mă duc să fac cumpărături într-un magazin nu sunt trecută într-un registru? Teoretic într-un hypermarket sunt mult mai multe persoane într-un spațiu închis decât într-un spațiu deschis, iar riscul de infecție cu COVID-19 este mai mare.
Și totuși, se vorbește despre un registru de rezervări.
Ipoteza 3: se infectează un angajat al localului
Culmea este că ordinul vorbește de infectarea clienților localului cu COVID-19. Dar de ce nu și ipoteza în care un angajat este confirmat cu COVID-19 și localul ar trebui să mă anunțe pe mine despre asta, în calitate de client?
Egalitate de arme, aș zice.
În concluzie, funcționarea și deschiderea locației nu este condiționată de existența unui registru de rezervări prealabile atâta timp cât nu se face coadă la intrare și există locuri suficiente. Iar în ceea ce privește localurile care erau des frecventate, acolo oricum se intra pe bază de rezervare.
Dacă ești confuz, atunci ai dreptate. Teoretic, ai un registru care e obligatoriu și nu poți deschide terasa dacă nu ai rezervare. Cel puțin la prima vedere. Practic, nu e așa, pentru că nici măcar nu ai sancțiune.
Trebuie să avem obligatoriu un registru de rezervări?
Dacă mergem pe ipoteza de mai sus, nu ar trebui să ai obligatoriu un registru de rezervări. În susținerea acestei ipoteze ne folosim inclusiv de prevederea pe care o regăsim la articolul 4 alin. (2) din Ordin:
”(2) La finalizarea măsurilor luate înainte de demararea activității de preparare, servire și consum, operatorii economici sunt obligați să păstreze la nivelul unității documente prin care să se demonstreze că au fost implementate măsurile prevăzute la alin. (1) lit. a) -k). Aceste documente vor fi puse la dispoziția organelor de control, ori de câte ori se solicită.”
Registrul de rezervări este la litera l), prin urmare nu ar intra aici.
Așadar, teoretic e obligatoriu să avem un registru de rezervări, dar practic nu prea.
Avem sancțiuni?
Ca să dăm seama dacă un registru este sau nu obligatoriu per se, trebuie să vedem dacă avem sau nu sancțiuni în actul normativ care îl instituie.
Ei bine, nu avem sancțiune. Nici dacă nu îl ținem, nici dacă nu facem rezervări prealabile.
Noi avem articolul articolul 4 alin. (1) lit. l) și 5 lit. k). Prin urmare nu avem sancțiuni.
Dar dacă nu avem sancțiuni contravenționale, asta nu înseamnă că nu putem avea sancțiuni pentru încălcarea Regulamentului privind protecția datelor (GDPR).
Așadar, ca să ne protejăm de eventuale sancțiuni din partea ANSPDCP, facem un registru de rezervări.
Doar că nu prea știm ce să scriem în el.
Și astfel ajungem la întrebarea …
Ce trebuie să scriu într-un registru de rezervări?
Foarte interesant.
Nu știu dacă ați constientizat până acum când faceți rezervare la un local, dar în afară de situațiile când faci rezervări prin intermediul unei platforme de tipul ialoc.ro, dai doar numele scurt și, eventual, numărul de telefon. Eventual.
Având în vedere că acest registru trebuie ținut pentru facilitarea unei anchete epidemiologice, asta înseamnă că ar trebui să avem suficiente date pentru ca reprezentanții instituției să poată contacta respectivele persoane în cazul în care a fost confirmat un caz de infectare cu COVID-19 în locație.
Însă aici intervine GDPR, cu un principiu bun, respectiv cel al reducerii la minim al datelor prelucrate. Care este minimul de date pe care le pot cere unei persoane astfel încât să facilitez o eventuală ancheta epidemiologică? Și, corelativ, care este minimul de date pe care îl pot avea cu privire la aceste prelucrări?
Minimul de date pe care ar trebui să îl cer persoanelor când fac rezervări
Ca autoritățile să poată contacta persoana respectivă, un număr de telefon sau un e-mail este mai mult decât suficient. Chiar și fără alte date personale precum nume și prenume, întrucât acestea vor fi stabilite ulterior de autoritate sau instituție.
Așadar, din punct de vedere al datelor pe care le pot cere de la clienți, am putea merge pe:
- număr de telefon sau
- o inițială sau un cod de client ca să pot corela persoana: ”Spre exemplu, A.M.U. cu adresa xyz@avocatoo.ro a fost la masa X în data de 1 iunie 2020 cu încă 3 persoane”.
Trebuie să ceri date de la toți oamenii care au fost la masă? Răspunsul este în mod evident că nu, pentru că de trasabilitatea ulterioară se ocupă autoritățile sau instituțiile. Tu trebuie, cel mult, să furnizezi un punct de contact.
Cu ce alte date completez eu un registru de rezervări?
Ca să completezi acest registru și să facilitezi ancheta epidemiologică, ar trebui să introduci și următoarele date:
- numărul de persoane la masă (ca să poată bifa autoritatea că i-a contactat pe toți cumva)
- ziua și ora rezervării
Când se face rezervarea?
Conform reglementării, rezervările pot fi făcute și on the spot. Pe loc, în locație.
