pexels kaboompics com 6168
Sumar articol

Cum implementăm o politică de social media în corporație?

10 minute • Andreea Gheorghita • 29 martie 2022

Directorii și managerii companiilor știu foarte bine că social media este un fel de megafon…dar știu ei oare cine din companie folosește acest megafon? Sau dacă există niște reguli instituite pentru acest domeniu?

E greu de crezut că primul tweet a fost trimis acum 15 ani. De atunci, platformele de social media au înflorit, iar companiile s-au folosit de ele pentru a comunica mai ușor cu investitorii și clienții, au dezvoltat impactul și reputația brandului lor, au redirecționat fluxurile către site-ul lor și au recrutat mai mulți angajați.

Când ești o societate privată cu 20 de angajați, sau o societate publică cu 20.000 de angajați, o politică robustă de social media este un mare ajutor. Unul dintre motivele principale pentru a implementa o politică de social media este protecția împotriva problemelor nedorite și evitabile, aferente activității angajaților pe social media. Lipsa unei politici social media cuprinzătoare poate conduce doar la operarea pe bază de presupuneri din partea angajaților cu privire la ce comportament este acceptabil și, desigur, în anumite situații s-ar putea ca angajații nici să nu fie conștienți de ce probleme poate cauza comportamentul lor din mediul online. Din păcate, încurcăturile de pe social media pot avea consecințe grave pentru reputația companiei tale, bilanțul contabil, prețul acțiunilor sau chiar implicații legale.

Ce facem cu politica de social media deja existentă?

Companiile care au deja o politică social media trebuie să o revizuiască periodic și ar trebui să urmărească următoarele aspecte:

  1. să se asigure că politica reflectă situația curentă a afacerii, dar și a mediului extern de reglementare (cadrul legal) și să anticipeze posibile schimbări.
  2. să ia în considerare orice incidente de violare a politicii, mici sau mari, care ar putea duce la necesitatea de a modifica politica.
  3. implică în procesul de revizuire a politicii actorii/participanții interni relevanți, pentru a asigura aliniamentul organizațional.
  4. comunică activ modificările către angajați, în special dacă modificările depășesc nivelul minimal de actualizări.

Fii la curent cu contextul actual.

În vremurile îndepărtate, la începutul erei social media, unele companii au reacționat la apariția social media prin simpla includere a unor coduri de conduită sau a ghidurilor pentru angajați, ceea ce nu a evoluat prea plăcut în anumite situații. Într-un astfel de caz interesant din acele vremuri bune, de demult, Costco, cel mai mare vânzător en-gros, bazat pe volumul de vânzări, din Statele Unite, a inclus o politică pentru comunicare electronică și tehnologie în contractele de angajare din 2010, care păreau a fi mai mult un ghid al angajatului. Politica lor le dicta angajaților să se asigure că nu divulgă informații confidențiale și sigure legate de Costco și le-a interzis să posteze orice afirmații care ar putea afecta reputația Costco sau a oricărui altui angajat Costco. Asta a atras atenția sindicatului Uniunea Internațională a Muncitorilor Alimentari și Comerciali, care a depus plângere împotriva Costco pentru violarea Actului Național privind Relațiile de Muncă. În decizia împotriva Costco, agenția guvernamentală pentru relațiile de muncă a găsit că politica Costco era mult prea vagă și, deci, putea aduce atingere dreptului la libertatea cuvântului/libertății de exprimare, protejat sub acest Act.

A trecut aproape un deceniu de la decizia din cazul Costco. Politicile Social Media, la fel ca abordarea dezvoltării lor, au evoluat și ele. De exemplu, multe dintre companii și-au schimbat obiceiul de a avea o simplă politică de social media care operează doar în cadrul unei politici generale, limitându-se la granițele stabilite de cea principală, în a implementa o politică de social media de sine stătătoare.

Cu toate astea, încă există situații recente în care angajatorii cred că au control total asupra angajaților și că pot să concedieze pentru orice motiv legat de social media. Cazul Herbai contra Ungariei a demonstrat altceva.

De asemenea, un alt exemplu mai apropiat de noi decât giganții americani este cazul Melike v. Turkey – 35786/19 ajuns la Curtea Europeană a Drepturilor Omului care a dat o decizie în data de 15 iunie 2021 privind o angajată cu contract de personal de întreținere a curățeniei la o structură educațională guvernamentală, care a fost concediată pe motiv că a dat like pe Facebook la anumite postări ce erau considerate ca posibil vătămătoare imaginii administrației. CEDO a găsit că acest raționament și decizia de concediere încalcă dreptul la libera exprimare aferent Articolului 10 din Convenția Europeană a Drepturilor Omului.

De ce are nevoie compania mea de o politică formală de social media?

  • oferă instrucțiuni clare pentru angajați referitor la cum se așteaptă compania ca prezența lor online să reflecte valorile companiei.
  • ajută la protejarea informațiilor confidențiale, a brandului și a reputației companiei.
  • încurajează angajații să fie ambasadori de brand.
  • ajută la prevenirea situațiilor de criză de pe social media.
  • sporește eficiența/ complementează alte politici ale companiei.

Cine din compania ta ar trebui să dezvolte sau să mențină politica de social media?

