TOP 5 documente pe care TREBUIE să le aibă orice startup! (numărul 3 te va șoca!)

• Articole
• Fun
• Start-UP

9 minute • Alex Cajvanean • 15 octombrie 2019

Dacă locuiești în Cluj, București sau Iași și ai până în 30 de ani, probabil că ai de-a face cu cel puțin 10 startup-uri pe zi. Pentru că știm că cititorii Avocatoo sunt oameni ambițioși și inventivi, care nu se mulțumesc să fie niște ”corporatriști” și care vor să ia afacerile în propriile mâini, echipa Avocatoo ți-a pregătit un articol despre ce să faci când îți vine o idee genială și dorești să-ți deschizi propriul startup. Aici afli primele 5 documente necesare unui startup.

La baza oricărui model de business bun stau documentele legale, pentru că nicio afacere care atrage în mod constant noi costuri legale nu este una profitabilă. Pregătirea temeinică a documentelor juridice te va proteja de eventualele conflicte și îți va permite să te concentrezi pe creșterea organizației tale în loc să pierzi timpul prin judecătorii.

Citește și: Cele mai mari 12 greșeli juridice pe care le fac start-up-urile

Iată câteva documente care te vor ajuta să pui niște baze sănătoase ale afacerii tale și pe care ulterior le poți modifica în funcție de stadiul dezvoltării (lista nu este exhaustivă):

1. Termenii și condițiile de afaceri

Primele documente al unui startup, în funcție de natura afacerii tale, sunt un set de termeni și condiții care să stabilească în mod clar cum se va desfășura relația dintre compania ta și clienți.

Altfel spus, citindu-le, clientul sau orice persoană interesată trebuie să înțeleagă care sunt drepturile și obligațiile care le revin atunci când apelează la startup-ul tău.

Spre exemplu, dacă startup-ul tău furnizează servicii, va trebui să închei un contract de prestări servicii, din care să reiasă serviciile pe care le furnizezi, care sunt obligațiile tale și ale clientului tău. Dacă vrei să-ți asiguri spatele, îți recomandăm să introduci și niște clauze de limitare a răspunderii, care te-ar putea salva în cazul în care serviciile tale produc un prejudiciu, pentru că în felul acesta limitezi maximul despăgubirilor care vor putea fi acordate.

Startup-urile care vând bunuri vor avea nevoie de termeni și condiții de vânzare, care cuprind informații similare contractului de prestări servicii, precum și lămuriri cu privire la livrarea, repararea și schimbarea produsului. Este esențial să consulți legislația Protecției Consumatorului și să te asiguri că termenii tăi sunt în acord cu aceasta.

Tip: termenii & condițiile trebuie gândite în funcție de natura bussiness-ului și a modului în care acestea se desfășoară. Stai la masă cu un consultant căruia să îi povestești tot ce vrei să faci, precum și condițiile în care vrei să o faci, ca să găsești cea mai bună variantă de implementat pentru tine.

Noi, echipa Avocatoo, știm că timpul unui CEO este extrem de prețios, și că ai nevoie de o metodă rapidă, accesibilă și eficientă ca să soluționezi problema. De asta, dacă vrei să-ți deschizi o astfel de afacere în mediul online, te invităm să apelezi la serviciile noastre!

2. Acordul de asociere

Dacă ai un startup sigur ai auzit printre documente de ”shareholders agreement”. Nu doar că e la modă, dar e chiar un must-have.

Atunci când înființezi startup-ul alături de unul sau mai mulți parteneri, încheierea unui acord de asociere este foarte importantă. Gândește-te la acest acord ca la un contract prenupțial – știm că îți dorești să te împaci cu partenerul de afaceri și să conduceți afacerea fericiți până la adânci bătrâneți, dar mai știm și că nu vrei să pleci cu mâna goală (sau, mai rău, cu mai puțin decât ai avut) dacă totuși ”divorțați”.

