Cele mai importante resurse de gestionare a contractelor
14 minute • Diana Maria Nădejde • 08 iunie 2020
Înafară de impactul social, actuala criză generată de COVID-19, a produs numeroase modificări, mai ales pe plan economico-financiar. Chiar dacă nu pare, resursele de gestionare a contractelor au devenit un ”must-have” în perioada asta, cu precădere în contextul ”work from home”.
Mediul de afaceri “nu a fost iertat”, iar în contextul distanțării sociale, “a munci de acasă”, s-a transformat din vis în realitate, acest lucru reprezentând o provocare pentru cei mai mulți dintre noi.
Cum “situațiile disperate cer măsuri disperate”, salvarea a fost reprezentată de digitalizare, potențialul său fiind mult mai mare decât a citi știri pe Facebook sau a folosi Word ocazional.
Indiferent că ești angajator, salariat sau deții un mic business, în acest articol îți vom prezenta câteva “tips&tricks” oferite de tehnologie pentru o gestionare ușoară a afacerilor, astfel încât #workfromhome să nu mai fie o bătaie de cap.
Contractul este unul dintre cele mai importante și utilizate documente ale companiei. În ciuda acestui lucru, contractele adesea nu beneficiază de atenţia meritată. Pregătirea contractului, de cele mai multe ori, are loc pe hârtie; evaluarea contractului are loc, dacă nu pe hârtie, atunci în majoritatea cazurilor prin e-mail, iar după semnarea contractului trebuie să avem grijă de depozitarea sa adecvată şi sigură.
Stocarea contractelor
În desfășurarea oricărei activități, organizarea este extrem de importantă, mai ales dacă, este un lucru pe care nu l-am mai făcut până acum (telemunca). Un birou plin de foi, foițe, dosare, dosărele (cu șină sau fără), așezat strategic lângă veșnicul scaun/fotoliu- suport pentru hainele ce trebuiesc curățate, nu este o imaginea prea îmbietoare, cel puțin pentru a munci.
Astfel, la capitolul “organizare”, se poate excela folosind un program de gestionare a contractelor, ce oferă un depozit securizat bazat pe Cloud. Se caracterizează prin faptul că, ajută profesioniștii să stocheze și să organizeze contracte, să păstreze controlul versiunilor de documente, să localizeze rapid contracte importante, să urmărească statutul de aprobare, să colaboreze între ei, și multe altele – indiferent dacă sunt la birou sau lucrează de la distanță.
Să nu uităm de securitate, contractele pot conţine informaţii secrete, fie că este vorba de datele personale şi la informaţiile legate de plată din contractele de angajare sau temenii cooperării într-un contract cu un partener, informaţiile sunt valoroase.
Datorită unei politici de autorizare multi-nivel, în cazul unui soft pentru contracte, poți fi sigur că documentele tale sunt sigure, adică numai personalul autorizat are acces la contracte. Pe lângă asta, sistemul generează salvări de siguranţă ale documentelor arhivate, adică refacerea este garantată mereu, deci dacă ai uitat să plătești netu’ și rămâi fără, chill, ce ai lucrat la contract rămâne salvat.
Stocarea contractelor nu presupune doar “locul” în care o firmă își păstrează documentele. Utilizarea unui program pentru administrarea contractelor, permite o centralizare a versiunilor de documente, pentru un grad mai ridicat de productivitate, reprezentând astfel un instrument util în fața situațiilor de criză.
În România, piața nu duce lipsă de asemenea softuri, și le găsești foarte simplu, cu un “click” pe Google, spre exemplu:
1. Star Storage
- dezvoltată pe platforma EMC Documentum si poate fi implementata on premises (instalat pe serverele proprii, pe bază de licență) sau ca serviciu Cloud
- gestionează unitar toate contractele și informatiile asociate
- acces permanent, securizat la toate documentele legate de contract (anexe, acte adiționale, comenzi, facturi etc.)
- vizualizare a tuturor partenerilor (+toate informațiile contractuale relevante)
2. Q’Assist Contracte
- toate contractele semnate sunt arhivate într-un singur loc
- contractele semnate pot fi accesate de către titularii lor, fără a fi nevoie de vreo solicitare în acest sens
- o chestie foarte interesantă, nu sunt necesare alerte pentru a te anunța când expiră anumite contracte, aplicația Q’Assist Contracte face acest lucru pentru tine, practic doar #stayathome, că de #work se ocupă softu’
3. CIEL Contracte
- toți partenerii la un loc+produsele/serviciile lor
- pot fi folosite “reguli interne” astfel încât toți angajații tăi să aplice același proces
- generarea automată a facturilor, la data scadentă
- validarea electronică a contractelor pentru a evita “teancurile de hârtii”
3. MEFI
- model predefinit pentru subiect, tipul contractului, valoare etc.
