Cum poți implementa KPI și cum îi alegi
6 minute • Huleni Elena • 18 mai 2023
Când spunem KPI ne referim la „Key Performance Indicators” – Indicatori cheie de performanță. Ok, a cui performanță? Vorbim despre niște mici unelte care te ajută pe tine antreprenor să monitorizezi progresul afacerii și să construiești o strategie în funcție de obiectivele dorite. Interesant, nu? Dacă reușești să-i integrezi în contracte, JACKPOT! Află in continuare cum îi poți implementa în contracte și cum îi alegi 😀.
KPI în managementul contractelor
Este important de reținut faptul că KPI-urile variază în funcție de specificul companiei și industriei în care activează, dar mai ales în funcție de criteriile stabilite și de performanțele dorite.
Tipuri de KPI în contracte
- KPI care monitorizează riscurile contractuale – evenimentul care dă peste cap toate planurile și nu mai ies lucrurile cum au fost stabilite inițial, fără ca vreuna dintre părți să anticipeze. Avem de-a face cu un indicator bun ca să poți avea în vedere variațiile clauzelor standard, obligațiilor contractuale nerespectate, numărului de aprobări întârziate.
- KPI care au grijă de eficiența contractului – ai nevoie de contracte bine puse la punct pentru a te asigura că ambele părți sunt avantajate și toate obligațiile sunt îndeplinite eficient. De exemplu, un sfat bun este evidențierea duratei ciclurilor de viață ale contractelor, modului de lucru cu respectivii clienți, evaluărilor valorii contractului.
- KPI care urmăresc eficacitatea contractului – trebuie să te asiguri că ai o comunicare clară și regulată, că sunt stabilite livrabilele și fiecare dintre părți a înțeles toate termenele și condițiile convenite.
Acum că am stabilit principalele tipuri de KPI folosite în contracte, avem nevoie sa le folosim într-un mod S.M.A.R.T. Aceleași obiective pot fi adaptate direct pentru afacerea ta:
✅ Creează obiective aliniate cu scopul fiecărui contract!
✅ Stabilește cum vor fi măsurate obiectivele care se vor obține după ajungerea la termen a contractului!
✅ Monitorizează, revizuiește și analizează rezultatele!
Cum implementezi KPI
Orice strategie contractuală trebuie sa fie atent organizată și înțeleasă de către antreprenor pentru a maximiza așteptările. Așadar, asigură-te că ești în permanență la curent cu rezultatele bazei de date contractuale ale companiei tale!
KPI-ul eficient include informații calitative și determinante despre valoarea contractului, incidente, revizuirea contractului, urmărirea contractului și reînnoirea contractului. Cel mai ușor mod pentru a organiza și păstra evidența KPI-urilor este prin formarea unor rapoarte cu următoarele caracteristici:
- Discută obiectivele și setează așteptările cu toți partenerii de afaceri
- Trebuie să te adaptezi – pe măsură ce vei strânge rapoarte contractuale KPI, vei observa modificările care sunt obligatoriu de făcut și vei fi nevoit să faci schimbări, acordă atenție schimbărilor pentru că pot determina soarta unui contract, sau chiar a unui proiect.
- Evită implementarea KPI-urilor „cu nemiluita’’ – trebuie să te concentrezi pe calitatea KPI-urilor, nu pe cantitatea acestora pentru că poți ajunge să fii mai confuz decât erai înainte să le adopți, „more is less”.
Alegerea KPI-urilor
KPI-urile la nivel general într-o companie pot fi legate de foarte multe aspecte, iar cel mai simplu este să îi organizezi pe departamente, fiecare cu un raport concis și bine format. Iată câteva departamente în care aș include KPI:
- Departamentul esențial poate fi legat de situația financiară a companiei, venituri, marje de profit, bla, bla; însă reține că pentru rezultate bune ai nevoie de timp și o analiză constantă a rapoartelor, cu tot cu schimbările aferente acolo unde este cazul.
- Aș miza pe departamentele nefinanciare, care sunt cel puțin la fel de importante, și aici mă refer la relațiile de muncă ale unei companii cu angajații săi, clienții cu care contractează. Așadar, indicatorii calitativi se aplică și aici, te asigur că o relație sănătoasă cu persoanele din companie și clienții, vor susține stabilitatea psihică în afaceri.
🗨️ De exemplu, să ne imaginăm că avem o firmă de marketing. Cam aceștia ar fi indicatorii de performanță pe care aș avea grijă să nu îi neglijez:
- Traficul lunar pe site.
- Numărul de clienți potențiali calificați.
- Cuvintele cheie în primele 10 rezultate ale motorului de căutare.
- Audiența unei reclame (vârstă, postările care prezintă interes).
- Numărul de abonați care se înscriu la newsletter.
- Contractele încheiate pe o anumită perioadă și eficiența acestora.
Avantaje și limitări
Avantaje
⭐ Ajută la detectarea problemelor specifice fiecărui departament în care este aplicat, deci ai un management mai informat, bazat pe date concrete.
⭐ Poți forma o strategie în contracte care să ajute în timp la obținerea rezultatelor maxime.
⭐ Ai o punte de legătură între obiectivele setate și progresul către atingerea lor.
Limitări – consideră-le sfaturi!
😎 Va fi necesară o perioadă destul de lungă pentru a putea analiza niște date semnificative oferite de KPI, dar merită, te interesează viitorul afacerii pe o perioadă îndelungată.
😎 Nu te interesează să ai niște rapoarte frumoase și bine aranjate pe pagină, ai nevoie de analizarea lor, altfel munca ar fi fără scop, deci poate fi un task în plus pe lista interminabilă, monitorizează rapoartele KPI pentru acuratețe și ca să poți lua decizii benefice pentru compania ta.
😎 Ai grijă să setezi niște KPI rezonabili, nu niște obiective fictive, pe care știi din start că nu ai cum să le obții (dacă am un trafic lunar de 1.000 de persoane, nu o să-mi setez ca obiectiv să obțin un număr de 10.000 de clienți).
Transformă dezavantajele aparente în avantaje, te asigur că totul este despre perspectiva din care privești lucrurile!
Concluzie
KPI-urile oferă o perspectivă de ansamblu pentru a obține succesul contractelor și chiar mai mult de atât pentru că îi poți folosi pe toate departamentele în care îi consideri necesari. Te vor ajuta să creezi o legătura mai profitabilă și mai sănătoasă atât cu angajații, cât și cu clienții, iar astfel vei reuși sa optimizezi afacerea!
Fotografie de Marvin Meyer pe Unsplash