Citește și: #HURDUcast: SRL, PFA, GDPR și antreprenoriat în avocatură (podcast)

Acordul de asociere va expune rolul fiecărui acționar, îndatoririle și obligațiile acestora, divizarea profitului, condițiile de dizolvare a persoanei juridice și ce se va întâmpla dacă lucrurile nu merg în direcția potrivită. (citește mai multe aici despre acordul de asociere, altfel s-ar putea să-ți descoperi ”finalul fericit” abia în instanță!).

3. Contractul de muncă

Felicitări! Acum că ți-ai deschis propriul startup și nu mai ești subalternul nimănui, poți, în sfârșit, să te declari CEO! Și pentru că vrei să vezi cum e să dai ordine și să exploatezi pregătești pentru viață studenții stagiari sau tineretul muncitor, va trebui să închei contracte de muncă. Din acestea vor rezulta rolul fiecărui angajat, plata și drepturile acestora, dreptul la concediu, precum și orice așteptări ai putea avea de la ei.

Este foarte important ca aceste contracte să fie în acord cu legislația la zi. Dacă ți-e frică să nu fii dat în judecată de angajații ”reclamagii”, apelează cu încredere la serviciile noastre și fii un CEO de nota 10!

4. Condițiile de utilizare a site-ului

Ce alte documente mai are un startup nevoie? Simplu. Dacă lucrează pe online, atunci avem nevoie de niște condiții pentru site-ul respectiv, nu? Adică acel document pe care nu îl citești, dai acolo cu bifă, iar la final când ai o problemă vezi că vănzătorul are dreptate și tu nu ai fost atent.

Majoritatea startup-urilor există într-o formă sau alta și în mediul online. Termenii și condițiile de utilizare a site-ului vor avea rolul de a defini clar care sunt activitățile permise și nepermise ale utilizatorilor, precum și obligațiile care îți revin în calitate de furnizor al serviciilor (sau bunurilor) de pe site.

Termenii & condițiile de utilizare a site-ului sunt diferiți de termenii & condițiile de care vorbeam mai sus. Spre exemplu, aici vorbim despre răspunderea pentru conținutul postat de utilizatori, ce pot publica, ce informații pot divulga, cum își mențin în siguranță parolele și datele de acces, politici anti-spam și anti-crawling etc.

Și nu uită că din iulie 2020 ai noi obligații cu privire la activitatea pe online, despre care am scris aici.

5. Politica de confidențialitate

În general, oamenilor nu le place să simtă că sunt în permanență observați pe internet, că li se colectează datele care vor fi trimise cine știe unde; din acest motiv, este important să ai o politică de confidențialitate pentru a câștiga încrederea clienților, dar și ca să te asiguri că startup-ul respectă legislația privind protecția datelor personale.

Citește și: ce am învățat noi, cei de la Avocatoo.ro, după ce am luat o amendă pe GDPR.

Politica de confidențialitate va conține dispoziții cu privire la ce informații vor fi colectate de la clienți, cum vor fi stocate aceste informații și dacă vor fi sau nu făcute publice.

Economisește timp și concentrează-te pe afacerea ta. KIT-ul avocatoo.ro conține toată documentația necesară pentru un magazin online (termeni & condiții, politică de confidențialitate și obținere consimțământ marketing) pe care le poți personaliza în funcție de natura business-ului tău.

Concluzii

Dacă ai ajuns până aici, înseamnă că ești conștient de riscurile pe care le ridică înființarea unui startup și că ești gata să ți le asumi și să-ți construiești armura de documente legale ale unui startup care să te apere. Sau că ți-ai dat seama cât e de complicat și că ar trebui să renunți.

Lasă-ne să te ținem la curent cu ultimele informații și știri din domeniul juridic și de afaceri care te pot impacta.

În orice caz, putem conchide că un startup care a fost înființat fără să se țină cont de aceste documente nu are nicio șansă de reușită, pentru că nici cea mai genială idee nu este mai presus de lege, așa cum ne mărturisește Mark Zuckerberg!