Durata stocării
14 zile sau 16 zile, cel mult, conform recomandărilor Comisiei Europene privind durata de stocare a datelor persoanelor în cazul dezvoltării de aplicații mobile care să permită identificarea contacților și a Raportului tehnic privind Depistarea contacților: managementul de sănătate publică al persoanelor, inclusiv al lucrătorilor din domeniul sănătății, care au avut contact cu cazuri de COVID-19 în Uniunea Europeană – a doua actualizare elaborat de Centrul European de Prevenire și Control al Bolilor, Stockholm, 2020.
Prin urmare, durata maximă pe care o poți avea pentru menținerea acestor date personale este de 16 zile. Pentru mai mult de atât, trebuie să ai o justificare foarte bună.
Temeiul prelucrării acestor date
Temeiul prelucrării este variat, la fel ca la triajul epidemiologic, însă el se va baza pe următoarele direcții:
- art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR: Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului, actul normativ fiind Ordinul Comun emis de Ministerul Sănătății și Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor nr. 966/105 pentru reglementarea activităților de consum al produselor alimentare, băuturilor alcoolice și nealcoolice în spațiile speciale amenajate din exterior clădirilor unităților de alimentație publică
- art. 9 alin. (2) lit. b) GDPR: îndeplinirea obligațiilor și exercitarea unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale. Pentru că prelucrarea și identificarea cazurilor cu infectare de COVID-19 vizează inclusiv protecția și sănătatea angajaților.
- art. 9 alin. (2) lit. g) GDPR: interes public major
- art. 9 alin. (2) lit. i) GDPR: motive de interes public în domeniul sănătății publice
Recomandarea este însă să se meargă pe primele două temeiuri legale, pentru că sunt cele mai apropiate de situația dată.
Scopul prelucrării acestor date
Scopul prelucrării acestor date îl regăsim în ordinul anterior menționat, respectiv facilitarea unei anchete epidemiologice în cazul apariției unui caz de îmbolnăvire între clienții localului și, bineînțeles, implementarea unor măsuri specifice privind prevenirea răspândirii cu coronavirusul SARS-CoV-2, precum și menținerea unei dovezi privind respectarea obligațiilor legale.
Destinatarii acestor date
Cui transmitem aceste date? Teoretic doar autorităților și doar în momentul în care acestea au un caz confirmat de infectare cu COVID-19.
În lipsa unui document oficial din partea autorităților competente că există un caz confirmat cu COVID-19, aceste date nu ar trebui să fie furnizate.
Ce trebuie să faci acum?
Să te pregătești să respecți normele de igienă pentru a putea deschide în siguranță terasele la 1 iunie 2020.
Iar pe partea de registru de rezervări, trebuie să faci următoarele:
- să faci un registru (electronic, pe hârtie, online)
- să informezi persoanele care fac rezervări despre prelucrarea datelor printr-o notă de informare.
Desigur, pe lângă toate aceste aspecte de exterior, mai sunt și alte aspecte care țin de:
- cine are acces la acest registru de rezervări?
- cum este păstrat acest registru de rezervări? Spre exemplu, World Trade Center a fost printre primele companii amendate cu 15.000 euro pentru că lista de mic dejun a fost fotografiată și a ajuns pe internet. Și nu trebuia să ajungă.
- care este procedura de ștergere a acestor registre la cele 14 / 16 zile?
Găsești mai jos un model de notă de informare, pe care îl poți adapta după specificul organizației tale și îl poți descărca.
[embeddoc url=”https://www.avocatoo.ro/media/2020/05/1.-Nota-informare-COVID-19-prelucrare-date-terase_avocatoo.docx” viewer=”google”]
Descarcă gratis nota de informare și folosește-o
De ce să nu lași pe alții să se ocupe de rezervări pentru tine?
Am dat prima oară peste băieții de la ialoc.ro acum 2 ani de zile, când au participat în prima cohortă de la Techcelerator. Sunt un portal de rezervare, cum îl numesc eu. Am folosit de câteva ori aplicația și chiar m-am bucurat să știu că nu mai trebuie să stau să sun.
ialoc.ro vine și te ajută să gestionezi tot ce înseamnă sistemul de rezervări. Este un instrument extrem de util pentru că te ajută să iei toate rezervările pe care le pot face clienții tăi atât intermediul site-ului pe care îl ai, cât și de pe pagina de Facebook sau de Instagram a locației, în funcție de unde doresc clienții să facă rezervarea.
Bineînțeles, și de pe site-ul ialoc.ro și al site-urilor partenere acestora, dacă alegi această opțiune. În contextul noilor norme adoptate pentru prevenirea răspândirii coronavirusului SARS CoV-2, ialoc.ro vine în ajutorul tău atât cu registrul de rezervări pe care îl poți descărca atunci când autoritățile competente îți solicită să furnizezi aceste date în pentru facilitarea anchetei epidemiologice, cât și cu politica de informare către clienții tăi. Mai multe despre serviciu poți găsi aici și poți cere să devii partener printr-un mail aici.
Ah, și am o veste bună: ialoc.ro au un parteneriat pentru susținerea afacerilor locale cu cei de la Visa, de unde poți cumpără vouchere și carduri cadou ca să susții localurile tale preferate. Pentru fiecare voucher de peste 100 lei luat, VISA mai adaugă 25 lei. Practic, îți iei un cocktail gratis. În plină pandemie.
La avocatoo.ro te ajutăm să te conformezi normelor prin raportare la afacerea ta, pentru că tu o cunoști cel mai bine. Scrie-ne și hai să stăm de vorbă.
Poza de Juany Jimenez Torres pe Pexels