- grupare a tipurilor de contracte înregistrate
- atașarea documentelor în format electronic la contract
- o funcție de vizualizare în PDF, printare și descărcare a contractului
- trimiterea contractului pe e-mail pe baza unui șablon predefinit
Flux de lucru inteligent
Un alt avantaj oferit de folosirea unui software pentru gestionare a contractelor, se referă la reducerea blocajelor din “viața”convenției respective (de exemplu, modificarea contractului), solicitând persoanelor potrivite o soluție, prin notificări contractuale nelimitate, alerte automatizate și mementouri de sarcini.
Un flux de lucru inteligent, poate “transforma” procesele legale de gestionare a contractelor, cu ajutorul unor caracteristici precum, gestionarea procedurilor contractuale, cereri de contracte legale, redactare de contracte, urmărirea versiunilor de documente, trasee de audit, câmpuri definite de utilizator, instrumente de raportare și analiză și multe altele.
Una dintre consecințele utilizării unui astfel de soft, privește îmbunătățirea negocierii. Alertele automate, permit chiar reînnoirea contractului ( mai mult timp pentru “binge” pe seriale).
Partea cea mai tare, folosind managementului electronic al contractelor poți economisi până la două zile de lucru pe lună, care pot fi utilizate pentru alte activităţi utile. Sigur, ți s-a întâmplat, nu-i aşa, să nu poți găsi un contract foarte important niciunde sau pur şi simplu nu mai ții minte în ce folder s-ar putea ascunde. Aplicațiile te scapă clar de această problemă, pentru că pot organiza documentele tale, astfel încât să rămână recuperabile chiar după doi ani, doar prin apăsarea unui buton.
Aplicații mobile de gestionare a contractelor
Vrei să plimbi câinele și în același timp să verifici un contract ? Nicio problemă, există o multitudine de aplicații mobile care te pot ajuta.
Soluțiile software de gestionare a contractelor, oferă de cele mai multe ori și aplicații mobile pentru dispozitive iOS și Android. Sarcinile precum, verificarea contractelor, “personalizarea” documentelor contractuale cu diferite clauze și executarea semnăturilor electronice, sunt prezentate într-o formă simplificată.
În principiu, aceste aplicații de gestionare a contractelor se caracterizează printr-o interfață modernă, menținând în același timp disponibilitatea și integritatea caracteristicilor și funcționalității principale ale sistemului soft.
Utilizatorii pot urmări datele și etapele cheie ale contractului respectiv, să automatizeze căutarea anumitor informații, să trimită documente pentru semnătură etc.
Dacă te întrebi cum dai de ele, se află la o… aplicație depărtare de tine, respectiv Google Play.
Printre cele mai cunoscute și ușor de utilizat aplicații mobile de gestionare a contractelor sau a task-urilor (unele folosite chiar de noi), se numără:
1. Trello
- poate fi folosit pentru gestionarea proiectelor aflate în desfășurare/în curs de desfășurare
- interfața user-friendly este ideală pentru supravegherea stadiului în care se află fiecare sarcină ce trebuie îndeplinită
- se bazează pe așa zisele ”cards” (cartonașe), pe care le poți muta cum vrei, folosind drag-and-drop în funcție de priorități
- ”board-urile” îți permit să împarți proiectele în funcție de importanță și deadline-ul fiecăruia
- disponibilă pentru orice browser, dar și pentru platformele Android și iOS
- design mega drăguț, adică nu o deschizi și te lovește “o mare de negru” sau ceva de genu’
- este…GRATIS
2. Nutshell
- în principal te ajută cu gestionarea vânzărilor companiei, totul într-un singur loc
- se poate crea o listă de clienți
- aplicația are și Chat, astfel se aseamănă cu o rețea socială folosită exclusiv pentru vânzări/cumpărări
- presupune crearea unui profil de utilizator
- oferă și funcția Click To Call, care vă permite să luați legătura telefonică cu persoanele de contact printr-un singur click
- de data asta, e cu bani, ai două variante de abonament, 19$/lună sau 35$/lună, dar beneficiezi de o perioadă de testare gratis de 14 zile
3. Slack
- destinată comunicării eficiente între membrii echipei
- extrem de utilă pe partea de chat și organizare
- o chestie interesantă, în cadrul aplicației, pot fi create diferite canale de comunicații, atât formale cât și informale, deci dacă ai mai multe departamente, pentru fiecare poți crea un canal “pentru discuții” separat
- poate fi conectată cu Google Apps for Work
- este disponibilă pe Windows, Android și iOS
- nu se plătește
La avocatoo.ro folosim Slack și Trello în mod constant pentru a colabora la nivel de echipe.
4. Expensify
- merge mai mult pe partea de contabilitate
- ai opțiunea de importare a chitanțelor prin scanare
- informațiile nu trebuie să fie introduse manual
- poți să îți imporți banii, cardul de credit și alte cheltuieli facturabile în aplicație
- poți accesa conturile privind cheltuielile (card) de pe dispozitivul mobil
- costă 5 $ / pe lună, ceea ce o face ideală pentru afaceri mici sau organizații non-profit
- disponibilă pe Apple și Android
Avantajul principal când alegi să folosești aplicații mobile pentru managerierea contractelor, poți lucra oriunde, acasă, la birou, în parc pe bancă, la sală când mai iei câte o pauză, sau la coadă la Starbucks.
Aprobări accelerate
Software-ul de gestionare a contractelor și documentelor poate oferi claritate cu privire la aprobările contractelor, din punct de vedere legal. Un astfel de proces, standardizat, sprijinit cu tehnologia potrivită, poate accelera procesul de aprobare.
Notificările și alertele cu privire la momentul în care un document necesită aprobare conduc la o formă simplificată. Actualizările referitoare la modificările procesului de aprobare fac astfel încât, se pot obține rapid alerte cu privire la cine trebuie să aprobe anumite aspecte ale unui contract.
De regulă, prin administrarea procedurilor “clasic” putem cauza adesea greşeli: se poate întâmpla ca mai mulţi colegi să facă evaluări în acelaşi timp, procedura nu poate fi urmărită şi ca urmare se poate întâmpla ca până la urmă contactul semnat să nu fie versiunea efectiv aprobată.
Astfel, dacă documentele, comentariile, ataşamentele, aprobările sunt depozitate în acelaşi loc în siguranţă în mod ordonat, munca devine mai uşoară. Electronic, durata completă de viaţă a contractelor poate fi regăsită (evaluări, aprobări, versiuni ale contractului) astfel încât putem căuta un comentariu în legătură cu evaluarea unui contract, persoanele care au aprobat contractul: putem chiar urmări modul în care s-au modificat versiunile contractului pas cu pas.
Adică, nu mai trebuie ca tu să începi să dai telefoane peste telefoane, pentru a afla de la cine trebuie să obții aprobări și semnături, se ocupă aplicația singurică, trimițând notificări.
Semnătură electronică
Tradiționala “semnare cu pixu’ pe hârtie”, a fost înlocuită rapid cu ajutorul tehnologiei. Printre inovațiile menite să ne eficientizeze munca, se numără și semnătura electronică.
Iar în perioada asta, majoritatea operațiunilor trebuiau semnate cu semnătură electronică: hotărâri AGA, înființări sau modificări de firme, obținerea certificatelor pentru situații de urgență etc.
Dacă nu ești fan în a pierde timpul stând pe la cozi sau nu prea te descurci, când vine vorba să interacționezi cu instituțiile statului, ai nimerit unde trebuie.
Practic, semnătura electronică îți permite să semnezi acte cu ajutorul unui singur click, fiind extrem de utilă în condițiile în care lucram tot mai des cu documente în format digital.
Pentru a putea aprecia dacă această modalitate de semnare se potrivește afacerii tale, și implicit contractelor, îți vom prezenta principalele avantaje ce “vin la pachet” cu utilizarea sa:
Securitate sporită
Documentele semnate în format electronic, îți oferă garanția că nu mai pot fi modificate sau alterate în vreun fel, voit sau din greșeală. Fiecare semnătura este protejată, astfel încât ești notificat atunci când apare vreo schimbare în documentul respectiv.
Plus, semnătura electronică este protejată și împotriva falsificării (mult mai ușor se poate falsifica o semnătură de mână sau o ștampilă), ceea ce înseamnă mai multă securitate pentru documentele tale importante.
Recunoscută internațional
Semnătură electronică este recunoscută din punct de vedere legal în tot mai multe țări, întrucât oferă această garanție a securității. Așadar, dacă ai parteneri de afaceri străini, poți utiliza liniștit această variantă de semnare a contractelor.
Utilizarea documentelor electronice este mai ieftină, mai rapidă și mai eficientă, iar marile companii internaționale, dar și cele medii au înțeles acest lucru. O mare parte a întârzierilor în procesul decizional se datorează aprobării cererilor interne, a notelor de intrare etc. De asemenea toate aceste “hârtii” sunt și purtătoare de costuri. Cu semnătura electronică, timpul pierdut se reduce cu 99%, iar costurile cu 40%.
Fără timp pierdut aiurea
Statul la cozi și ghișee de cele mai multe ori, se termină cu tine plin de nervi, pentru că te-ai trezit că nu știu ce document îți lipsește, și de unde trebuie să-l iei are program doar marți și joi 2 ore.
Chiar dacă birocrația poate fi descurajantă pentru orice antreprenor, este bine de știut că tot mai multe instituții (CAS, ONRC, ANAF, ANPIS, ANOFM) oferă posibilitatea de a depune documentele și online, de regulă pe site-urile oficiale ale autorităților statului. Deci, vei economisi foarte mult timp, întrucât poți depune documentele semnate electronic în doar câteva minute, din câteva click-uri.
Banii vin repede
În relația cu clienții sau cu partenerii de afaceri, semnătură electronică te poate ajută să închizi mai repede plățile și să îți primești banii la timp, pentru că nu vei mai pierde vreme cu semnarea olografă (de mână) a contractelor sau a facturilor. Mai ales atunci când documentele trebuie semnate de mai multe persoane, certificatul digital poate fi configurat astfel încât să trimită actele mai departe la semnat la persoanele responsabile.
Important! Din punct de vedere legal, semnătura electronică are aceeași valoare juridică precum cea olografă (de mână), chiar dacă persoana ce primește documentul respectiv, nu te vede semnând “fizic”.
Dacă îți scrii semnătura pe o hârtie, faci poză (sau o scanezi), și după o bagi într-un PDF de exemplu, NU înseamnă că “te-ai semnat electronic”. Semnătura electronică presupune obținerea unui certificat.
Concret, există două feluri de semnături electronice, extinsă și simplă, ne interesează prima , pentru că oferă practic valoare legală documentelor semnate astfel. Semnătura electronică extinsă este creată cu ajutorul unui certificat digital calificat, obținut de la un furnizor de servicii de certificare, reprezentând astfel modalitatea prin care se asigură autenticitatea și integritatea datelor în forma electronică.
Certificatul digital se poate obține de la unul dintre furnizorii care oferă astfel de servicii, spre exemplu, Certsign, Digisign, Trans Sped, Alfatrust Certification etc.
Pentru a asigura autenticitatea acestora sunt utilizate două elemente de securitate, respectiv token-ul (un dispozitiv) și codul PIN al acestuia. Certificatul digital permite semnarea oricărui tip de document electronic, de la contracte, facturi fiscale, declarații fiscale la raportări și bilanțuri contabile.
Fiecare furnizor are propriile reguli privind obținerea certificatului digital, dar în principal pașii sunt:
- Completezi formular de înregistrare
- Primești prin email link-urile aferente documentelor necesare obținerii certificatului digital calificat
- Imprimi și semnezi documentele primite
- Plătești și primești certificatul
Practic, furnizorul de certficate digitale va oferi un pachet (kit) format din 3 componente (token+cod PIN+aplicație software) acelei persoane care dorește să aibă posibilitatea să semneze electronic.
În concluzie, semnătura electronică poate fi o soluție pentru mulți antreprenori care vor să își eficientizeze operațiunile sau au nevoie de rapiditate și un cash-flow mai bun în companie.
Chiar dacă pandemia actuală, a fost cea care “ne-a obligat” să conștientizăm că tehnologia are un potențial uriaș, și practic să învățăm mai multe despre acest domeniu, măsurile prezentate mai sus, sunt recomandate a fi folosite mereu, deoarece digitalizarea folosită inteligent, ne poate oferi un lucru esențial, și anume, timp. Tu ce resurse de gestionare a contractelor folosești?
Probleme cu afacerea în ultima perioadă? La avocatoo.ro, te afli în locul potrivit!