Această politică trebuie să provină de la mai mulți factori relevanți; aceștia sunt câțiva de luat în considerare:

  • departamentul de resurse umane poate avea un interes din perspectiva experienței angajaților și a implicării.
  • departamentul de relații/comunicare cu investitorii ar putea să facă referințe directe la canalele de social media și cum anume ar prefera ca angajații să interacționeze prin acele canale, pentru a ajuta la transmiterea mesajului companiei.
  • departamentul de marketing sigur ar dori să contribuie cu câteva indicații referitor la cum ar trebui să se comporte angajații cu clienții prin intermediul social media.
  • departamentul de reglementări ar avea nevoie să interzică sau să faciliteze anumite tipuri de comportament.
  • Departamentul juridic ar putea, de asemenea, să facă o listă de consecințe asociate cu violarea politicii, dar să și facă trimitere la politicile altor companii.
  • Da, exemplul cu Costco de mai sus este unul foarte bun pentru care ar trebui măcar să apelezi la un consilier extern ca să îți revizuiască politica de social media și să confirme că nu încalcă legi și regulamente ale muncii.
  • Atenție dacă îți desfășori activitatea într-un domeniu deja atent reglementat – este posibil ca legislatorul să fi impus și niște limite și condiții pentru activitatea pe social media.
  • De asemenea, dacă politica ta social media se aplică și angajaților din alte țări, implicarea unui consilier din acel loc e ideal. Un exemplu excelent pentru abordarea nuanțelor specifice țărilor este politica de social media a General Motors, care a făcut asta printr-un simplu appendix.
  • Totodată, este bine ca această Politică să fie gândită și, ulterior, revizuită împreună cu un avocat specializat în tehnologie și digital, ca să fie la curent cu ultimele modificări și tendințe în domeniu.

Rețeta pentru o politică delicioasă de social media:

  • scop și domeniu – prezintă care sunt instrucțiunile companiei pentru utilizarea de social media și identifică pentru cine trebuie aplicate (ar trebui în general să fie boardul de directori, ofițeri, angajați, dar și alții care ar putea vorbi în numele companiei)
  • descrierea informațiilor confidențiale – ținând cont că protecția informațiilor confidențiale ar trebui să fie unul dintre principalele scopuri ale unei politici de social media, este important să explici ce reprezintă și să dai exemple clar. O companie publică ar trebui să valorifice politica internă de tranzacționare, care cel mai probabil include informații pe care compania le consideră…mai sensibile. Dacă este aplicabil, este o oportunitate bună de reaminti de existența acordurilor de confidențialitate semnate la nivel de companie.
  • menționează și alte politici relevante pentru subiect – de obicei politica de social media se trage din principiile altor politici, cum ar fi codul de conduită, protecția datelor, antihărțuire, tranzacții interne, nediscriminarea, securitate cibernetică, confidențialitate etc.
  • identifică cine e autorizat să vorbească în numele companiei – este esențial să specifici în mod clar diferența dintre a vorbi în numele companiei și a vorbi despre companie. Societățile publice au în general un acord pentru comunicarea corporatistă care indică în mod clar care sunt indivizii care au autorizația să vorbească în numele companiei și merită amintit în interiorul politicii de social media.
  • comportamentul acceptabil și inacceptabil – există o tendință de a înșira tipuri de comportament care nu sunt încurajate și acceptate. Însă, eficient este să incluzi exemple specifice de tip de comportament care chiar este încurajabil și acceptat și poate fi mai ușor de implementat de către angajați. O astfel de recomandare, poate absurdă la început, dar care merită inclusă este aceea ca angajatul să folosească bunul-simț atunci când interacționează online, chiar dacă e pe motiv personal sau profesional.
  • contact pentru posibile întrebări – numărul de contacte disponibile într-o politică de social media diferă în funcție de cât de mare este politica și cât de complexă este afacerea dar, trebuie să fie cel puțin un contact primar pentru adresarea întrebărilor legate e politică. La rândul lor, cei care sunt contacte pentru politică trebuie, evident, să fie bine instruiți legat de politică și cadrul juridic aferent acestei politici, pentru a te asigura că toate întrebările primesc un răspuns în timp util și mod eficient și corect.

Cât de des ar trebui ca o companie să își revizuiască politica de social media odată ce e este implementată?

Cel puțin o dată pe an. Trebuie luată în considerare și opțiunea de a revizui politica imediat ce intervin schimbări precum schimbarea în societate publică, achiziții, creșterea semnificativă a numărului de angajați sau ca rezultat al unei modificări de legi relevante și aplicabile.

De asemenea, mereu apar platforme noi care trebuie integrate în politica de social media. Poate că acum 3 ani nici măcar nu te gândeai că TikTok va fi o platformă pe care trebuie neapărată să o ai în vedere. Acum te gândești de două ori până să postezi acolo, nu?

Concluzie

Politica de social media este esențială pentru o desfășurare liniștită a activității companiei tale. Trebuie să fie în acord cu circumstanțele actuale, bine planificată și să aibă în vedere toate aspectele juridice posibile, în fond, prin ea se încercă evitarea conflictelor, problemelor și mai ales a litigiilor.

La Avocatoo.ro găsești o echipă specializată în dreptul noilor tehnologii și în domeniul digitalului și suntem pionieri pe social media. Contactează-ne astăzi și hai să stăm de vorbă să vedem cum îți poți proteja afacerea.

Articol original: Implementing a Corporate Social Media Policy | Woodruff Sawyer – JDSupra

Poză de Kaboompics .com  de pe Pexels

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *